ARSIP KEUANGAN (1)

PENDAHULUAN

Berdasarkan Pasal 2 Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, setiap satuan organisasi di lingkungan KESDM mempedomani dalam penyusutan arsip keuangan. Dan berdasarkan pasal 5, setiap satuan organisasi di lingkungan KESDM wajib berkoordinasi dengan Sekretariat Jenderal KESDM sebagai unit Pembina Kearsipan KESDM.

Dalam mengartikan arsip keuangan berikut beberapa definisi yang tersebut dalam peraturan termaksud

o   Arsip Keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan pertanggungjawaban keuangan/fiscal sehubungan pelaksanaan kegiatan administrasi keuangan, meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan pertanggungjawaban

o   JRA Keuangan KESDM adalah Jadwal retensi mengenai arsip kegiatan pengelolaan keuangan di lingkungan Kementerian ESDM yang berisi jenis arsip, retensi dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnakhan, dinilai kembalu atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip keuangan di lingkungan KESDM

o   Jenis arsip adalah kelompok dokumen yang diatur dalam suatu system pemberkasan tertentu atau dipertahankan sebagai satuan unit karena mereka tercipta dari kesamaan proses akumulasi dan pemberkasan, kesamaan aktivitas, memiliki bentuk khusus atau karena beberapa keterkaitan erat lain yang muncul dari penerimaan, penciptaau atau penggunaannya

o   Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip

Sebagai pedoman, peraturan tersebut menjadi petunjuk laksana bagi unit kearsipan di lingkungan KESDM yakni Sekjen ESDM, Ditjen Migas, Ditjen Ketenagalistrikan, Ditjen Mineral dan Batubara, Ditjen EBTKE, Badan Geologi, Badan Litbang, dan Badan Diklat.

Permasalahan kearsipan di lingkungan KESDM, seolah berkurang karena ditetapkan peraturan tentang JRA keuangan sebagai pedoman dalam pengurangan jumlah arsip. Sebagaimana di Ditjen MIgas pertumbuhan arsip keuangan pada setiap tahunnya kurang lebih 300 boks (ukuran boks 20). Jika akumulasi rata rata arsip harus disimpan 5 tahun, berarti terdapat 1500 boks arsip yang harus disimpan. Hal tersebut menunjukkan bahwa tingginya tingkat pertumbuhan arsip, akan menimbulkan permasalahan kurangnya tempat penyimpanan fisik arsip serta kurangnya arsiparis yang mengelola sampai dengan anggaran kearsipan yang semakin banyak.

Jika berpijak bahwa adanya suatu kebijakan yang termuat di dalam peraturan adalah menjadi solusi permasalahan, tulisan ini menetapkan batasan masalah “Apakah JRA keuangan yang ditetapkan pada tanggal 5 September 2013 oleh menteri ESDM menjadi kunci jawaban atas permasalahan kearsipan???

PEMBAHASAN

Secara garis besar, jenis arsip keuangan terbagi menjadi Rencana , Penyusunan, Pelaksanaan, Pinjaman, Pengelola, Sistem Akutansi, SIMAK BMN, dan Pertanggungjawaban. Prosentase jenis arsip pelaksanaan anggaran menempati urutan terbanyak diantara jenis arsip keuangan lainnya.

Jenis arsip pelaksanaan anggaran yang terbanyak yakni belanja atau lebih seringnya para arsiparis mengenal SP2D/SPM beserta lampirannya. Terdapat beberapa jenis SPM/SP2D Belanja yakni belanja pegawai, belanja barang dan belanja modal.

Beberapa pertimbangan yang dipergunakan dalam menilai umur simpan suatu arsip adalah sebagai berikut. Pertimbangan arsip memiliki keterangan musnah ditetapkan apabila pada masa akhir Retensi Arsip tidak memiliki nilai guna lagi. Pertimbangan arsip memiliki keterangan permanen apabila arsip dianggap memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna skunder. Pertimbangan arsip akan dinilai kembali apabila arsip dianggap berpotensi menimbulkan sengketa hukum.

Berdasarkan Lampiran Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, arsip SP2D memiliki keterangan dinilai kembali. Berdasar pertimbangan disebutkan bahwa arsip tersebut dianggap berpotensi menimbulkan sengketa hukum.

SP2D/SPM untuk jenis belanja pegawai, memiliki masa aktif selama 1 tahun, dan masa inaktif/tidak dipergunakan secara langsung selama 5 tahun. Itu artinya arsip SP2D belanja pegawai harus disimpan selama 6 tahun dan memiliki keterangan dinilai kembali.

Penulis berpendapat bahwa keputusan Pertimbangan yang dipergunakan untuk menilai SP2D/SPM belanja pegawai memiliki potensi sengketa hukum adalah berlebihan. Jenis arsip berupa daftar gaji, uang makan dan uang lembur, merupakan aktivitas kewajiban negara memberikan hak kepada pegawai/pejabat atas pengabdiannya. sudah sewajarnya bahwa pegawai diberikan gaji, uang makan serta lembur jika memang melaksanakan. dan juga sudah terdapat sistem administrasi yang berjalan lama atas pemberian hak kepada pegawai/pejabat tersebut. Selain keterangan dinilai kembali yang berlebihan juga SP2D/SPM belanja pegawai memiliki umur simpan yang terlalu lama yakni 6 tahun.

KESIMPULAN

Pedoman pengurangan arsip sebagaimana tersurat dan tersirat dalam peraturan tersebut belum menjadi kebijakan yang memberikan solusi untuk permasalahan, kurangnya tempat penyimpanan fisik arsip, kurangnya arsiparis pengelola dan minimnya anggaran kearsipan. pedoman yang menyebutkan SP2D/SPM Belanja pegawai justru menjadikan arsip semakin menumpuk dengan kewajiban menyimpan lebih dari 6 tahun.

PENUTUP

Tulisan diatas adalah tulisan kesatu yang akan disusul tulisan kedua dan ketiga serta seterusnya seiring melengkapi referensi, literatur serta analisa yang lebih komprehensip.