Pengorganisasian Surat

Selama ini kita kenal asas pengorganisasian baik arsip maupun surat. Pengorganisasian tersebut mepertimbangkan yakni besar kecilnya organisasi beserta lokasi gedung kantor. Pengorganisasian dengan mempertimbangkan hal tersebut dikarenakan waktu penyampaian surat akan sagat dipengaruhi oleh organisasi yang memiliki jenjang yang luas. Kecepatan penyampaian surat tergantung kepada banyaknya surat per hari dan beban kerja para petugas penerima surat. Oganisasi yang besar akan mendelegasikan banyak kewenangan kepada level level jabatan di bawahnya. Beban organisasi akan dibagi habis kepada level organisasi sehingga tujuan organisasi dapat secara efektif dicapai.

Besar dan tidak organisasi dapat terlihat dengan keputusan pimpinan tertinggi atas pelimpahan kewenangan kepada pejabat level dibawahnya yang terkait teknis pekerjaan. Pelimpahan kewenangan tersebut memperhatikan efektifitas pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi serta beban tanggung jawab jabatan. Contohnya seorang menteri akan mendelegasikan tugas dan kewenangan kepada direktur jenderal jika terkait dengan teknis penyelesaian tugas.. Menteri ESDM melimpahkan kewenangan pemerian Izin usaha di bidang Minyak dan Gas Bumi kepada Dirjen Migas. Permohonan izin usaha migas seperti izin usaha niaga migas, izin pengangkutan migas, izin penyimpanan migas, yang sebetulnya adalah kewenangan MESDM telah dilimpahkan kepada Dirjen Migas. Beban kerja Menteri ESDM yang terkait kebijakan Migas, Listrik, Mineral batubara, energy baru terbarukan sangatlah besar sehingga jika terkait dengan masalah teknis akan dilimpahkan kepada Dirketur Jenderal terkait.

Organisasi yang memiliki kompleksitas pekerjaan seperti Kementerian ESDM, pengorganisasian surat yang cocok adalah desentralisasi. Pengurusan surat baik penerimaan maupun pengiriman dilaksanakan di unit kerja masing masing. Surat akan banyak ditujukan kepada penerima pelimpahan kewenangan. Maka registrasi surat dan penerusan surat dilaksanakan di masing masing unit kerja. Misalnya untuk surat yang ditujukan kepada Dirjen Migas maka akan diproses di Tata Usaha Ditjen Migas.

Lokasi gedung yang terpisah juga menjadi pertimbangan dalam pengorganisasian surat. Suatu organisasi yang memiliki satu lokasi kantor akan mudah dalam penyampaian surat. Distribusi pekerjaan melalui surat pun akan terlaksana tanpa harus memakan waktu yang lama. Petugas penyampai surat akan menjangkau tanpa harus memakan waktu ber jam - jam. Berbeda jika suatu organisasi memiliki lokasi yang terpisah pisah. Jika lokasi terpisah maka sebaiknya mempergunakan asas desentralisasi. contohnya lokasi gedung Kementerian ESDM terpisah pisah yakni Medan Merdeka no 18 jakarta, Gedung Plaza Migas Centris, Jl. Prof. Dr. Supomo, SH No. 10 Jakarta, Jl. H.R. Rasuna Said Blok X 2, Kav. 07 dan 08 Kuningan, Jl. Diponegoro No. 57 bandung jabar , Jl. Patra Kuningan Raya No. 1 B ,  Jl. Jend. Gatot Subroto Kay. 49, Jakarta Selatan 12950 Telp. 021-5254508, Fax. 021-5255863, Jl. Cileduk Raya Kav 109 cipulir Kebayoran lama  dan Jl. Cikini .

Nah, bagaimanakah peran optimalisasi penggunaan Teknologi informasi?, apakah peran teknologi informasi dapat menembus ruang dan waktu?. Bukankah terpisahnya lokasi kantor tidak menjadi hambatan bagi teknologi informasi komputer?. Kecepatan penyampaian surat dapat dibantu dengan pemanfaatan teknologi informasi komputer. Jika tersedia jaringan internet pada seluruh lokasi kantor keberadaan satuan kerja, dan tersedia aplikasi komputer yang dapat dipergunakan menyampaikan surat, maka pertimbangan lokasi gedung yang terpisah sudah tidak dipergunakan lagi. Namun demikian perlu diperhatikan, karena proses kerja penyelesaian pekerjaan masih belum dapat melepaskan kertas. Selama ini pemanfaatan teknologi informasi masih hanya sebatas mengetik, browsing, kirim email. Namun untuk dapat mendistribusikan pekerjaan (mengisi lembar disposisi) masih sering nya para pejabat dituangkan dalam kertas lembar disposisi.

Sudah siapkah para pejabat mendistribusikan pekerjaan bukan di lembar disposisi (bentuk kertas). Dapatkah para pejabat melepas ketergantungan kebiasaan mendisposisi surat dengan tulisan pulpen dan tinta pena?.siapkah para petugas pengurusan surat membiasakan diri dengan teknologi informasi.

Kesiapan secara sumberdaya harus berawal dari internal organisasi. Selain sarana dan prasarana seperti computer, jaringan internet, supply listrik, aplikasi computer (baisdata),  yang tak kalah pentingnya adalah keyakinan dari level top manajemen untuk menerapkan persuratan berbasis Elektronik. Keadaan mayoritas pegawai yang belom menguasai teknologi informasi komputer menyebabkan keyakinan top level manajemen tidak muncul. Masih banyak para sekretaris eselon I berasal dari generasi tua. Jajaran petugas pengadministrasi umum juga memiliki biground pendidikan SMP dan SMA. Kebiasaan penggunaan teknologi informasi computer belum dibiasakan untuk proses penyelesaian pekerjaan, masih sekedar hiburan semata.

Pemanfaatan teknologi komputer dapat menyebabkan pengorganisasian yang bersifat campuran. Artinya campuran sentralisasi dan desentralisasi. Pengurusan surat berada di satuan kerja masing masing namun tetap ada control kendali dari pusat. Keuntungan yang diperoleh yakni keseragaman system, duplikasi dapat berkurang, koordinasi antar satuan kerja dapat terkontrol.