e-arsip

Penggunaan aplikasi komputer seperti sistem data base dapat dibedakan menjadi dua. Yang pertama adalah kategori sebagai sistem informasi hanya bersifat input data (berupa informasi arsip). Yang kedua kategori prosessing (sebagai system yang menterjemahkan daur hidup arsip). Sistem database pada kategori pertama yang lebih sederhana hanya dipergunakan untuk menamajemen informasi . Manajemen informasi data yang terkandung di dalam arsip merupakan serangkaian kegiatan dalam menginput metadata arsip.

Metadata arsip merupakan terjemahan dari daftar arsip yang terdiri bebrapa kolom yakni pencipta arsip, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi, tahun, media, jumlah, tingkat keaslian dan keterangan.

Metadata untuk mendukung layanan informasi publik yakni, ringkasan isi informasi, Pejabat/Unit/satker yang menguasai, penanggung jawab pembuatan/penerbitan informasi, waktu dan tempat pembuatan informasi, format informasi yang tersedia dan jangka waktu penyimpanan. (Peraturan komisi Informasi Nomor 1 tahun 2010 tentang standar layanan informasi publik).

Manfaat dari sistem informasi ini adalah banyaknya data dan banyaknya kelompok data sehingga dapat membantu dalam penemuan kembali, menunjukkan keterkaitan antara arsip satu dengan arsip yang lain. Yang perlu diperhatikan untuk sistem database sebagai sistem informasi adalah klasifikasi atau pengelompokkan data sehingga mencerminkan berkas dan susunan informasi yang dapat menunjukkan Asal usul (Provenance) maupun dikembalikan pada penataan aslinya.

Sistem database diterjemahkan sebagai tabel yang teridiri atas kolom dan baris. Sebutlah sebagai tabel utama yang selama ini para arsiparis menyebut sebagai daftar arsip (dahulu disebut dengan daftar Pertelaan Arsip). Dalam tabel ini (daftar arsip), terdiri banyak kolom , kolom tersebut adalah kolom nomor , kolom uraian isi arsip, kolom unit kerja (organisasi pencipta arsip), kolom tingkat perkembangan (asli/copy/tembusan), kolom jumlah (lembar, berkas, bundle), kolom tahun, dan kolom lokasi simpan (rak, bok, folder). Sebagai pengayaan dari tabel utama adalah terdapatnya kolom klasifikasi arsip.

Tabel utama akan lebih memberikan informasi dengan dukungan tabel pendukung lainnya. Pembuatan tabel selanjutnya akan dihubungkan dengan satu kolom sebagai identitas unik arsip. Tabel ini mencerminkan cirri khas dari jenis jenis arsip. Misalnya arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip asset, arsip substantive. Contoh tabel untuk arsip keuangan, dapat ditambah dengan kolom kolom untuk mendata lebih spesifik, yakni adanya tabel arsip pembayaran (berkas SP2D) yakni adanya kolom mata belanja, kolom nilai pekerjaan, kolom nama Pejabat Pembuat Komitmen (kategori jenis pembayaran yang biasa dikelompokkan menjadi fisik, non fisik atau penunjang serta kegiatan pembangunan infrastruktur).

Contoh tabel pendukung untuk cirri khas arsip substantive migas adalah adanya kolom untuk perusahaan KKKS, kolom nama blok (sumur minyak), kolom volume produksi pada tiap tahunnya, dan seterusnya disesuaikan dengan kebutuhan.

Tabel yang lain sebagai pengayaan adalah adanya kolom kolom untuk memuat hasil scan yang kemudian soft file dapat diletakkan pada kolom termaksud.

Sedangkan sistem database kategori prosessing terdapat rumus rumus tertentu yang dapat menterjemahkan menjadi ouput yang dikehendaki. Pada system database ini lebih komplek. Adanya tabel jadwal retensi arsip yang menterjemahkan umur simpan, waktu pindah dan status keberadaan arsip.

Misalnya penggunaan rumus terdapat di dalam JRA. Secara otomatis jika arsip dientri pada sistem database akan bertemu dengan rumus atau formula, sehingga outputnya adalah arsip yang telah memasuki retensi pindah atau retensi musnah, atau retensi permanen.

Sering kita dapatkan istilah user management di dalam system database. User management sebaiknya diterjemahkan sebagai organisasi kearsipan. Organisasi kearsipan yang terdiri dari unit kearsipan I atau unit pusat arsip. Dan unit kearsipan II serta unit kearsipan III (sekaligus juga sebagai unit pengolah).

User management yang terdiri atas grup pengguna, pengguna aplikasi dan hak akses. Group pengguna merupakan sub menu yang mengelola akun pengguna ke dalam beberapa grpup. Biasanya group pengguna terdiri dari administrastor sebagai super pengguna dan pengguna lainnya yang hak aksesnya tidak sama. Dalam organisasi kearsipan, pengguna kearsipan adalah pejabat atau unit yang diberikan otorisasi untuk melakukan penambahan (input) dan melakukan perubahan fitur fitur lainnya.Unit kearsipan baik I dan II memiliki kemampuan untuk mengakses sebagaian sampai dengan seluruh daftar arsip.

Sistem database mempergunakan login ID yakni username dan password. Grup pengguna merupakan urutan satuan kerja atau unit kerja sesuai dengan kewenangan. Contohnya adalah untuk persuratan dinas. Bahwa tata usaha dapat menjadi user yang dapat melihat seluruh data di setiap unit kerja. Sedangkan untuk unit kerja dapat melihat data yang hanya diinput dan ditujukan kepada unit kerja termaksud.

Terdapat sistem informasi yang memberikan hak akses dengan pengaturan (customize) pada item item yang diberikan untuk dapat diakses oleh administrator. Ada juga hak akses yang telah didefinisikan sesuai dengan jenjang organisasi. Jenjang organisasi telah mendefinisikan urutan kewenangan, sehingga customize akses pada item item tertentu tak perlu dilakukan.

Data Master biasanya isitilah yang dipergunakan untuk data yang tercermin pada system kearsipan. Menurut peraturan perundangan yang menjadi unsur dari sistem kearsipan adalah klasifikasi arsip, tata naskah dinas, Jadwal retensi Arsip, klasifikasi keamanan.