Alihmedia Arsip Keuanngan

I.       LATAR BELAKANG

1.1      Dasar Hukum (PP No.82 tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 tahun 2009 tentang kearsipan

Dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan akses, arsip dinamis dapat dilakukan alih media. (pasal 37 ayat 5). Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan alih media arsip (pasal 40 ayat 3). Untuk mendukung terwujudnya pengelolaan arsip, pencipta arsip dan lembaga kearsipan dapat melakukan alih media dan autentikasi arsip yang dikelolanya (Pasal 104).

1.2      Maksud dan Tujuan

Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dalam melakukan alih media arsip pimpinan masing-masing pencipta arsip menetapkan kebijakan alih media arsip. Alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi. Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

1.3      Administratif alihmedia

Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media. Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan.

Berita acara alih media arsip dinamis sekurang-kurangnya memuat: waktu pelaksanaan; tempat pelaksanaan; jenis media;jumlah arsip; keterangan proses alih media yang dilakukan; pelaksana; dan penandatangan oleh pimpinan unit pengolah dan/atau unit kearsipan.

Daftar arsip dinamis yang dialihmediakan sekurang-kurangnya memuat: unit pengolah; nomor urut; jenis arsip; jumlah arsip; kurun waktu; dan keterangan. Pelaksanaan alih media arsip dinamis ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip. Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

II.       HASIL PEKERJAAN

2.1      Nilai informasi dan kepentingan akses

Dalam rangka mempersiapkan data dukung pemeriksaan dengan metode e-audit atau metode pada umumnya kepada para auditor, file pdf hasil alihmedia SP2D beserta lampirannya mempunyai nilai informasi. Hal tersebut untuk memberikan kemudahan akses para auditor dalam melakukan pemeriksaan.

Kondisi arsip yang sering dicek merubah susunan asli dan berkas berkas yang telah disusun. Dengan file pdf hasil alihmedia, maka berkas asli dapat disimpan untuk kepentingan yang lebih besar. Berkas SP2D yang sering dipinjam untuk penyelesaian pemeriksaan, banyak kemungkinan tidak kembali maka dengan file fdf hasil alih media yang dapat diterima auditor maka secara tidak langsung terdapat usaha pemeliharaan fisik arsip.

2.2      Berita Acara Alih Media

Pada hari tanggal bulan tahun bertempat di Kantor Ditjen Migas yang beralamat di Gedung Plaza centris Jl. HR Rasuna Said Kav-B5 Kuningan Jakarta selatan kami masing masing

1 Kepala Bagian Keuangan Sekretariat Ditjen Migas selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA

2 PT ABCD selanjutnya disebut PIHAK KEDUA

Telah melaksanakan pemindaian menggunaan mesin pemindai atas berkas SP2D bentuk kertas kedalam format elektronik PDF sejumlah dan 45000 lembar sebagaimana daftar alihmedia

2.3      Daftar Arsip yang dialihmediakan di bagian Keuangan Ditjen Migas

No.	Jenis Arsip	Jumlah		Tahun
		Data	Lembar
1	Arsip SP2D Kelompok PJDGB			2012
2	Arsip SP2D Kelompok PIGBT			2012
3	Arsip SP2D Kelompok LPG			2012
4	Arsip SP2D Kelompok Non Fisik			2012
5	Arsip SP2D Kelompok Penunjang			2012
6	Arsip SP2D Kelompok Fisik			2012

  III.        REKOMENDASI

Dalam rangka usaha pemeliharaan arsip maka dilaksanakan alihmedia SP2D lembar kedua beserta lampirannya. Keuntungan dengan dilakukan alihmedia adalah untuk menyongsong era elektronik audit dan kemudahan akses bagi para auditor. Kegiatan ini dapat direkomendasikan hal hal sebagai berikut:

3.1         Pemilihan atas informasi dan kepentingan akses menjadi dasar pelaksanaan alihmedia;

3.2         Mengusahakan tidak semua arsip dialihmediakan dikarenakan asas manfaat dan murahnya beaya;

3.3         Jika informasi jarang diakses, maka manfaat kegiatan alihmedia akan kurang dirasakan;

3.4         Dalam rangka mendokumentasikan laporan pekerjaan pelaksanaan DIPA yang terdapat aliih informasi, dapat dilakukan alihmedia;

3.5         Kegiatan pendokumentasian seperti laporan konsyinyering akan mendukung pelaksanaan penilaian mandiri reformasi birokrasi;

3.6         Alihmedia pada berkas SP2D belum mencakup untuk laporan pekerjaan, untuk itu, dapat dilanjutkan dengan mengalihmediakan hasil pekerjaan.

3.7         Sebaiknya melakukan alihmedia setelah dilakukan penataan dengan alas an, berkumpulnya arsip SP2D pada tiap termin setelah dilakukan penataan arsip;

3.8         Penamaan file pdf hasil alih media dengan nomor SP2D beserta jumlah lembar;

3.9         Penyimpanan file hasil alihmedia pada folder – folder sesuai dengan kelompok arsip;

3.10      Pengaturan alat alihmedia dengan berwarna dengan resolusi yang disesuaikan untuk menghasilkan hasil file pdf yang maksimal;

3.11      Mengusahakan backup file hasil alihmedia pada flashdisk atau CD untuk mengantisipasi kehilangan dan korrupnya file;

3.12      Pertimbangan untuk memberikan password sebagai alat keamanan file agar tidak mudah diakses oleh sembarangan orang;

3.13      Tetap memberikan perhatian dengan penganggaran dan tindaklanjut upload pada system database untuk memberikan perlindungan file hasil alihmedia