Komunikasi dengan pelanggan

Pelanggan kearsipan yakni para user pemilik program. Pada unit eselon III, user biasa disebut dengan penanggung jawab kegiatan. Penanggung jawab kegiatan akan ditanya oleh auditor tentang dokumen pembayaran pengadaan barang / jasa pemerintah berupa SP2D dan lembar data pendukungnya. Penangungjawab kegiatan mencari dan menulusuri keberadaan rekaman kegiatan pembayaran melalui unit kerja keuangan.

Selain penanggungjawab kegiatan, pelanggan kearsipan yang lain adalah unit kerja keuangan. Sebagai unit yang menghasilkan rekaman kegiatan pembayaran, unit kerja keuangan terdiri atas pejabat SPM dan bendaharawan. Pada unit keuangan petugas/pegawai yang menjalankan aplikasi komputer pencetak lembar Surat pertanggungjawaban pemabayaran dan lembar Surat perintah Membayar disebut dengan koordinator unit kerja. Proses business di unit kerja keuangan inilah yang kemudian menjadi pintu masuk bagi auditor dalam mengecek rekaman kegiatan pembayaran.

Umpan balik pelanggan termasuk keluhan pelanggan adalah ruang simpan di masing masing unit kerja eselon III serta kesibukan rutinitas pekerjaan menjalankan fungsi unit kerja. Hal tersebut menjadikan kegiatan membackup rekaman kegiatan pemabayaran pengadaan jarang sekali dilakukan. Dengan mengandalkan unit kerja keuangan para user sebagai penanggung jawab kegiatan melakukan penelusuran dan pencarian arsip yang ditanyakan oleh para auditor.

Unit kerja keuangan beranggapan bahwa unit kerja eselon III sebagai penanggungjawab kegiatan bertanggungjawab atas rekaman kegiatan pembayaran. Disisi yang lain unit kerja eselon III atau penanggungjawab kegiatan mengandalkan keberadaan rekaman kegiatan pembayaran di unit kerja keuangan. Hal ini kemudian menjadi sumber keluhan ketika kuantitas rekaman kegiatan pembayaran tidak sebanding dengan luas ruangan kerja untuk meletakan rekaman kegiatan pemabayaran. Selain itu juga factor kegiatan rutin staf staf di unit kerja eselon III dalam menjalankan program kegiatan masing masing menjadikan kegiatan kearsipan saqma sekali tidak dilaksanakan.

Komunikasi dengan pelanggan kearsipan harus ditentukan dan diterapkan dalam hubungan informasi produk. Bendaharawan, koordinator unit/opetaror aplikasi komputer SPM dapat menginformasikan bahwa arsip arsip pembayaran telah dikelola oleh arsiparis atau unit kerja kearsipan. Sebelum nya pejabat penandatangan SPM telah melakukan pemesanan kepada arsiparis atau unit kerja kearsipan agar melakukan penataan dan penyimpanan rekaman kegiatan pemayaran barang dan jasa pemerintah terkait.

Penanganan pesanan pejabat SPM agar dirapikan arsip SP2D beserta dokumen pendukung dilakukan oleh arsiparis atau unit kerja kearsipan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Hal ini meyakinkan para koordinator unit/operatir Aplikasi SPM dan juga bendaharawan bahwa arsip pemabayaran telah dikelola dengan baik.

Selanjutnya penangangan pesanan dari para penanggungjawab kegiatan atau user tentang pencarian dan penelusuran arsip SP2D beserta Dokumen pendukungnya diarahkan ke arsiparis atau unit kearsipan. Hal tersebut menunjang pemesanan oleh auditor atas arsip SP2D.

JIka Pelanggan Kearsipan adalah Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Komunikasi dengan pokja atau panitia lelang adalah penanganan pesanan untuk penataan dan penyimpanan dokumen lelang yang dikomando oleh ketua ULP. Informasi produk penataan dan penyimpanan dokumen lelang disampaikan kepada ketua ULP oleh arsiparis atau unit kerja kearsipan.

Salah satu tugas ULP adalah memfasilitasi penyimpanan dokumen lelang menjadikan dasar pembuatan permintaan agar dpkumen lelang dikelola oleh arsiparis atau unit kerja kearsipan. Informasi produk arsiparis atau unit kearsipan adalah penataan dan penyimpanan. Umpan balik kepada pelanggan dilakukan dengan segera menarik dokumen lelang sehingga tidak memenuhi ruang ULP. Keluhan banyaknya dokumen lelang diantisipasi dengan penyimpanan offstorage atau penyimpanan diluar gedung kantor.

Komunikasi dengan pelanggan harus di backup dengan operasi dan pelayanan. Persyaratan operasi dan pelayanan dilaksanakan dengan pengendalian, pengesahan, identifikasi mampu telusur, status kepemilikan kearsipan.(dokumen SP2D dan Dokumen lelang), Perilindungan dan monitoring serta pelaporan.