Perawatan Arsip Kertas

Hal yang perlu diperhatikan dalam perawatan kertas dapat diawali dengan penentuan kertas yang dipergunakan untuk media arsip yakni tingkat keasaman yang terkandung pada kertas dan tinta. Dalam hal perawatan, faktor cahaya baik cahaya matahari dan lampu listrik sangat berperan dalam merusak kertas. Partikel yang dibawa oleh udara seperti debu, pasir halus, partikel dari polusi kendaraan bermotor atau asap motor akan menyebabkan noda noda pada kertas.

Kertas dalam menuangkan rekaman informasi mempunyai kandungan kimia yang beragam. Kertas yang terbuat dari serat kayu.  Residu bahan bahan kimia yang digunakan pembuatan kertas, lignin, alum-rosin sizing, zat pemutih mepengaruhi tingkat keasaman kertas. Lignin adalah senyawa kimia yang terdapat dalam kayu sebagai bahan pengikat antar serat. Reaksi oksidasi dari lignin akan menyebabkan kertas menjadi coklat dan kekuatan kertas mudah sobek. Untuk itulah lignin dihilangkan mempergunakan bahan bahan kimia tertentu.

Zat kima kedua yang mempengaruhi tingkat keasaman kertas yakni zat sizing alum-rosing. Zat ini dipergunakan untuk mengurangi daya serap air dari kertas. Sifat kertas yang mudah menyerap air mengakibatkan tinta yang ditulis di atas kerta akan mengembang. Untuk itulah penggunaan alum rosin dapat mengantisipasi hal tersebut.

Zat pemutih seperti hipoklorit, klor di oksida dan per oksida juga merupakan sumber keasaman. Penghilangan  zat tersebut dengan pemasakan yang sempurna pada saat pemasakan untuk memisahkan lignin dan zat zat lain yang tidak diinginkan.

Sumber asam selain berasal dari kertas, dapat juga berasal dari tinta. Perkembangan mesin cetak (printer) membedakan tinta yakni inkjet dan tonner. Adanya asam di dalam tinta mengakibatkan kertas akan terkikis dan membentuk lubang pada bagian bagian yang tertulisi oleh tinta.

Sinar matahari yang terlalu terik dan sinar lampu yang terlalu terang akan merusak arsip kertas. Kerusakan yang ditimbulkan yakni adalah pemudaran ketikan dan kerapuhan kertas serta berubah warna putihnya kertas. Sinar matahari yang terik menyebabkan naiknya suhu udara sehingga kerta menjadi getas, begitu pula jika sinar lampu listrik terlalu terang untuk itu diperlukan pelembabab yang sesuai. Akan tetapi jika suhu udara terlalu lembab akan menjadi media tumbuhnya jamur.

Kesimpulan: hal hal tersebut di atas akan menjadikan dasar tindakan perawatan arsip kertas. Para arsiparis secara tanggap dan berkoordinasi dengan pihak pihak terkait. Koordinasi tersebut diantaranya adalan dengan unit kerja pengadaan sarana prasarana kerja (biasanya bagian perlengkapan) agar mengadakan kertas yang mempunyai tingkat keasaman rendah. Pemilihan tinta untuk mesin cetak juga harus yang rendah tingkat asamnya.

Koordinasi dengan petugas kebersihan dilakukan agar ruang kerja atau ruang arsip dapat terbebas dari debu, asap rokok, pasir halus dengan mesin penyedot debu secara teratur dan berkala. Arsiparis juga memberikan masukan agar pencahayaan yang terdapat ruang arsip dapat melindungi kertas, cahaya matahari masuk tidak terlalu terik atau lampu juga tidak terlalu terang, pun dengan pengaturan suhu yang konstan.

Sumber bacaan: modul diklat penyetaraan arsparis , PUSDIKLAT ANRI seri terbatas (digandakan pada tahun 2010)