KLASIFIKASI ARSIP

Klasifikasi merupakan salah satu prasarana untuk penemuan kembali arsip (retrivel). Selain itu juga, klasifikasi arsip sebagai pedoman dalam penyimpanan. Bahkan klasifikasi arsip diterjemahkan ke dalam umur arsip dengan kode klasifikasi tertuang di dalam JRA.

Ada yang kemudian berpendapat bahwa klasifikasi tidak harus mengikuti perubahan tugas dan fungsi. Pendapat lainnya bahwa klasifikasi arsip merupakan terjemahan dari pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi sehingga jika terjadi perubahan organisasi maka konsekuensi nya berubahlah klasifikasi arsip.

Terdapat 2 (dua) jenis klasifikasi arsip yakni jenis pertama adalah klasifikasi fungsi organisasi ( fungsi fasilitatif dan substantif). Jenis yang kedua adalah klasifikasi masalah (sebagaimana klasifikasi perpustakaan) atau  pendekatan DDC yang membagi dari 0 - 9 atas informasi berdasarkan masalah.

Pentingnya klasifikasi arsip di dalam kearsipan sebagaimana tersurat dalam UU nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan bahwa klasifikasi harus ada sebagai satu unsur dalam pelaksanaan kearsipan.

Klasifikasi fungsi substantif dan fungsi fasilitatif

Klasifikasi arsip klasifikasi fungsi fasiiltatif sebagaimana di kementerian Hukum dan HAM antara lain Pendidikan dan latihan (DL), Humas dan Kerjasama Luar negeri (HM), Teknologi Informasi (TI), Kepegawaian (KP) Keuangan (KU), Perlengkapan (PL), Perencanaan (PR), Pengawasan (PW), Umum (UM). (sumber: Permen HUKHAM RI no. 6 Tahun 2012)

Karakteristik fungsi fasiiltatif untuk setiap kementerian berbeda beda. Contohnya terlihat berbeda dengan kementerian HUKHAM di kementerian KOMINFO. Klasifikasi yang berbeda adalah: Penelitian dan pengembangan SDM (LT), Data dan Sarana Informatika (DT), Publikasi (PB), Informasi dan Hubungan Masyarakat (HM), Kerjasama (KS), Organisasi dan Tata Laksana (OT) dan Hukum (HK). Klasifikasi yang selebihnya sama. (sumber Permen Kominfo RI no. 13 tahun 12).

Matrik Klasifikasi Substantif KOMINFO dan HUKHAM

KOMINFO	HUKHAM
Sumber Daya dan Perangkat Pos Informastika (SP)	Perundang undangan (PP)
	Administrasi Hukum Umum (AH)
Penyeleggaraan Pos dan Informatika (PI)	Pemasyarakatan (PK)
Aplikasi Informatika (AI)	Hak Kekayaan Intelektual (HI)
Informasi dan Komunikasi Publik (IK)	Hak Asasi Manusia (HA)
	Pembinaan Hukum Nasional (HN)
	Penelitian dan Pengembangan (lLT)
	Pengembangan SDM HUKHAM (BP)

Jika fungsi fasilitatif terdapat perbedaan, maka fungsi subtantif memang harus berbeda. Alasannya adalah pelaksanaan tugas pokok fungsi kementerian HUKHAM berbeda dengan kementerian KOMINFO.

Klasifikasi masalah (DDC)

Klasifikasi kearsipan Kementerian Dalam Negeri dan pemerintah daerah merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah, mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari semua satuan organisasi dalam lingkungan Kementerian Dalam Negeri, dan pemerintah daerah yaitu menyelenggarakan sebagian tugas umum pemerintahan dan pembangunan dibidang pemerintahan umum dan otonomi daerah, ideologi, politik, pembangunan desa dan agraria, diberi kode angka arab, diperinci secara DECIMAL, dengan mempergunakan TIGA ANGKA DASAR, dilengkapi dengan kode pembantu, kode wilayah dan singkatan nama komponen. (sumber: Permen DN nomor 78 tahun 2012)

Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan masalah, didahului oleh 3 perincian dasar, masing-masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola klasifikasi.

Sesuai dengan sifat desimal arsip dikelompokkan dalam 10 pokok masalah, diberi kode 000 s/d 900. Dari 10 pokok masalah ini terlebih dahulu dibedakan antara tugas subtantif (pokok) dan tugas fasilitatif (penunjang).Angka 100 s/d 600 merupakan kode tugas-tugas substantif, sedangkan angka 000, 700, 800, dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif.Kode 000 menampung masalah-masalah fasilitatif diluar masalah pengawasan, kepegawaian dan keuangan.Disamping itu juga ditampung masalah-masalah yang berkaitan dengan kerumah tanggan, seperti protokol urusan dalam dan masalah-masalah yang tidak dapat dimasukkan dalam kelompok lainnya, seperti perjalanan dinas, peralatan, lambang negara atau daerah, tanda-tanda kehormatan dan sebagainya.

Dengan demikian maka sepuluh pokok masalah tersebut telah menampung seluruh kegiatan pelaksanaan tugas Kementerian Dalam Negeri termasuk instansi-instansi dalam lingkungannya.

Sepuluh masalah tersebut adalah sebagai berikut :

000     Umum

100     Pemerintahan

200     Politik

300     Keamanan dan Ketertiban

400     Kesejahteraan

500     Perekonomian

600     Pekerjaan Umum dan Ketenagaan

700     Pengawasan

800     Kepegawaian

900     Keuangan