Transformasi arsip konvensional ke elektronik

Implikasi logis kemudahan yang diberikan komputer sebagai mesin adalah adanya duplikasi yang berlebihan. Ketika birokrasi pemerintah masih menggunakan mesin tik manual sebagai sarana dalam pembuatan dokumen kerja, kehati hatian diharapkan agar tidak mengetik secara berulang. Masa pemanfaatan teknologi informasi komputer membawa fenomena baru yang disebut dengan “gunung arsip”. Teknologi menjadi era yang tidak bisa tidak untuk dimanfaatkan sebagai sarana dan alat dalam setiap sendi birokrasi. Untuk itulah diperlukan arsiparis khusus yang memahami pengarsipan arsip elektronik.

Gambaran berikut ini, merupakan catatan catatan yang berkaitan dengan arsip elektronik.

Stigma penggunaan komputer yakni kehilangan otentisitas dan reabilitas Informasi yang terkandung di dalamnya, menjadi hilang ketika semakin banyak orang yang memahami teknologi komputer dan semakin canggihnya teknologi komputer. Hal tersebut juga semakin banyak perangkat hukum yang dapat melegalisasi transaksi secara elektronik. (UU Informasi dan transaksi elektronik). tinjauan aspek legalitas dari para pakar juga telah mendukung keberadaan arsip elektronik

Perkembangan komputer sebagai mesin seperti komputer PC, laptop, notebook, tablet, smartphone menawarkan fasilitas untuk dapat bekerja dengan sistem operasi. Beberapa sistem operasi yang terus berkembang seperti Windows, Android, Linux, Aple menawarkan fitur pengolah data seperti  perhitungan, statistic, presentasi, basis data. Serat optic sampai dengan teknologi wifi dapat dimanfaatkan sebagai sarana mengkomunikasikan data dan dokumen kerja. Bentuk Komputer semakin kecil, mudah dipindah dan dibawa kemana mana, berat komputer yang semakin ringan, harga komputer yang semakin murah. Sistem operasi yang semakin menarik. Jenis multimedia. Sehingga ketergantungan manusia kepada mesin pemroses, pembaca serta pendistribusi sudah tidak menjadi kendala bagi setiap organisasi, setiap keluarga, setiap kelompok masyarakat.

Media simpan nya pun semakin mudah dan murah untuk didapatkan, disket digantikan kemunculan flasdisk, hardisk yang dulunya menyatu di komputer PC atau laptop, sekarang dijual terpisah (hardisk eksternal). CD, DVD semakin berkembang dan memberikan kemudahan dalam menyimpan. Kapastitasnya pun semakin hari semakin besar, ukuran mega byte diganti dengan giga byte sampai dengan ratusan sampai dengan ukuran tera. Dan itu pun mudah dan murah untuk didapatkan.

Tenaga pemberi hidup mesin tersebut juga dibilang mudah untuk di dapatkan. Tenaga listrik dari perusahaan listrik  dan dari tenaga genset (sebagai back up ketika listrik dari perusahaan listrik mati). Batre laptop mampu menyimpan listrik dan mampu menghidupkan lebih dari 3 jam. Mesin penampung listrik dahulu berupa aki basah dan kering, sekarang adanya power bank untuk penyimpan daya listrik.

Serangan virus dan dan manusia yang jail mampu diproteksi dengan anti virus dan pengamanan baik berupa password dan user id sampai dengan pengaman sidik jari. Data yang hilang dapat dimunculkan kembali dan dapat dibackup baik secara system otomatis maupun memakai perangkat lunak, pengangkat data yang hilang.

Terdapat 2 pembedaan mendasar dari pemahaman arsip elektronik. Arsip elektronik yang secara proses penciptaan dan penggunaan mempergunakan mesin sebagai contoh email, sms, . Yang kedua adalah arsip elektronik atau biasa disebut dengan arsip digital yakni arsip yang dialihmediakan dengan mesin pemindai yang semula bentuk kertas ke dalam bentuk yang dapat dibaca, didistribusikan dan disimpan dalam komputer.

Agenda setting mengenai e-government menjadi pembahasan dan diimplementasikan pada program kerja yang diterapkan di bidang administrasi pemerintahan. Kemunculan panduan manajemen dokumen elektronik oleh depkominfo, TNDE oleh KemenPAN dan RB, LPSE oleh LKPP, JDIH, e-Office menjadi contoh nyata bahwa arsip elektronik akan menjadi tren dari jenis arsip di masa mendatang. Era kebanjiran arsip konvensional (media kertas) akan tergantikan menjadi arsip elektronik.

Dibidang pengadaan barang dan jasa pemerintah pun, di tahun 2013 ini dokumen administrasi dan dokumen teknis sebagai persyaratan mengikuti tender telah dialihmediakan menjadi arsip digital/elektronik. Persyaratan dikirim via website (dilakukan pengunggahan ke sistem pengadaan secara elektronik)

Backup data SuratPerintah Pencairan Dana (SP2D) yang dilaksanakan di kantor pelayanan Keuangan Negara (KPKPN) dapat diunggah di aplikasi KPKPN. Produk produk hokum mulai dari Undang undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan menteri, Keputusan Presiden, dialihmediakan dan disimpan di hosting hosting yang dapat diakses melalui website.

Kewajiban autentikasi sebagaimana disebut dalam pasal 49 PP nomor 82 tahun 2012 adalah memberi tanda pada arsip yang dialihmediakan. aspek legalitas.