Perkembangan Kearsipan

Perkembangan bidang kearsipan di Indonesia dapat dilihat dari tulisan blog ini berjudul paradigma kearsipan. Penerapan secara aplikatif pada sektor usaha swasta dan sektor pemerintahan berkembang sangat pesat. Terdapat pendapat bahwa permulaan perkembangan ilmu kearsipan di Indonesia ilmu perpustakaan dan pada perkembangannya kearsipan menjadi bagian dari ilmu informasi. Di Negara maju seperti Amerika, kearsipan menjadi bagian dari teknologi informasi. Berbagai pendapat yang menyatakan bahwa kearsipan merupakan ilmu terapan karena memenuhi persyaratan untuk dipelajari, mempunyai metode dan persyaratan lainnya. Beberapa perguruan Tinggi Negeri seperti UGM, UI, UNPAD, Unhas dan UNDIP mengadakan program studi kearsipan. Pendapat bahwa kearsipan merupakan ilmu budaya, juga mengalami perkembangan bahwa kearsipan merupakan bagian dari ilmu administrasi atau ilmu manajemen.

Sebagai bagian dari ilmu manajemen atau administrasi, maka kearsipan dikembangkan dengan metode kebijakan, organisasional, administratif, operasional dan kombinasi. Berbagai bentuk pengaturan agar setiap kegiatan kearsipan dilaksanakan sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP), petunjuk pelaksanaan maupun petunjuk teknis untuk mengantisipasi berbagai permasalahan administrasi/manajemen. Pengembangan metode ini kemudian disebut dengan “Manual Kearsipan”.

Alasan munculnya Manual Kearsipan atau Kebijakan kearsipan yang ditetapkan oleh pimpinan disebabkan karena kasus/permasalahan yang bervariasi. Beberapa kasus permasalahan yang mendapat perhatian tersebut antara lain adalah:

1.     Arsip yang sulit untuk ditemukan

2.     Pertumbuhan arsip yang semakin pesat karena penggunaan teknologi informasi komputer

3.     Tidak adanya bukti dan data sebagai pijakan dalam penyidikan perkara atau membuktikan kebenaran di pengadilan

4.     Penyimpanan arsip yang semakin mahal

5.     Era keterbukaan informasi publik

6.     Tenaga pengelola arsip yang semakin berkurang

7.     Penerapan e-Government

Selain bermula dari kasus atau permasalahan, pengembangan bidang kearsipan dari metode kebijakan adalah menjadikan sesuatu hal terjadi. Jargon arsip sebagai simpul pemersatu bangsa atau arsip sebagai pertanggungjawaban nasional atau arsip sebagai kekayaan dan kepribadian bangsa merupakan manivestasi dari pilihan setting “menjadikan sesuatu hal terjadi”

UU Kearsipan tahun 2009 dan Peraturan pemerintah sebagai petunjuk pelaksanaannya merupakan contoh pengembangan kearsipan dengan pilihan setting “menjadikan sesuatu hal terjadi”. Cara Negara untuk membantu public mengartikulasi sebuah problem dan cara Negara menjadi kekuatan penyeimbang kekuatan dalam penguasaan arsip serta regulasi yang tidak mengidentifikasi sebuah problem yang hangat dibicarakan menjadi sangat Nampak pada produk UU dan PP termaksud.

Contohnya adalah permasalahan penyimpanan arsip yang semakin terbatas pada lembaga pemerintah diakomodir dengan prosedur jadwal retensi arsip. Namun disisi lain untuk memusnahkan harus dibentuk sebuah panitia penilaian. Bagaimana peran serta publik dalam memberikan pendapatnya mengenai nilai arsip menurut masyarakat itu sendiri. Bagaimana satu lembaga yang kesulitan dalam gedung dan ruangan?.

Contoh lain adalah belom terdapat aturan bahwa organisasi masyarakat atau perorangan dapat mengkoleksi arsip. Lembaga kearsipan baik pusat dan daerah menjadi lembaga yang syah untuk menguasai arsip. Yang kemudian bagaimana dengan era keterbukaan informasi public dimana masyarakat berhak untuk mendapatkan informasi yang salah satunya bersumber dari arsip arsip negara?.

Contoh lain mengenai organisasi profesi. Regulasi kearsipan belom memberikan kesempatan kelompok sosial dan profesi untuk bebas dan berperan dalam ikut serta dalam pengembangan bidang kearsipan. Sertifikasi dan standarisasi hanya kewenangan lembaga pemerintah bukan organisasi social dan kelompok yang berpengaruh.

Kepeloporan pemerintah dalam pengembangan bidang kearsipan menjadi model yang dikembangkan. Lingkungan pemerintah menjadi lokus dari pengaturan dan kebijakan kearsipan. Hal tersebut tersurat dalam UU dan PP kearsipan bahwa semua arsip yang berasal dari kegiatan mempergunakan APBN menjadi arsip yang wajib dikelola oleh lembaga pemerintah dan badan usaha serta perguruan tinggi negeri.