Ketatausahaan

Kegiatan ini merupakan komponen dari kegiatan layanan perkantoran yang akan mendukung indikator kinerja Sekretariat Ditjen Migas. Indikator tersebut adalah prosentase pelayanan pimpinan. Peran Bagian umum dan kepegawaian sebagai unit penanggungjawab kegiatan mempunyai tugas untuk mendukung fungsi Setditjen Migas yakni pelaksanaan pemberian dukungan administrasi Ditjen Migas.

Dokumen ketatausahaan Terdiri beberapa kegiatan. Kegiatan tersebut adalah

1.     Survey dan pengumpulan data ketatausahaan;

2.     Pedoman, juknis dan SOP ketatausahaan;

3.     Seminar/bimbingan /sosialisasi ketatausahaan dan

4.     Dokumentasi dan pelaporan ketatausahaan.

1. Survey dan pengumpulan data ketatausahaan

Survey dan pengumpulan data ketatausahaan mempunyai tujuan untuk mendapatkan perkembangan ketatausahaan. Pedoman dari instansi Pembina yakni kementerian menpan dan reformasi birokrasi. Atao perkembangan juknis yang terdapat di instansi pemerintah lainnya serta dinamika budaya aparatur yang terkait dengan kebiasaan pimpinan.

Kegiatan ketatausahaan mendasarkan pada peraturan MENPAN tentang pedoman tata naskah dinas di instansi pemerintah dan juga Peraturan Pemerintah tentang pelaksanaan UU nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

Sebagaimana kita tahu bersama bahwa ketatausahaan merupakan pintu pertama dari kegiatan perkantoran. Pada bidang ketatausahaan persuratan dinas dan kearsipan dikelola. Isu dan wacana pemerintah dalam memanfaatkan Teknologi Informasi kompiter (TIK) di bidang tata usaha telah dilontarkan dalam agenda reformasi birokrasi. Diharapkan dengan menghadapi pelaksanaan e-government dan e-office untuk menuju tata kelola pemerintah yang baik

Dalam rangka mendapatkan data perkembangan ketatausahaan, Direktrorat Jenderal Migas melaksanakan beberapa kegiatan yakni Forum Discussion Grup (FGD) , seminar dengan mengundang para professional bidang administrasi perkantoran dan juga rapat rapat para pengadministrasi umum untuk menginventaris kendala dan permasalahan yang eksisting di direktorat jenderal migas serta study banding ke beberapa instansi.

Penyelenggaraan FGD, Seminar mempergunakan mata belanja jasa lainnya (522191). Untuk studi banding di dalam kota Jakarta dan rapat mempergunakan mata belanja belanja operasional (521119). Dan study banding yang dilaksanakan di luar kota mempergunakan mata belanja perjalanan dinas dalam negeri (524119). Untuk pembayaran para professional mempergunakan belanja jasa profesi (522151).

Pentingnya kegiatan survei dan pengumpulan data ketatausahaan adalah untuk mempersiapkan dan menyajikan data yang valid dan komprehensif yang akan dipergunakan sebagai data penyusunan kebijakan pimpinan Ditjen Migas dalam pengaturan ketatausahaan.

Yang melatarbelakangi kegiatan ketatausahaan untuk diperhatikan antara lain adalah Rangkuman kejadian unik ketika Dirjen Migas melimpahkan sebagaian kewenangan kepada para direktur dan sesditjen merupakan bagian dari aturan kepegawaian namun berimbas pada bidang ketatausahaan. Pejabat level eselon II enggan menandatangani surat yang merupakan kewenangan Direktur Jenderal dikarenakan tidak jelasnya kebijakan ketatausahaan.  

Aturan penggunaan cap dinas, penomoran surat, wewenang untuk menandatangani, merupakan dinamika dari ketatausahaan. Hal tersebut dan juga ditambah dengan ragam standarisasi Format format surat yang menjadi langkah pengamanan pemalsuan surat dan dokumen. Dokumen pelayanan public di ditjen migas berpengaruh kepada stakeholder. Untuk itulah peran stakeholder menjadi penting untuk lebih memperdalan data data ketatausahaan sehingga dapat lebih baik dalam memberikan data untuk dilakukan analisa. Sehingga kebijakan ketatausahaan oleh pimpinan dapat mendukung tata kelola pemerintah yang baik.

Jumlah surat yang masuk dalam sehari sampai dengan 150 buah dan surat keluar mempunyai rata – rata 76 buah mengindikasikan bahwa ketatausahaan ditjen migas memberikan pengaruh pada operasional organisasi. Seluruh perijinan, penandasyahan, rekomendasi bidang migas yang dilakukan registrasi dan diberikan nomor oleh unit ketatausahaan Ditjen Migas.

Kejadian keterlambatan surat yang masuk didistribusikan kepada unit eselon II dan III sampai dengan kehilangan berkas dikarenakan kesalahan petugas atau tidak terkontrolnya pengurusan surat sering terjadi karena ketatausahaan dianggap sepele/remeh. Klasifikasi informasi surat dan tingkat kecepatan penyampaian surat berpengaruh pada prosedur dan kebijakan ketatausahaan. Terlebih lagi ditjen migas merupakan birokrasi yang medukung perekonomian Negara Indonesia.

Kegiatan survey dan pengumpulan data ketatausahaan merupakan rencana tetap yang dilaksanakan selama 2014 s.d 2019. Pada tiap tahunnya akan dimodifikasi sesuai dengan isu tatalaksana sesuai dengan agenda reformasi birokrasi. Modifikasi tujuan pengumpulan data ketatausahaan disebebkan hal hal seperti pengaruh adanya peraturan peraturan baru terkait ketatausahaan dan bidang yang bersinggungan seperti keterbukaan informasi publik, kehumasan, kewenangan pejabat, perijinan, aturan aturan administrasi keuangan, administrasi kepegawaian, administrasi perlengkapan dan lain sebagainya.

Pihak pihak yang terkait dengan survey dan pengumpulan data ketatausahaan antara lain adalah instansi Pembina yakni kementerian Pan dan RB cq. Deputi administrasi umum, Biro Umum KESDM sebagai Pembina di lingkungan kementerian ESDM, stake holder tetap yakni Badan usaha di bidang Migas baik swasta dan negeri yang senantiasa mengirimkan dan menerima dokumen atau surat.

Pihak undangan yang secara tentative diundang yakni unit eselon I di lingkungan KESDM sampai instansi pusat maupun daerah yang dianggap dapat dipergunakan sebagai benchmark perkembangan ketatausaan. Para professional seperti dosen sampai dengan widyaiswara dan pejabat eselon II dan III sebagai pembicara dalam seminar atau FGD.

(bersambung)