Prinsip Sistem Manajemen Mutu I

Artikel berikut adalah uraian mengenai prinsip Manajemen Mutu yang dapat diterapkan di Kearsipan. Teknik analisa yang menghubungkan pelaksanaan pengelolaan kearsipan dengan prinsip yakni kearsipan berfokus kepada kebutuhan saat ini, manajemen dan pendekatan sistem dan keterlibatan orang.

Prinsip Kearsipan yang berfokus kepada kebutuhan saat ini  adalah kearsipan yang memperhatikan tingkat pertumbuhan arsip serta ketersediaan sarana dan prasarana (gedung, ruangan dan peralatan). Seringnya kita jumpai arsip berada di lorong lorong ruangan kerja. Pertumbuhan yang cepat tidak diimbangi dengan ketersediaan ruang arsip yang memadai. Pada kantor kantor yang beralamat di Jakarta, harga ruangan kerja lebih mahal dari kebutuhan untuk menyimpan arsip.

Contohnya adalah arsip pengadaan barang dan jasa (yang biasa disebut dengan dokumen lelang). Kebutuhan penyimpanan dokumen lelang adalah untuk menyediakan arsip dalam mendukung pemeriksaan baik yang dilaksanakan oleh inspektorat jenderal, BPK, atau institusi pemeriksa lainnya (POLRI, KPK, BPKP, MA, KEJAKSAAN). Kebutuhan penyimpanan terkait dengan ruangan untuk menyimpan sedangkan pada tiap tahunnya, dokumen lelang akan tercipta seiring dengan pelaksanaan anggaran pemerintah.

Prinsip manajemen dan pendekatan sistem pada pengadaan barang dan jasa pemerintah Medio tahun 2012 dengan diterapkannya metode e-procurment, akan mengurangi terciptanya arsip konvensional (kertas), sehingga kebutuhan ruang simpan menjadi berkurang. Hal tersebut menjadikan pemahaman bagi pencipta dan pemilik arsip / dokumen lelang bahwa pengelolaan proses pelelangan barang dan jasa lebih baik untuk mempergunakan metode e-procurement.

Prinsip manajemen mutu yang lainya adalah keterlibatan orang. Keterlibatan seluruh unsur pejabat dan pegawai. Sebagai rekaman kegiatan birokrasi, arsip tercipta oleh seluruh lini organisasi baik pejabat tingkat pengambil keputusan sampai dengan pejabat manajerial. Tak terlepas dari pegawai sebagai pejabat fungsional umum dan fungsional terntentu yang mendukung manajer(Pejabat Struktural) terkait. Untuk itulah keterlibatan seluruh orang dalam organisasi mengenai penyimpanan dokumen dan pemanfaatan dokumen sangat diperlukan.

Contoh keterlibatan adalah pejabat sebagai unit pengolah akan menyerahkan (untuk dipindahkan ke unit penyimpan/unit kearsipan) arsip inaktif kepada unit kearsipan III. Pegawai sebagai pengkonsep surat dan pengentri data arsip yang diserahkan pun merasa terlibat dan memang harus terlibat sehingga proses pemindahan dokumen yang sudah selesai proses administrasinya (inaktif) atau telah ter audit dapat terlaksana dengan baik. 

Hal demikian untuk mengurangi tumpukan arsip di unit kerja / unit pengolah. Di sisi lain, unit kearsipan juga harus mendata dan menyimpan dengan baik sehinga suatu arsip yang dipindahkan ketika dibutuhkan oleh unit pengolah dapat diketemukan. Yang tentunya didokumentasikan dengan berita acara pemindahan arsip.