Arsiparis si Penjaga Asset

Pasal 151 PP nomor 82 tahun 2012 ayat 2 poin f menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.

Dalam memahami tugas dan fungsi arsiparis tersebut dengan melakukan telisik arsip terkait asset yang berstatus BMN atau asset pribadi pejabat. Telisik dapat diawali dari seringnya terdengat kata aset di perkantoran pemerintah sering disebut dengan Barang Milik Negara (BMN). Aturan mengenai BMN adalah PP nomor 38 tahun 2008 tentang perubahan atas peraturan pemerintah nomor 6 tahun 2006 tentang pengelolaan barang milik negara

Arsip terkait asset dapat diregistrasi dari Rekaman kegiatan dalam memperoleh barang dengan cara pembelian mempergunakan APBN, perolehan lain yang syah seperti hibah/sumbangan, dan pelaksanaan dari suatu perjanjian atau kontrak, serta perolehan dari putusan pengadilan.

Arsiparis dapat memfokuskan terkait perolehan barang tersebut. Bentuk arsip seperti rekaman kegiatan pengadaan , perjanjian atau kontrak, sampai dengan berita acara serah terima barang, berita acara pinjam barang merupakan bagian dari proses perolehan untuk mendukung data penetapan status BMN.
Arsiparis dapat pula memahami kegiatan dalam pengelolaan BMN. Dengan memahami kegiatan pengelolaan BMN, arsiparis dapat merekontruksi rekaman kegiatan. Kegiatan termaksud yaitu perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penggunaan, pemanfaatan, pengamanan dan pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pemindahtanganan, penataausahaan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian.
Contoh pemahaman pengelolaan BMN akan mengetahui rekaman kegiatan pemanfaatan aset seperti bentuk kerjasama pemanfaatan (KSP), hak guna usaha, hak guna bangunan, dan hak pakai atas tanah Negara dalam mendungkung kegiatan pengamanan BMN.
Dengan demikian, arsiparis menjadi penjaga asset di bidang ekonomi. Mungkin tidak semua arsiparis dapat berperan demikian. Kita sebagai arsiparis sepakat bahwa seluruh kegiatan pemerintah yang terekam dan mempergunakan APBN menjadi lokus dari kearsipan. Namun bagaimana dengan kegiatan pemerintah yang menghasilkan barang. Mungkin sudah jelas bahwa barang tersebut adalah asset. Pada perkembangannya, bagaimanakah kalo barang tersebut berkategori tak berwujud seperti hasil kajian yang berbentuk Buku, PETA, pita magnetic, foto, gambar konstruksi, manual operasional pembangunan, dan lain sebagainya.
Asset tak berwujud inilah yang akan mengecoh pemahaman apakah menjadi lokus arsip atao menjadi lokus asset. Pemahaman kontek kegiatan akan meluruskan pemahaman yang terkecoh tersebut. Kegiatan kearsipan tidak dapat menghapuskan nilai asset walau hasil kegiatan berbentuk dokumen/data terekam dalam media tertentu.
Lokus kearsipan adalah rekaman kegiatan dalam bentuk dan media apapun. Sedangkan nilai dari rekaman kegiatan tersebut dikaitkan dengan bidang kegiatan masing-masing. Jika kegiatan pemerintah menghasilkan barang berbentuk buku, dan produk kegiatan tersebut bernilai asset maka pengelolaan produk sesuai dengan peraturan perundangan mengenai asset. .
Di dalam kearsipan, suatu nilai yang terkandung di dalam arsip akan mempengaruhi pengelolaannya. Prinsip pengelolaan disesuaikan dengan nilai rekaman kegiatan kemudian disebut dengan prinsip “original order”.
Bagaimana dengan asset pribadi, bukan asset institusi??
Komisi Pemeriksa Kekayaan Penyelenggaraan Negara melaksanakan kegiatan pelaporan Aset pribadi milik penyelengara Negara. Rekaman kegiatan LHKPN adalah arsip asset pribadi para pejabat yang dikategorikan sebagai penyelenggara negara. Rekaman kegiatan inilah tempat muara registrasi arsip asset pribadi.
Tahun 2002, Komisi Pemeriksa Kekayaan Penyelenggaraan Negara menjadi bagian dari Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) bidang pencegahan sebagai tindak lanjut disyahkannya UU 30 tahun 2002 tentang Komisi Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi.
Arsip aset pribadi penyelenggara Negara telah direkam oleh sistem di LHKPN. KPK melaksanakan pelayanan permintaan fotokopi arsip LHKPN. Misalnya, peristiwa tsunami di Aceh menghilangkan seluruh arsip termasuk surat tanah. Pada kasus kehilangan tersebut institusi BPN pun kehilangan arsipnya. Si penyelengara Negara tersebut dapat mencari dan mendapatkan arsip surat tanah setelah mengirimkan permintaan kepada direktur Pendaftaran dan Pemeriksaan LHKPN.
Khasanah arsip dalam Rekaman kegiatan LHKPN antara lain adalah
Kesimpulan:
Rekaman kegiatan yang memiliki nilai asset, maka diberlakukan sesuai peraturan perundangan asset. Rekaman kegiatan hendaknya dimaknai dari system pemerintahan pada bidangnya. Pemaknaan tersebut mempunyai maksud untuk menangkap rekaman kegiatan yang tekait dengan kontek kegiatan (reabilitas);
Penelusuran arsip yang hilang diakibatkan bencana alam seperti banjir, tsunami, kebakaran, dapat dilaksanakan pada sistem di Negara ini yag menangani terkait asset baik asset institusi maupun asset pribadi. Misalnya system LHKPN akan mengarsipkan arsip pribadi asset penyelenggara Negara;
Arsip terkait asset institusi dapat diidentifikasi dari PP nomor 38 tahun 2008 tentang perubahan atas peraturan pemerintah nomor 6 tahun 2006 tentang pengelolaan barang milik Negara, Keputusan KPK tahun 2005 tentang tata cara pendaftaran, pemeriksaandan pengumuman LHKPN serta peraturan lain yang menghsilkan rekaman kegiatan terkait asset/harta;
Tugas dan fungsi Arsiparis sebagai penjaga asset di bidang ekonomi sebagaimana tersurat di Pasal 151 PP nomor 82 tahun 2012 ayat 2 poin f tentang Pelaksanaan UU kearsipan nomor 43 tahun 2009, menjadi dasar para arsiparis untuk memahami sistem administrasi pemerintahan yang menghasilkan rekaman kegiatan mengenai asset/harta baik status kepemilikan institusi maupun pribadi,