Melakukan Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (2)

I.                    PENDAHULUAN

Pada tulisan sebelumnya dengan judul yang sama, penulis mengkaitkan monitoring penggunaan aplikasi system informasi kearsipan dengan SIKN dan JIKN. Terdapat poin - poin dalam tulisan tersebut yang terkait dengan implementasi yakni kebijakan, Kelembagaan, Informasi sistem dan jaringan, sumber daya pendukung, pembinaan, dan penggunaan informasi kearsipan.

Implementasi sistem informasi tersebut memerlukan waktu dan dukungan perubahan paradigma baik dari pimpinan sampai dengan user atau pelaksanaan.  Jika menengok data mengenai pembangunan system informasi, dimulai 10 tahun yang lalu sudah banyak instansi pemerintah khususnya di pusat mengkaji serta dilanjutkan membangun system informasi untuk mendukung pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran, keuangan, perencanaan, kepegawaian, asset, perundangan, dan data data lain terkait tugas tugas subatantif suatu instansi.

Pun tak lepas di bidang kearsipan, banyak programmer yang telah merancang suatu database serta aplikasi suatu system informasi kearsipan yang dijual secara komersial atau tidak berbayar. Suatu unit kerja yang mempunyai kewenangan bidang kearsipan mengusulkan program kerja dan perencanaan anggaran untuk pembangunan system informasi kearsipan. pembangunan dilakukan oleh perusahaan penyedia jasa konsultansi

Jika arsip nasional memiliki SIKD, di kementerian KOMINFO mempunyai SImaya. Niat dan semangat sama untuk mengiplementasikan system informasi di administrasi perkantoran.

Pun tak berbeda dengan Ditjen Migas dengan membangun aplikasi Penyimpanan Arsip. Dalam tulisan ini penulis merumuskan masalah sejauh mana Ditjen Migas mempergunakan system informasi untuk melaksanakan kearsipan?

II.                  PEMBAHASAN

Sebelumnya, penulis kembali mereview tulisan tulisan sebelumnya yang berjudul implikasi otomasi. Pada tulisan tersebut poin poin yang disampaikan penulis merupakan gambaran umum suatu system informasi menjalankan perannya di dunia pemerintahan. Kebijakan pemerintah, kebijakan suatu organisasi, peran arsiparis, proses business suatu kegiatan merupakan poin dalam tulisan termaksud nyata. Kebijakan dalam bentuk regulasi system informasi semakin hari semakin baik. Peran arsiparis semakin muncul dalam pembuatan system informasi

Sistem informasi kearsipan yang menterjemahkan the whole life cycle dan dapat mengakomodir kebutuhan kearsipan memanglah sulit untuk dilaksanakan, namun secara terpisah, aplikasi itu terbangun dengan proyek yang diluncurkan di tiap kementerian atau BUMN walaupun sering target yang diinginkan tidak sesuai harapan.

Di Ditjen Migas, secara umum gambaran aplikasi penyimpanan arsip pernah disampaikan penulis dalam tulisan yang berjudul Melakukanpemantauan pengelolaan arsip ditjen migas tanggal 29 oktober 2013. Yakni hal yang telah dilakukan pada tahun 2010.

Secara sekilas catatan penggunaan aplikasi penyimpanan arsip sampai tahun 2014 adalah sebagai berikut,

1)      aplikasi ini masih dipergunakan secara individu oleh arsiparis dalam mendata dan menyimpan hasil alihmedia

2)      letak master database dan aplikasi di personal computer/PC arsiparis, belum di ruang server ditjen migas. hal ini perlu diantisipasi untuk keamanan data jika suatu waktu PC seorang arsiparis tersebut mengalami kerusakan.

3)      input data dilakukan dari daftar arsip yang disusun sebagai hasil proses penataan. Pada kegiatan ini terdapat fasilitas migrasi data dari excel, namun fasilitas migrasi data sudah tidak dapat dipergunakan kembali. Untuk itulah  input dilakukan per data dengan metode copy paste dari data excel.

4)      Kolom kolom jendela pemasukan/registrasi antara lain unit pencipta/unit pengolah, nomor arsip, isi ringkas, bentuk arsip, media, tingkat perkembangan, lokasi simpan;

5)      Belum terdapat peringatan aplikasi atas kapasitas data yang dapat diupload kedalam database, dan data upload masih sebatas file pdf. Untuk itu perlu dikembangkan lagi, misalnya dapat megupload file winrar dan winzip.

6)      Belum terdapat fasilitas backup dengan metode interface user. Backup data masih melalui database. Hal ini perlu dikembangkan sehingga seorang arsiparsi dapat membackup melalui toolbar aplikasi yang disediakan.

7)      Mesin pencarian di dalam aplikasi masih sangat sederhana, yakni menelusuri di kolom uraian singkat. Sebaiknya mesin pencarian dapat menelusri seluruh kolom yang input yang tersedia di dalam aplikasi. Sehingga mesin pencarian menjadi lebih bagus dan memungkinkan untuk kecepatan pencarian.

8)      Urutan arsip yang terlihat di jendela atau layar adalah data yang dimasukan terlebih dahulu, sebaiknya urutan data dirubah, yakni data yang terupdate/terbaru terlihat dilayar aplikasi/menjadi urutan awal pada jendela atau layar aplikasi.

9)      Aplikasi ini belum menyediakan jenis laporan yang beragam. Laporan berdasarkan registrasi tidak dapat diakses. Laporan sebaiknya mempunyai produk daftar arsip yang dapat dimigrasi ke format excel. Daftar arsip berdasar kolom kolom yang tersedia dalam jendela input.

III.                PENUTUP

             Demikian laporan yang berjudul Melakukan Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (2) disusun untuk dapat dipergunakan sebagai bahan angka kredit, serta informasi bagi pejabat struktural yang mempunyai kewenagan bidang kearsipan