PENGOLAHAN DAFTAR ARSIP SECARA TEMATIK

1. 1.   DASAR HUKUM

Peraturan Kepala ANRI nomor 26 tahun 2011 tentang Tata Cara Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Pubik mendasarkan pada ketentuan perundangan tentang keterbukaan informasi publik dan tentang kearsipan.

1. 2.   LATAR BELAKANG

Selama ini penataan arsip hanya menghasilkan daftar arsip inaktif. Penataan belom dimanfaatkan secara optimal. Arsip ditata untuk disimpan kurun waktu tertentu sebelum dihapuskan. Daftar arsip dipergunakan untuk mencari jika sewaktu waktu dibutuhkan. Di Ditjen Migas, rata-rata penelusuran arsip sering ditemukan pada arsip SP2D (arsip Keuangan) untuk kebutuhan pemeriksa baik auditor internal atau eksternal. Daftar arsip inaktif belom diolah arsip secara tematik untuk kebutuhan pelayanan informasi publik.

1. 3.   HASIL YANG DIHARAPKAN

Hasil yang diharapkan adalah menyerahkan pengolahan daftar arsip inaktif ke pusat pelayanan informasi publik. Melalui nota dinas dari unit kearsipan ke unit infomasi hukum dan pengelolaan informasi Ditjen Migas menyampaikan hasil pengolahan secara tematik untuk dijadikan referensi dalam pelayanan informasi publik.

1. 4.   TELAAHAN

Terdapat tiga hal yang perlu diperhatikan dalam pengolahan isi informasi arsip yakni mengenai penentuan tema, keberadaan arsip, dan menguraikan isi informasi serta pembatasan  selama enam bulan dalam anggaran berjalan.

4.1.       Penentuan Tema

Berdasarkan isu yang berkembang terdapat salah satu contoh kasus berikut. Pernyataan untuk melindungi hak- hak bisnis atau persaingan usaha, Ditjen Migas masih menutup informasi mengenai perusahaan yang telah mendapatkan ijin atau rekomendasi. Jika menilik bentuk naskah, perijinan berbentuk Surat Keputusan. Klasifikasi naskah dinas penetapan adalah terbuka untuk publik. Contoh lain adalah kontrak kerjasama minyak saja disengketakan untuk terbuka, maka ijin dan rekomendasi tersebut bisa jadi dapat bersifat terbuka. Keputusan komisi informasi mengenai sengketa informasi mengenai kontrak kerjasama masih dalam proses. Saat ini kepentingan bisnis saja masih belum dapat mematahkan hak mendapatkan informasi publik.

Isu apakah yang menarik sehingga dapat merumuskan tema. Selama ini isu paling hangat di kearsipan adalah adakah arsip yang tertua. Isu isu mengenai akuntabilitas dan transparansi pelaksanaan pengelolaan keuangan Negara.

Tema apakah yang menarik yang dapat dikonsumsi oleh publik. Publik Ditjen Migas ada dua, yakni publik di luar kantor dan publik di dalam kantor (pegawai pejabat sampai dengan auditor).

4.2.       Keberadaan Arsip

Keberadaan arsip Ditjen Migas berada di central file masing masing direktorat, di bagian umum dan kepegawaian sebagai record center 2, di ruang sewa, dan di Pusat Arsip KESDM.  Memperhatikan keberadaan arsip berarti mengkaitkan dengan keutuhan informasi. Untuk itu keberadaan arsip Ditjen Migas, masih memerlukan perhatian dari segi tenaga pelaksana karena yang ada di unit pengolah hanya berupa daftar surat masuk dan surat keluar. Untuk daftar isi berkas, belum terdapat pelaksana yang menanganinya.

4.3.       Mengurai isi informasi

Yang ketiga dalam telaah ini adalah melakukan penguraian isi informasi arsip. Karangan apa yang perlu dituangkan sehingga dapat menyajikan informasi yang sesuai dengan tema. Penulis berusaha mencontohkan mengenai dokumen pengadaan. Dalam dokumen pengadaan terdapat beberapa hal tentang keberadaan maupun fungsi fungsi yang menjalankan sehingga menjadi datu pertanggungajwaban yang utuh. Jika standarnya kalimat terdapat subyek, predikat dan obyek sampai dengan keterangan. Maka karangan tentang uraian infomasi harus menjelaskan hal tersebut.

Dokumen pengadaan yang berada di pejabat pengadaan/pokja. Informasi apakah yang terkait proses pemilihan penyedia jasa. Kemudian dokumen pengadaan serta pekerjaan beralih ke pejabat pembuat komitmen. Memang memerlukan banyak waktu dan perhatian sehingga setiap lembar per lembar dokumen yang dihasilkan harus lengkap. Siapakah pemenang untuk pekerjaan A, apakah dasar pemenangan, bukti apakah yang memenangkan, bagaimanakah bentuk kontrak perjanjian pekerjaan, dan sampai dengan ke pejabat penandatangan SPM terkait dengan permbayaran.

Proses pengolahan intinya adalah menghubungkan keutuhan informasi. Satu keutuhan informasi itu indikatornya apa y? jika satu surat bersama lampirannya trus ditindaklanjuti menjadi naskah yang diharapkan, apakah sudah menjadi satu kesatuan informasi?

4.4.       Pembatasan enam bulan anggaran berjalan

Pembatasan waktu selama 6 (enam) bulan terhitung selama anggaran berlangsung ini menjadi menarik. Karena untuk arsip inaktif yang diserahkan ke record center terkait dengan tingkat kesadaran unit kerja dalam menyerahkan arsipnya.  Bahkan untuk penyerahan tidak beserta daftar arsipnya. Disini sangat dibutuhkan ketersediaan pegawai untuk dapat memenuhi pembatasan waktu tersebut.

Selain itu stigma diantara para pegawai untuk menyimpan arsipnya masih sangat tinggi. Para pejabat dan pegawai masih mempertahankan arsipnya berada di kolong kolong meja untuk mengantisipasi kebutuhan akan informasi.

1. 5.   REKOMENDASI

Tulisan ini merekomendasikan bahwa untuk mendukung pelayana public yang optimal, maka diperlukan perhatian dari para pejabat. Perhatian tersebut dalam bentuk alokasi pembeayaan dan atau tenaga untuk membuat daftar isi berkas di unit kerja atau tiap direktorat. Berkas yang selesai dalam tindak lanjut, sebaiknya untuk segera di serahkan ke records center.