Pemahaman Organisasi bagi Arsiparis

Seorang arsiparis secara umum mengetahui dan memiliki wawasan tentang dasar dasar, konsep konsep dan prinsip - prinsip dalam organisasi. Pendidikan di perguruan tinggi atau pendidikan dan latihan penciptaan arsiparis, memberikan bekal pengetahuan organisasi kepada seorang arsiparis.

Penulis hanya mengupas mengenai organisasi secara umum yang terdiri pengertian organiasi, tipe organisasi pemerintah dan elemen  organisasi. Penulis berfikir bahwa mengetahui eksistensi seorang arsiparis sebagai pejabat fungsional tertentu yang menjadi supporting dalam pencapaian tujuan organisasi, dapat dimulai dari pemahaman organisasi, tipe organisasi yakni tipe organisasi pemerintahan/negara serta elemen organisasi.

Kedudukan adalah arsiparis di pemerintahan, serta sejauhmana peran yang dapat dilaksanakan arsiparis di organisasi pemerintah atau organisasi negara. Tentu saja dasar dasar organisasi, perkembangan organisasi serta elemen organisasi perlu dipahami sebagai alat atau piranti dalam pelaksanaan eksistensi seorang arsiparis.

Pengertian Organisasi

Pengertian bahwa dalam mencapai tujuan dari kelompok individu akan lebih efektif jika dilakukan secara sistematis. Perilaku setiap individu yang berbeda beda karena watak dan sifat menjadi kompleksitas dalam memahami langkah dan tahapan mencapai tujuan/sasaran tertentu. Dari kelompok individu yang sejenis bertemu dengan kelompok lainnya yang tercermin dalam koalisi koalisi. Untuk itu kelompok individu sampai dengan koalisi koalisi diwadahi dalam struktur tertentu yang mengatur interaksi tersebut. Struktur tertentu tersebut dapat menghemat waktu yang diperlukan untuk mencapai sasaran. Juga dapat memberikan standar perilaku masing masing watak dan perilaku baik individu, kelompok individu sampai dengan koalisi koalisi. 

Struktur kecil sampai dengan kumpulan struktur yang merupakan  sistem transformasi mengolah masukan menjadi keluaran yang menggantungkan pada lingkungan untuk kelangsungan hidup. Sistem tersebut menghasilkan makna atau nilai yang akan diperjuangkan dalam kehidupan. Sistem yang menunjukan ikatan ikatan atau kemudian menjadikan konflik serta persaingan. Sistem yang kemudian akan disentuh oleh bidang politik yakni untuk mencapai kekuasaan atau dimanfaatkan oleh kekuasaan.

Struktur dapat menjadi sistem juga dapat menjadi alat untuk mendominasi atau secara tradisional disebut pemimpin. Struktur tertentu yang tercermin dari unit unit untuk menjalankan koordinasi dari aktivitas aktivitas serta memproses informasi yang menunjang dalam pengambilan keputusan. unit yang merupakan batasan dari aktivitas sehingga dapat dipetakan kemampuan serta tindakan.

Bahkan juga pengertian organisasi bukan hanya sebagai struktur dan sistem serta unit saja, namun dapat dilihat sebagai kontrak atau persetujuan persetujuan yang tidak tertulis dari setiap individu, kelompok individu sampai dengan koalisi koalisi.

Tipe Organisasi

Tipe organisasi dibedakan berdasarkan sasaran pokoknya. Salah satu tipe tersebut adalah organisasi pemerintah/Negara. Organisasi level besar yakni Negara juga mempunyai tipe yang berbeda beda. Tipe organisasi tersebut dapat ditelusuri dari teori pembentukan Negara. Negara dapat dibentuk dari kenyataan, perjanjian, penaklukan. Jika diklasifikasikan menjadi beberapa tipe,dibedakan menjadi negara system kerajaan (monarki) dimana raja atau ratu mengangkat perdana menteri sebagai pimpinan yang menjalankan organiasi.  Negara federasi yakni dimana Negara yang terdiri dari Negara Negara bagian.  Negara republik yakni berbentuk kesatuan antara pemerintah pusat dan dearah.

Fungsi Negara pertama yakni fungsi politik, fungsi diplomatis, fungsi yuridis, dan fungsi administrative. Pakar ketatanegaraan montesque dari perancis yang membedakan fungsi eksekutif, yudikatif dan legislative memberikan pengaruh pada perkembangan ketatanegaraan.

Di indonesia perubahan tersebut seiring dengan perubahan UUD 1945 yang semua Fungsi/organisasi Negara terbagi atas DPR, Presiden, BPK, DPA dan MA. Setelah perubahan UUD 1945 Fungsi/organisasi Negara terbagi menjadi fungsi legialatif dijalankan oleh MPR, DPR, DPD, fungsi eksekutif diperankan oleh Presiden dan Wakil Presiden. Fungsi Auditif dilaksanakan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), fungsi yudikatif yang melaksanakan kekuasaan kehakiman diperankan lembaga MA, Komisi Yudisial, MAhkamah Konsituti dan munculnya Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK).

Tipe organisasi pemerintahan Indonesia berkembang dari masa ke masa yang tercermin lima fungsi tersebut dijalankan untuk meraih tujuan Negara yakni melindungi segenap bangsa Indonesia dan tumpah darah Indonesia; memajukan kesejahteraan umum; mencerdaskan kehidupan bangsa; ikut melaksanakan ketertiban dunia berdasarkan kemerdekaan, perdamaian abadi dan keadilan sosial.

Undang undang penyelenggaraan Negara nomor 28 tahun 1999 mengatur mengenai azas sistem penyelenggaraan pemerintahan yakni kekuasaan tertinggi di tangan rakyat, presiden pemegang kekuasaan eksekutif tidak bertanggungjawab kepada DPR, dalam menjalankan tugas presiden dibantu oleh menteri. Azas yang dilaksanakan dalam penyelenggaraan pemerintah antara lain kepastian hukum, tertib,  kepentingan umum, profesionalitas, proporsionalitas dan akuntabilitas.

Elemen Organisasi

Kultur kehidupan (idiologi, politik, social, ekonomi, keamanan dan pertahanan) yang senantiasa berkembang dikarenakan pertukaran budaya yang dialami oleh lingkungan organisasi membawa pengaruh kepada elemen organisasi. Elemen organisasi yakni manusia, tujuan tertentu, pembagian tugas, sebuah sistem untuk mengkoordinasi tugas tugas, dan batasan berdasarkan produk aturan yang juga dapat disebut hirarki otoritas dari masing masing level struktur.

Salah satu elemen organisasi yakni Hubungan antar individu di dalam pekerjaan dalam menjalankan pembagian tugas dan koordinasi tugas2 diatur dengan produk aturan. Untuk organisasi pemerintah menganut produk aturan Undang undang nomor 43 tahun 1999 tentang pokok pokok Kepegawaian. Pengaturan tersebut salah satunya mengenai jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan ditetapkan dalam formasi. Jumlah pegawai yang diperlukan tersebut harus diatur sedemikian rupa sehingga hubungan antar individu di dalam pekerjaan dapat berjalan dengan baik. Untuk itulah diperlukan penetapan jabatan dan kepangkatan tertentu agar dapat mendukung hubungan antar individu tersebut.

Jabatan dan kepangkatan tertentu dapat menjadi faktor untuk mengelola korelasi antar unit di dalam organisasi jika terdapat kejelasan pembagian tugas dan tanggung jawab, mengelompokan aktivitas, mengatur koordinasi secara vertikal maupun horisontal. Termasuk diantaranya job profile sehingga salah satu elemen organisasi termaksud dapat terkelola dengan baik.

Perkembangan pada tahun 1995 an yang memisahkan jabatan struktural dan non struktural (baik umum maupun teknis) menemukan kendala sehingga memunculkan permasalahan. Permasalahan tersebut antara lain kuaifikasi pendidikan non struktural teknis (contohnya arsiparis) semakin meningkat dari yang dulu SMA sekarang harus dipersyaratkan Diploma sampai dengan Sarjana. Permasalahan yang kedua adalah munculnya pekerjaan yang sudah tidak layak dilakukan pada jabatan tertentu (imbas peningkatan kualifikasi pendidikan) yang kemudian memunculkan tenaga outsorcing. Permasalahan yang ketiga adalah tumpang tindih pekerjaan yang terdapat di jabatan struktural dan non struktural teknis (penyebutan jabatan non struktural teknis yakni untuk jabatan fungsional tertentu).

Keputusan Menpan No. KEP/61/M.PAN/6/2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan mewajibkan suatu organisasi menyusun peta jabatan dan uraian jabatan sehingga permasalahan permasalahan seperti tumpang tindih pekerjaan, munculnya tenaga outsorcing, peningkatan kualifikasi pendidikan dapat diantisipasi.

Walaupun Pada jabatan fungsional tertentu seperti arsiparis, hubungan antar individu yang tercermin dalam peta jabatan dan uraian jabatan diatur tersendiri oleh keputusan menpan dan pimpinan lembaga terkait, namun perlu dilakukan revisi yang mengikuti perkembangan organisasi. Misalnya pada tahun 2009 menpan telah menetapkan peningkatan kualifikasi arsiparis dari SMA ke Diploma 3, namun untuk uraian jabatan belom dikakukan perubahan. Hal tersebut terjadi ketidak sesuaian kualifikasi pendidikan dengan uraian pekerjaan misalnya apakah entri surat masih cocok untuk arsiparis yang berkualifikasi Diploma 3 (DIII).

Dalam era reformasi birokrasi, penataan sistem menejemen SDM aparatur dan analisis jabatan dipergunakan untuk membentuk peta dan uraian jabatan sebagaimana yang diatur dalam Peraturan Menpan dan RB No. 20/2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014.

Kesimpulan 

Pada kesimpulan pertama bahwa jika organisasi dianalogikan seperti mesin atau alat yang bernama birokrasi (ditemukan oleh max weber) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Maka pemahaman organisasi bagi seorang arsiparis dapat dimulai dari kedudukan atau hirarki di dalam suatu organisasi. Yang selanjutnya adalah prosedur dan standar operasi arsiparis pada setiap jenjang nya. Spesialisasi yang rinci dari seorang arsiparis, dan akhirnya jenjang jabatan arsiparis dapat terpetakan.

Kesimpulan kedua adalah bahwa dalam kedudukannya di dalam organisasi yang diatur oleh keputusan Menpan, Kepala BKN dan Kepala ANRI, seorang arsiparis telah diperinci rincian pekerjaannya,  spesialisasinya, diatur operasi prosedurnya, bahkan kreatifitas dan prestasi dapat didasarkan pada peraturan tersebut. Jika aturan pimpinan organisasi terkait tidak peka terhadap perubahan organisasi, maka eksistensi dalam ikut melaksanakan tujuan Negara, tidak dapat maksimal dilaksanakan oleh seorang arsiparis.

Kesimpulan selanjutnya adalah perkembangan organisasi seiring dengan perubahan UUD 1945 bahkan sampai perubahan system penyelenggaraan Negara beserta metode metode yang dipergunakan oleh organisasi dalam mencapai tujuan yang tercermin dapat peraturan perundang undangan, harus diikuti oleh seorang arsiparis demi menunjukan eksistensi di dalam organisasi. Sebagai elemen organisasi bukan bersifat pasif seperti mesin saja, namun dapat berperan serta dalam setiap perubahan tersebut.

Kesimpulan terakhir adalah peningkatan kompetensi agar profesionalitas seorang arsiparis dapat terwujud jika tanggungjawab diri arsiparis, organisasi serta komitmen pimpinan dapat sinkron.