Kemandirian dan independensi Arsiparis

Tulisan ini mengurai bagaimana sudut pandang Kemandirian dalam melaksanakan tugas fungsi yang dimiliki oleh seorang arsiparis. Bersadarkan Pasal 151 Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU nomor 43 tentang kearsipan, seorang arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan  fungsi dan tugasnya.

tulisan lain yang terkait adalah

Arsiparis

Revisi Butir Rincian Kegiatan Arsiparis

Uraian tulisan mempergunakan teknis analisa Kekuatan, kelemahan, tantangan dan ancaman.

Sintesa dari kemandirian adalah arsiparis memiliki kebebasan dalam melaksanakan kegiatan kearsipan (terbebas dari kegiatan unit kerja/yang bukan kegiatan kearsipan), mendapat dukungan penganggaran serta mendapat dukungan dari pejabat di unit kerja yang menaungi arsiparis sampai dengan unit kerja lain yang membutuhkan manfaat kearsipan.

Kekuatan bermula dari Kewenangan yang dimilik dari seorang arsiparis yang diatur dalam UU adalah menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip; menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.

Kekuatan lainnya adalah Fungsi dan tugas arsiparis yang diatur dalam peraturan Pemerintah tersebut adalah menjaga terciptanya arsip dari kegiatan , menjaga ketersediaan arsip, menjaga terwujudnya pengelolaan arsip dan pemanfaatan arsip, menjaga keamanan dan keselamatan arsip terkait hak-hak keperdataan rakyat, menjaga keselamatan dan kelestarian arsip , menjaga keselamatan aset nasional , menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Ancaman arsiparis adalah dipergunakan nya tenaga dan fikir serta waktu kerja seorang arsiparis oleh pimpinan unit kerja yang tidak melaksanakan tupoksi kearsipan. Hal ini dapat dijumpai di banyak unit unit kerja. Contohnya adalah seorang arsiparis dimanfaatkan tenaganya untuk menjadi pejabat pengadaan, untuk menjadi pejabat pembantu pengelola keuangan, untuk menjadi sekretaris pimpinan, untuk menjadi petugas protokol, untuk menjadi pengurus SPPD, untuk menjadi petugas ortala, petugas humas sampai dengan melaksanakan kegiatan yang melekat di unit kerja yang menaungi arsiparis tersebut. Hal ini menjadi ancaman kurangnya waktu kerja kearsipan. Produktivitas seorang arsiparis terancam, bahkan diantara para arsiparis sama sekali tidak dapat mengumpulkan kredit poin.

Kelemahan dari kedudukan arsiparis adalah secara struktural arsiparis berada di bawah pejabat eselon II, namun demikian dalam hal pelaksanaan tugas keseharian melekat pada unit eselon III. Pun demikian dalam hal penilaian DP3 ditandatangani oleh atasan langsung (masih dibawah eselon IV).

Kelemahan lainnya seorang arsiparis bergantungnya kepada sarana dan prasarana yakni gedung, ruang dan peralatan. Dalam hal pengadaan sarana dan prasarana di unit kerja telah diatur dengan Rencana Kerja Anggaran Kementerian dan Lembaga (RKAKL). Pengusulnya adalah kepala unit eselon III dan penanggung jawab kinerja adalah kepala unit eselon II. Contoh nyata adalah ketika tidak ada perhatian dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan, maka karir arsiparis dapat mandeg, fungus dan tugas arsiparis pun tak dapat terlaksana.

Tantangan seorang arsiparis diberikan ruang untuk mengusulkan kegiatan melalui pejabat eselon III dan penanggungjawab kinerja. Tantangan ini mempunyai ancaman yakni keberadaan kepala unit eselon IV sebagai manajer dalam hal kegiatan tata usaha yang didalamnya termasuk kegiatan kearsipan. Atau bagaimana jika seorang arsiparis berada dibawah unit kerja hukum, atau unit kerja perencanaan, unit kerja kepegawaian? Sehingga plot anggaran kearsipan tak dapat disediakan.

Tidak adanya ancaman jika para arsiparis berada di pejabat struktural bidang kearsipan, dikarenakan tugas dan fungsi pejabat termaksud pada bidang kearsipan. Jika arsiparis memiliki atasan langsung kasubag kearsipan maka penulis berbendapat sudah tidak ada ancaman pelaksanaan fungsi tugas seorang arsiparis.

Tantangan lainnya adalah para arsiparis dapat menawarkan manfaat kepada seluruh eselon III yang berada dalam satu satuan kerja. Manfaat dari pelaksanaan fungsi tugas seorang arsiparis dalam mendukung pencapaian target kinerja unit eselon III tertentu. Sehingga kepala unit eselon III dapat mengusulkan anggaran di RKAKL untuk kegiatan kearsipan pada unit kerja eselon III.

Kesimpulan, kewenangan dan tugas fungsi arsiparis dapat berjalan dengan baik jika adanya dukungan dan perhatian dari pimpinan unit kerja baik eselon II, III dan IV. Selain itu juga bahwa sikap mandiri seorang arsiparis harus menghasilkan jiwa interprenuer dalam mencari peluang dan melakukan pendekatan sehingga mendapat dukungan dan perhatian termaksud. Dukungan dan perhatian anggaran, ijin pelaksanaan fungsi dan tugas arsiparis serta pembinaan karir arsiparis.

Jangan berputusa asa dalam rahmat Allah, mungkin itulah kalimat sebagai penguat diri penulis yang juga seorang arsiparis. Kekuarangan tenaga atau petugas kearsipan, minimnya sarana dan prasarana (gedung, ruang dan peralatan) sampai dengan dukungan anggaran dari pimpinan yang kurang, tak menyurutkan semangat untuk tetap berusaha menjalankan kewenangan dan tugas fungsi arsiparis.

Konsepnya adalah kerja cerdas dan bukan lagi kerja keras. Jika kurang petugas maka undang petugas kearsipan non PNS untuk membantu. jika tidak terdapat ruang penyimpanan karena gedung terbatas, maka kerjasama saja dengan pihak ketiga atau ANRI untuk membantu penyimpanan arsip. Jika tidak ada anggaran, maka tunjukkan kita mampu menyelesaikan penugasan dari pimpinan sehingga kita dipercaya untuk mengusulkan anggaran kearsipan. Tawarkan manfaat terkelolanya kearsipan kepada kasbudit/kabag/kabid. Cari peluangnya dan jalankan. Kemudian liat apa yang akan terjadi (pake gaya Mario teguh)