PROPOSAL PENILAIAN KEBUTUHAN SOP KEARSIPAN DI DITJEN MIGAS

LATAR BELAKANG

SOP Kearsipan yang telah dimiliki oleh Ditjen Migas perlu dilihat kembali untuk mengidentifikasi perubahan perubahan yang diperlukan. Perubahan SOP Kearsipan tersebut mendasarkan pada lingkungan operasional dan kebutuhan Ditjen Migas serta kebijakan di bidang kearsipan.

1.1 Lingkungan Operasional

Lingkungan Operasional  Kearsipan di Ditjen Migas mempunyai peran untuk menterjemahkan pemberian dukungan administrasi kepada Ditjen Migas yang dilaksanakan oleh Sekretariat Ditjen Migas. Kearsipan merupakan  tugas pelaksanaan urusan ketatausahaan dan melekat pada fungsi bagian umum dan kepegawaian (Permen  ESDM nomor 18 tahun 2010). Kegiatan operasional kearsipan dilaksanakan oleh dua orang arsiparis dan empat petugas arsip honorarium bersama siswa magang (SMK). Penanggungjawab kinerja dilaksanakan oleh Sekretaris ditjen Migas sedangkan penanggungjawab kegiatan dilaksanakan oleh Kepala bagian Umum dan Kepegawaian dan peran manager tingkat bawah dibawah kepemimpinan Kasubag Tata Usaha.Dalam tinjauan organisasi kearsipan Sekretariat Ditjen Migas merupakan unit kearsipan I (permen ESDM nomo 056 tahun 2006) yang mempunyai sifat kewenangan otonom, namun pada tinjauan organisasi KESDM mempunyai hubungan koordinatif dengan sekretariat Jenderal KESDM cq. Biro Umum KESDM.

1.2 Kebutuhan Kearsipan oleh Ditjen Migas

Pihak pihak yang membutuhkan kearsipan adalah unit pencipta arsip yang terdiri unit kerja penanggung kegiatan di lingkungan Ditjen Migas, Pejabat structural, pejabat pelaksana anggaran seperti PPK sampai dengan staf/pejabat fungional umum dan tertentu. Pihak pihak tersebut membutuhkan kearsipan untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai pertanggungawaban, terkelolanya arsip sehingga mudah ditemukan dan terpeliharanya arsip2 dalam kurun waktu tertentu.
Gedung Plaza centris tidak memberikan ruang kerja yang cukup luas sehingga tidak memadai dalam penyediaan ruang penyimpanan arsip. Arsip yang tercipta tidak sebanding dengan kegiatan pengurangan arsip yang sudah tidak terpakai. Kenyataan di lapangan bahwa banyak dijumpai ruang kerja unit kerja eselon III dipenuhi tumpukan arsip arsip dalam kardus berukuran besar atau kontainer container. Hal ini menyebabkan ruang kerja terasa tidak nyaman
Kebutuhan ruang kerja yang nyaman tanpa dipenuhi tumpukan arsip serta ketersediaan arsip sebagai pertanggungjawaban kegiatan serta terpeliharanya arsip sampai dengan kurun waktu tertentu merupakan kebutuhan Ditjen Migas terhadap kearsipan.

1.3 Kebijakan di bidang Kearsipan

Undang Undang RI nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan memberikan sanksi administrative kepada pejabat, pimpinan instansi dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan pengelolaan arsip dinamis (pasal 40 ayat 4), penyediaan arsip dinamis untuk kepentingan pengguna yang berhak (psl 42 ayat 1), dan pemberkasan pelaporan penyerahan salinan autentik arsip kontrak karya ke ANRI (pasal 43 ayat 1,2,3), mimiliki Jadwal Retensi Arsip (psl 48 ayat 1), program arsip vital (psl 56 ayat 1). Sangsi administratif tersebut adalah teguran lisan, penurunan pangkat dan pembebasan dari jabatan. Sedangkan ketentuan pidana diberikan kepada pejabat yang dengan sengaja tidak melakukan pemberkasan dan pelaporan arsip kontrak karya ke ANRI pidana penjara paling lama 10 tahun dan denda paling banyak 500 juta rupiah

RUMUSAN MASALAH

Penulis merumuskan masalah untuk memberikan batasan penulisan yakni “Apa saja Jenis  kebutuhan SOP Kearsipan pada Ditjen Migas”

MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud penulisan ini adalah menginventarisasi dan melakukan penilaian Kebutuhan SOP Kearsipan pada Ditjen Migas. Sedangkan tujuan penulisan ini adalah melaksanakan pengembangan profesi arsiparis “membuat karya tulis bidang kearsipan” dan memberikan masukan kepada pemangku kepentingan di Ditjen Migas

KERANGKA PEMIKIRAN

4.1   Permen PAN dan RB No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

Aspek aspek dalam penentuan prosedur operasional adalah kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselaran, keterukuran, dinamis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum dan kepastian hukum. Berdasarkan aspek tersebut di atas, SOP Kearsipan akan diuji satu per satu. Hasil pengujian akan memberikan informasi keuntungan dan kerugian dari setiap SOP.

Jenis jenis SOP Administrasi Pemerintahan antara lain, SOP Administratif, SOP Teknis, SOP Makro, SOP Mikro, SOP Final, Sop Parsial, SOP Generik/Umum,  SOP Spesifik.

4.2   Daur Hidup Arsip

Betty ricks et al , information and image management: a records system approach (ohio: south-western publishing) hlm 14 membagi 5 elemen daur hidup arsip sebagai berikut

• Penciptaan meliputi tata persuratan, formulir, laporan, gambar, cetakan, bentuk mikro, arsip elektronik
• Pendistribusian meliputi distribusi internal dan eksternal
• Penggunaan meliputi pembuatan kebijakan, pendokumentasian, tanggapan, referensi dan kebutuhan hukum
• Pemeliharaan meliputi pemberkasan, penemuan kembali, pemindahan
• Penyusutan meliputi penyimpanan inaktif, arsip statis, dinilai kembali, musnah

4.3   PP No. 82 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. Pencipta arsip salah satunya adalah lembaga negara. Pelaksanaan pengelolaan arsip dilakukan oleh arsiparis. Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan: penciptaan, penggunaan, pemeliharaan; dan, penyusutan.

Penciptaan arsip meliputi kegiatan pembuatan arsip dan penerimaan arsip. Pembuatan arsip terdiri tahap registrasi distribusi, tindakan pengendalian, dokumentasi , memelihara dan menyimpan dokumentasi, serta menjaga autentisitas .Penerimaan arsip terkait pihak yang berhak menerima. registrasi, distribusi diikuti dengan tindakan pengendalian, serta menjaga autentisitas

Penggunaan Arsip Dinamis terkait ketersediaan dan autentisitas akses bagi kepentingan pemerintahan dan masyarakat penggunaan internal dan kepentingan publik. Penggunaan meliputi ketersediaan, pengolahan, penyajian, dan alih media.  

Pemeliharaan arsip dinamis meliputi  pemberkasan,  penataan, penyimpanan, dan alih media. Penyusunan daftar arsip dan daftar berkas dilaksanakan untuk arsip aktif sedangkan untuk arsip inaktif dilaksanakan penataan. Penataan Arsip inaktif meliputi pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, dan penyusunan daftar arsip inaktif. Penyimpanan arsip memastikan keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan JRA. Alih media arsip memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi. Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan. Alih media arsip diautentikas, membuat berita acara yang melampirkan daftar arsip.