FASILITASI PENDATAAN UNTUK PEMINDAHAN ARSIP

A. Persoalan

Pernyataan tentang persoalan yang akan dipecahkan adalah:

Unit pengolah (unit kerja eselon III di lingkungan Ditjen Migas) melayangkan nota dinas permintaan pemindahan Arsip ke unit kearsipan (bagian Umum dan Kepegawaian). Berdasarkan disposisi dari Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian, arsiparis Ditjen Migas memindahkan arsip dari ruang kerja unit pengolah ke ruang pengolahan unit kearsipan. Arsip yang akan dipindahkan dalam media kardus kardus besar yang tidak disertakan data secara detil.

B. Praanggapan

Dugaan yang beralasan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang yaitu:

Pemindahan arsip harus melampirkan berita acara pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan. Berita acara tersebut akan ditandatangani pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan. Berita acara yang baik dan benar adalah melampirkan daftar arsip secara detil.

C. Fakta yang Mempengaruhi

Fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan yakni:

Unit pengolah mempunyai hambatan secara teknis dan ketidakberadaan pegawai yang melakukan pendataan secara detil. Hambatan tersebut menjadikan arsip yang dipindahkan berupa kardus kardus besar atau dalam container besar.

D. Analisis

Pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan ditinjau dari kekuatan, akibat, keuntungan/kerugiannya sebagai berikut:

Keuntungan pemindahan arsip dengan adanya berita acara sekaligus terlampir daftar arsip akan memberikan kejelasan secara administrasi. Hal tersebut mencegah agar arsip yang dipindahkan sudah jelas dan tidak ada anggapan arsip nyasar/hilang.

Akibat adanya daftar arsip maka kegiatan pengolahan oleh unit kearsipan menjadi mudah. Daftar arsip akan dikompilasi ke dalam daftar arsip. Daftar arsip disusun dan diurutkan berdasar ubit kerja eselon II.

Kekuatan unit pengolah adalah mempunyai arsiparis dan petugas arsip yang sanggup dan mampu untuk melakukan pendataan arsip.

E. Simpulan

Cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yaitu:

.

Unit kearsipan (Bagian Umum dan Kepegawaian Ditjen Migas) memberikan fasilitasi pendataan bagi unit pengolah. Hasil pendataan inilah yang akan dikoreksi oleh unit pengolah, apakah arsip memang layak untuk dipindahkan.

F. Saran

Fasilitasi pendataan arsip dari unit pengolah sebaiknya dilaksanakan oleh unit kearsipan. Hal tersebut menjembatani hembatan dalam keengganan pemindahan arsip oleh unit pengolah. Jika fasilitasi pendataan arsip sebelum dipindah akan menjamin daur hidur arsip.