IDENTIFIKASI ARSIP VITAL

Arsip penetapan Terms and Conditions (T&C) yang nantinya akan dituangkan dalam Kontrak Kerja Sama (KKS) / kontrak karya Di Ditjen Migas

I. PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Identifikasi arsip vital merupakan kebutuhan untuk menyusun program arsip vital / prioritas perlindungan dari ancaman bencana. Program arsip vital mendasarkan pada kebutuhan unit pengolah terhadap informasi dalam menjalankan tugas dan fungsi / pengelolaan trasaksi aktivitas kerja pada kondisi yang tidak normal. Program arsip vital juga membuat perlindungan terkait hukum dan kerugian financial serta memberikan arahan agar unit pengolah mengarahkan pegawai dalam bentuk sistem kerja / intruksi kerja.

Dalam rangka memulai dan menjalankan pengusahaan gas di suatu wilayah kerja maka perlu dibuat bentuk syarat dan ketentuan (Terms and Conditions) pokok kontrak kerja sama berupa bagi hasil atau split, bonus, FTP, Relinquishment dan minimum komitmen eksplorasi. Terms and Conditions akan ditungkan ke dalam KKS dan sifatnya mengandung hak dan kewajiban kontraktor.

Adapun hak yang didapat kontraktor adalah bagi hasil, biaya cost recovery dari kegiatan eksplorasi, serta biaya investasi dan operasional pada masa eksploitasi. Adapun kewajiban kontraktor adalah ketentuan yang tertuang di dalam terms and conditions serta pembangunan sarana umum atau comunity development.

Untuk menentukan terms and conditions terlebih dahulu Ditjen Migas mengevaluasi kembali hasil studi/evaluasi bersama potensi pada wilayah yang akan ditawarkan. Evaluasi diutamakan pada asumsi perhitungan keekonomian berdasarkan perkiraan jumlah cadangan gas in place (GIP) yang didapat dari perhitungan secara teknik geologi dan geofisik. Berdasarkan asumsi perhitungan keekonomian akan ditentukan bagi hasil atau split sehingga perbandingan penerimaan negara dan penerimaan kontraktor serta besaran ceiling cost untuk membayar biaya cost recovery dapat dihitung. Dalam hal ini juga ditjen Migas mengundang pihak SKMIGAS untuk dapat memberikan bahan pertimbangan mengingat SKMIGAS adalah suatu badan yang melakukan pengendalian kegiatan usaha hulu bidang minyak dan gas bumi. Hal-hal lain yang akan dituangkan juga adalah sanksi-sanksi untuk kontraktor apabila kontraktor lalai dalam melaksanakan kewajiban-kewajiban yang tertuang di dalam KKS atau pemutusan kontrak secara sepihak oleh Pemerintah.

Rangkaian aktivitas kerja yang harus dilakukan agar proses penetapan T&C dan KKS dapat dilakukan setelah ditentukan syarat-syarat dan segala ketentuan yang berlaku dengan memperhatikan keuntungan bagi negara juga keuntungan untuk kontraktor atau bagi hasil (split), komitmen-komitmen yang wajib dilakukan kontraktor baik masa eksplorasi maupun masa eksploitasi, pengembalian sebagian wilayah kerja kepada Pemerintah dan peraturan yang terkait dengan perpajakan disamping tetap memberikan iklim investasi yang kondusif bagi investor migas

.

1.2. Rumusan Masalah

Pada penulisan ini dapat dirumuskan “Apakah arsip penetapan T&C merupakan arsip Vital?”

II. Pembahasan

2.1 Hasil dan Analisa

Analisa untuk mengidentifikasi arsip vital dapat dilihat dari poin poin sebagai berikut:

1.	Organisasi / unit pengolah serta keterkaitan dengan unit pencipta yang lain	:	1.  Menteri ESDM cq. Biro Hukum dan Kerjasama beralamat di medan Merdeka Selatan no.18 2.  Ditjen Migas cq. Direktorat Pembinaan Usaha hulu Migas beralamat di Gedung Plaza centris Jl HR Rasuna Said 3.  Satuan Kerja Khusus Miga (SKK Migas) beralamat di gedung Wisma Mulia Jl. Gatot Subroto 4.  Perusahaan minyak (K3S) atau Kontraktor beralamat sesuai dengan kontraktor yang telah ditetapkan
2.	Nasib akhir di Jadwal Retensi Arsip	:	Jangka waktu simpan aktif adalah 2 tahun setelah disetujui, Jangka waktu simpan inaktif adalah 5 tahun dan nasib akhirnya Permanen
3.	Bentuk Ancaman / Kelas	:	Hukum dan Kerugian Negara
4.	Fungsi organisasi yang tidak dapat bekerja	:	Pemerintah sebagai kuasa pertambangan
5.	Konsekuensi dari kehilangan arsip	:	Kehilangan dasar perhitungan bagi hasil, biaya cost recovery dari kegiatan eksplorasi, serta biaya investasi dan operasional pada masa eksploitasi.
6.	Kesulitan yang akan dihadapi	:	Rusaknya iklim investasi bagi investor migas.
7.	Berapa beaya dan waktu serta tenaga yang dibutuhkan untuk penciptaan arsip, dapat dijadikan dasar untuk merekonstruksi kembali jika arsipnya hilang/rusak	:	Terdapat 4 unit yang terkait dengan penciptaan arsip untuk mendapatkan kembali arsip tersebut, Waktu yang dibutuhkan 63 hari kerja yakni: 1.    21 hari kerja untuk mereview oleh ditjen migas 2.    21 hari kerja untuk pembahasan bersama 3.    7 hari kerja untuk melakukan rekomendasi dan pelaporan 4.    14 hari kerja untuk mendapat pertimbangan dari SKKMIGAS dan pelaporan ke Menteri ESDM
8	Informasi yang dapat mengganti	:	1.      Review /Evaluasi pada asumsi perhitungan keekonomian berdasarkan perkiraan jumlah cadangan gas in place (GIP) yang didapat dari perhitungan secara teknik geologi dan geofisik. 2.      Berupa data bagi hasil atau split, bonus, FTP, Relinquishment dan minimum komitmen eksplorasi
9	System apakah yang dipergunakan Computer, disc,	:	Sistem informasi computer / database dan MS Excel
10	Hubungan arsip dengan arsip lain	:	1.    Jenis / seri arsip: Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja 2.    Laporan Final studi Wilayah Kerja 3.    Dokumen Kontrak Kerja Sama 4.    Arsip / berkas Konsultasi Daerah dalam rangka Penawaran Wilayah Kerja

III. Kesimpulan

Presentase arsip vital atau jumlah arsip vital sangat sedikit yakni terbagi dalam tiga kategori yakni essential, usefull, dan non essential. Kategori essential jika arsip tidak dapat digantikan dengan arsip lain dan untuk mendapatkan kembali informasi memerlukan beaya mahal dan tingkat kesulitan tinggi. Kategori usefull jika informasi dapat tergantikan dan arsip dapat diketemukan pada lokasi dan unit pencipta lainnya. Kategori non essential jika berupa catalog, brosur sebagai data pendukung

Arsip penetapan T&C yang akan dituangkan di dalam kontrak karya sumber daya alam, secara umum dikategorikan di dalam arsip vital. Arsip tersebut menjadi vital karena sifat yang tidak dapat digantikan oleh sumber lain jika sudah disetujui. Arsip tersebut menjadi bagian dari dokumen kontrak karya yang termasuk kategori arsip terjaga.

Dari hasil analisa dapat disimpulkan, tidak semua seri arsip penetapan T&C memiliki kategori essential, karena jika berupa hasil pembahasan, laporan rekomendasi dapat diketemukan di Kantor Menteri ESDM cq. Biro Hukum dan Kerjasama, diketemukan di Perusaan minyak/kontraktor. Sedangkan untuk pertimbangannya dapat diketemukan di kantor SKMIGAS

Kategori essential terletak pada bahan Review /Evaluasi pada asumsi perhitungan keekonomian berdasarkan perkiraan jumlah cadangan gas in place (GIP) yang didapat dari perhitungan secara teknik geologi dan geofisik, Berupa data bagi hasil atau split, bonus, FTP, Relinquishment dan minimum komitmen eksplorasi. Bahan atau data ini merupakan data olahan yang berada di basisdata yang telah diolah dan memerlukan waktu bertahun tahun. Walau dapat diketemukan sumber data lain yakni sumber daya laporan studi bersama wilayah kerja dan berkas Konsultasi Daerah dalam rangka Penawaran Wilayah Kerja namun memerlukan waktu yang lama yakni 21 hari kerja dan beaya yang tinggi.

Kategori non essential yakni berupa data dukung yakni laporan final studi bersama wilayah kerja dan berkas Konsultasi Daerah dalam rangka Penawaran Wilayah Kerja

Sumber:

1.    Permen ESDM nomor 18 Tahun 2011 tentang JRA Substantif Minyak dan Gas Bumi

2.    SOP Ditjen Migas diberlakukan di Direktorat Pembinaan Usaha Hulu Migas tahun 2009 tentang penetapan Terms and Conditions (T&C)

3.    Vital Records and Records Disaster Mitigation and Recovery: An Instructional Guide tahun 1999 Web Edition Washington University

4.    Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral No. 035 Tahun 2006 tentang Tatacara Penetapan dan Penawaran Wilayah Kerja Minyak dan Gas Bumi.

5.    Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral No. 036 Tahun 2008 tentang Pengusahaan Gas Metana Batubara.

6.    Keputusan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 1203K/10/MEM/2009 tanggal 29 April 2009 tentang Pelimpahan Sebagian Wewenang Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral di Bidang Minyak dan Gas Bumi.