Revisi Butir Rincian Kegiatan Arsiparis

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 sudah seharusnya direvisi. hal tersebut dikarenakan tidak terdapat kesesuaian kompetensi Sarjana Muda bidang Kearsipan dengan rincian tugas yang terdapat dalam permen termaksud.

Misalnya pada Arsiparis terampil yang terdiri atas arsiparis pelaksana, pelaksana lanjutan dan arsiparis penyelia.  Arsiparis pelaksana memiliki golongan II/c atau pengtur tingkat I, golongan ruang II/d.  Kualifikasi pendidikan untuk arsiparis terampil adalah Diploma III Kearsipan atau Diploma jurusan lain dengan mengikuti diklat penciptaan arsiparis terampil. Sebelum tahun 2009, kualifikasi pendidikan arsipris terampil adalah Sekolah Menengah Atas.

Butir rincian kegiatan pengelolaan arsip terdiri atas mencatat surat, menyeleksi surat, melakukan pengeditan database, penggabungan data kearsipan dan penyesuaian struktur ke dalam sistem aplikasi kearsipan, membuat inventaris arsip berbahasa Indonesia, melakukan penyimpanan dan penataan arsip, memberikan layanan arsip konvensional, melakukan alihmedia arsip kertas kedalam CD.

Penulis berpendapat bahwa rincian kegiatan tersebut bersifat belum mencerminkan kompetensi arsiparis terampil yang memiliki kualifikasi pendidikan Diploma III Kearsipan. Rincian kegiatan tersebut mencerminkan kompetensi untuk Arsiparis berpendidikan Sekolah Menengah Atas. Mata kuliah di bangku Kuliah yang telah ditempuh oleh sarjana Muda Diploma III kearsipan memilki jumlah 90 s.d 105 SKS. Dan itu pun terdapat pemahaman kearsipan yang lebih dari sekedar rincian kegiatan untuk arsiparis terampil termaksud.

Untuk itulah rincian kegiatan sebagaimana yang tersurat di dalam peraturan menteri Negara Pendayagunaan aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 seyogyanya direvisi untuk disesuaikan dengan kompetensi Sarjana Muda Diploma III Kearsipan.

Fakta di instansi pemerintah khususnya di intansi pusat untuk satuan Kerja non seKretariat Jenderal tercatat bahwa kebutuhan bidang pekerjaan kearsipan bukan hanya penataan dan penyimpanan arsip saja. Kebutuhan instansi pemerintah  adalah pegawai yang mampu menangani manajemen kearsipan bukan hanya Rincian kegiatan untuk arsiparis sebagaimana termaksud. Rincian termaksud dapat lah dilaksanakan oleh para pengentri data atau pengadministrasi umum yang memiliki kualifikasi pendidikan sekolah menengah atas saja.

Kebutuan satuan kerja non secretariat jenderal adalah kebutuhan pegawai pada bidang kearsipan untuk penguasaan manajemen kearsipan. Selain formulasi untuk membuat manual kearsipan dari penciptaan, penggunaan, dan penyusutan yakni tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, layanan kearsipan dapat dilaksanakan oleh arsiparis terampil dengan kualifikasi pendidikan sarjana Muda Diploma III Kearsipan.alasannya adalah memang mata kuliah di bangku universitas telah mengajarkan hal tersebut.

Mata kuliah yang telah diselesaikan di bangku universitas untuk diploma III kearsipan telah menyeluruh dari manajemen kearsipan. Bahkan paradigma life cycle of record sampai pada perkembangan records continuum model pun telah diajarkan. Para sarjana muda diploma kearsipan diajarkan untuk menyusun jadwal retensi arsip, dididik untuk menganalisa seri dan berkas sesuai dengan kontek, konten dan strukturnya.

Pada perkembangan ilmu terapan kearsipan, para sarjana muda diploma kearsipan pun dikondisikan dengan mata kuliah yang dekat dengan teknologi informasi. Betapa tuntutan bidang kearsipan adalah pengelolaan arsip yang dapat disajikan dengan cepat yang memanfaatkan perkembangan teknologi informasi.

Penulis berpendapat, sudah saatnya di tahun 2013 ini, rincian kegiatan untuk arsparis terampil dipertajam sesuai dengan kompetensi yang disejajarkan dengan mata kuliah yang didapat di bangku kuliah.

Untuk input pegawai atau calon arsiparis pun, sudah tidak kesulitan dikarenakan terdapat 5 universitas yang membuka program Diploma III kearsipan. Hal tersebut tidak salah jika peraturan menpan tahun 2009 menetapkan kualifikasi dasar arsiparis terampil tingkat pelaksana berkualifikasi pendidikan Diploma III kearsipan. Namun demikian untuk rincian kegiatan belum lah mencerminkan kompetensi yang dimiliki oleh sarjana muda diploma III kearsipan.