SEWA PENYIMPANAN ARSIP DITJEN MIGAS

A. Persoalan

Pernyataan tentang persoalan yang akan dipecahkan adalah:

Kapasitas simpan ruang arsip yang dimiliki ditjen migas hanya 1200 boks. kapasitas  simpan tersebut tidak mencukupi untuk menyimpan arsip ditjen Migas. Permasalahan ruang simpan menjadikan ruang kerja penuh dengan arsip. Pertumbuhan arsip kertas yang tinggi di Ditjen Migas belum seimbang dengan kapasitas ruang simpan

B. Praanggapan

Dugaan yang beralasan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang yaitu:

Ditjen Migas telah menyimpan sebanyak 2500 boks arsip di Pusat Arsip ESDM sehingga kavling untuk Ditjen Migas telah terlampaui. Dibutuhkan ruang arsip selain gedung plaza centris dan gedung pusat arsip KESDM untuk menyimpan arsip Ditjen Migas.

C. Fakta yang Mempengaruhi

Fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan yakni:

Ditjen Migas hanya menempati lantai 6, 7, 8, 11, 15, 16 di gedung plaza centris. Ditjen Migas mengalami kendala status penggunaan Gedung Plaza centris . Status Pengguna Gedung Plaza centris tidak berada di Ditjen Migas melainkan oleh sekjen KESDM.

Letak yang stretegis untuk dunia bisnis dan perkantoran pada lokasi Jl HR Rasuna said dan masih belum terpenuhinya kebutuhan ruang untuk ruang kerja Ditjen Migas menjadikan dasar tidak dapat tersedianya ruangan penyimpanan arsip.

D. Analisis

Pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan ditinjau dari kekuatan, akibat, keuntungan/kerugiannya sebagai berikut:

Tersedianya layanan Jasa Penyimpanan di Arsip Nasional RI. Selain itu adalah adanya peraturan yang melegalkan bahwa arsip dapat dititip simpankan dengan model penyewaan ruang simpan arsip kepada pihak ketiga

Terdapat standar beaya penyimpanan berupa PerPres mengenai tariff PNBP di ANRI mengenai harga satuan sewa penyimpanan arsip.

Fakta lain adalah terdapat kementerian dan lembaga yang telah menyewa ruang simpan di ANRI antara lain adalah BKPM, KPK, KEMLU, Bank DKI, dan Kem PAN dan RB

E. Simpulan

Cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yaitu:

Di dalam perencanaan kegiatan, Bagian umum dan kepegawaian (sebagai unit kearsipan Ditjen Migas) mengalokasikan anggaran belanja jasa lainnya penyimpanan arsip pada RKAKL Ditjen Migas.

Unit kearsipan melayangkan surat Sekretaris Ditjen Migas mengenai permintaan penyewaan ruang simpan arsip yang ditujukan kepada Kepala Pusat Jasa Kearsipan ANRI.

Bersama Pejabat Pembuat Komitmen Penunjang  (P2K Penunjang)Ditjen Migas, Unit kearsipan membahas kontrak atau surat perjanjian penyimpanan arsip antara Ditjen Migas dengan Pusat Jasa Kearsipan ANRI.

Berdasarkan Perjanjian Penyimpanan arsip antara Ditjen Migas dengan Pusat Arsip Ditjen Migas yang disyahkan oleh P2K Penunjang dan Kepala Pusat jasa Kearsipan ANRI maka pembayaran Sewa Penyimpanan arsip dapat terlaksana.

F. Saran

Kemitraan antara pemerintah dengan pemerintah menjadi solusi yang dapat dilakukan untuk melaksanakan urusan kearsipan. Permasalahan ruang simpan arsip dapat teratasi jika melakukan koordinasi dengan lembaga yang menangani bidang kearsipan yakni ANRI.