PENDAHULUAN
Dalam peraturan menteri ESDM nomor 18
Tahun 2010 tentang organisasi dan tata kerja Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral , Direktorat jenderal minyak dan gas bumi mempunyai tugas merumuskan
serta melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknik di bidang minyak dan gas
bumi. Walaupun Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi berada di bawah dan
bertanggungjawab kepada Menteri Energi dan Sumber daya Mineral namun alamat
kantor tidak menjadi satu dengan Gedung Menteri ESDM yaitu di Jl. Medan Merdeka
Selatan namun di Gedung Plaza Centris Jl. HR Rasuna Said Kav. B-5 Kuningan
Jakarta Selatan.
Gedung Direktorat Jenderal Minyak dan
Gas Bumi mengalami perpindahan selama tiga kali yakni dari gedung migas di Jl. Thamrin, Gedung Dharma Niaga sampai
dengan gedung Plaza Centris. Keadaan Ditjen Migas yang berpindah pindah sangat
mempengaruhi keberadaan khasanah atau koleksi arsip. Sejak tahun 2002, Ditjen
Migas mulai menempati gedung plaza centris dengan menempati lantai 6, 7, 8, 11,
14, 15, dan 16. Luas ruang yang dupergunakan oleh ditjen migas adalah 6810 M2.
Pada
saat memulai menjalankan dinas sebagai seorang calon arsiparis di Ditjen Migas
yakni bulan Februari tahun 2009 mendapatkan arahan dari atasan langsung yakni
kepala Sub Bagian Tata Usaha untuk mengelola ruang arsip yang berada di Lantai
8 yang penuh dengan boks - boks arsip. Sekitar 2000 boks memenuhi ruangan
sehingga menyulitkan dalam menelusuri arsip bahkan memasuki ruangan tersebut. Kapasitas
ruang arsip tersebut hanya sekitar 800 boks ukuran 20x40 cm
Ruang
arsip bagian hukum di lantai 15 penuh dan sudah lama ditinggalkan oleh
petugasnya. Sekitar 2750 buah boks file (10 cm X20 cm) tak ada daftarnya.
Jumlah pengelola arsip dan arsiparis
di Ditjen Migas pada tahun 2009 berjumlah 2 orang yang satu orang di bagian
hukum. Pada awal tahun 2010 mendapatkan satu calon arsiparis sehingga sampai
dengan tahun 2010 jumlah arsiparis di ditjen migas sebanyak 3 orang. Sejak
2011, satu arsiparis difungsikan sebagai petugas pengurus dokumen perjalanan
dinas luar negeri (visa dan paspor). Dan sejak tahun 2013, arsiparis di bagian
hukum memasuki purna tugas.
KEGIATAN KEARSIPAN ADA PADA DIREKTORAT JENDERAL MINYAK
DAN GAS BUMI
Agar
dapat memulai pekerjaan kearsipan di Ditjen Migas pada tahun 2009 tersebut maka
saya sebagai calon Arsiparis mengusulkan kepada pimpinan untuk dapat
memindahkan arsip ke Pusat Arsip KESDM. Kementerian ESDM memiliki gedung pusat
arsip yang beralamat di Jl. Yaltapena Tangerang Selatan di bawah koordinasi
kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal KESDM.
Setelah
mengkonsep surat bertanda tangan Sekretaris Ditjen Migas yang ditujukan kepada
kepala Biro Umum dan berkoordinasi dengan pejabat terkait maka dilaksanakan
pemindahan dengan judul penitipan sementara. Penitipan arsip tersebut mempunyai
tujuan untuk penyelamatan 2000 boks.
Volume
arsip sebesar 2.000 boks (boks ukuran 20X40 cm)tersebut hanya dapat diketemukan
daftar arsip yang berupa hard copy.
Tidak adanya arsiparis atau pengelola arsip sebelumnya yang mengetahui secara
pasti keberadaan komputer atau back up
file atau basis data yang menyimpan data arsip tersebut. Untuk itu setelah
dilakukan pemindahan maka tugas sebagai calon arsiparis adalah mengetik kembali
daftar arsip sejumlah kurang lebih 6000 data.
Pada
tahun 2010, terdapat ruang arsip bagian Hukum di lantai 15 Gedung Plaza Centris
yang akan dipergunakan sebagai ruang persedian ATK, atas arahan kepala bagian
umum dan kepegawaian, saya melaksanakan pemindahan arsip tersebut dari gedung
plaza centris ke pusat arsip KESDM sebanyak 2750 buah
boks file (10 cm X20 cm). Pekerjaan pemindahan ini menemui pekerjaan
rumah buat arsiparis yakni mendata ulang (membuat daftar arsip).
Tahun
2011 melaksanakan penataan kembali kepada sejumlah 4750 boks di gedung Pusat
Arsip KESDM Jl. Yaktapena Tangerang selatan dengan tujuan untuk mendapatkan
daftar arsip hukum dan updating daftar arsip pada volume 2000 boks (yang
dipindah pada tahun 2009)
Dalam tahapan penataan kembali arsip di Gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM yang
beralamat di Pondok Ranji Tangerang Selatan melalui tahap deskripsi, entri
data, pengolahan data dan manuver fisik arsip serta reboksing (pemasukan
kembali ke dalam boks arsip)yang meliputi Arsip Hukum; Arsip Subtantif Minyak dan Gas Bumi; dan Arsip Umum.
Hasil secara
keseluruhan penataan arsip Minyak dan Gas Bumi di Gedung Pusat Arsip
Kementerian ESDM yang beralamat di Pondok Ranji Tangerang Selatan adalah
sebagai berikut Arsip Hukum memiliki 2988 Data dan jumlah bok 768
buah , Arsip
Substantif Minyak dan Gas Bumi sejumlah 3123
data dan
394 boks Arsip
Umum sejumlah 2910 data dan 244 boks
Pada
tahun 2013 melaksanakan pemindahan arsip dari gedung plaza centris yakni sejumlah 263 boks
untuk dapat disimpan di Gd. Pusat Arsip KESDM di Jl. Yaktapena Tangerang
Selatan.
Sampai tahun 2014 Total jumlah arsip yang tersimpan
di pusat arsip KESDM adalah 1669 buah dan 9021 data yang terdiri arsip substantif, arsip hukum dan
arsip umum. Arsip WP & Budget, Arsip Kerjasama internasional, arsip UKL dan
UPL
Selain
penataan arsip di pusat arsip KESDM, saya arsiparis juga menginisiasi penataan
arsip di gedung plaza centris sehingga pada pertengahan tahun 2012, ruang arsip
di lantai 8 kembali penuh. Arsip yang diserahkan oleh unit pengolah yakni unit
unit kerja di lingkungan ditjen migas mencapai kurang lebih 2500 boks.
Kemudian
pertangahan tahun 2012, dikarenakan kavling di Gedung pusat arsip KESDM sudah melebihi
jatah untuk arsip ditjen migas, atau penuh maka arsiparis mengusulkan untuk mempergunakan jasa
penyimpanan komersial yang tersedia di Pusat Jasa Kearsipan ANRI.
Melalui
kerjasama penyimpanan arsip pada pertengahan tahun 2012 tersebut, maka dapat
disimpan sebanyak 2500 boks arsip dan sampai dengan tahun 2014 ini, sebanyak 3400
boks arsip dapat tersimpan.
Arsip yang disimpan di ruang komersil ANRI pada tahun 2012
yakni
|
No
|
Kode Unit
|
Unit
Asal Arsip
|
Jumlah
(boks)
|
Jml Data
|
|
1
|
DJM
|
Direktur Jenderal Migas
|
173
|
1730
|
|
2
|
SDML
|
Bagian Rencana dan Laporan
|
331
|
2900
|
|
3
|
SDMK
|
Bagian Keuangan
|
911
|
8242
|
|
4
|
SDMH
|
Bagian
Hukum
|
23
|
241
|
|
5
|
SDMU
|
Bagian
Umum dan Kepegawaian
|
61
|
543
|
|
6
|
DMBC
|
Subdit
Penyiapan Program
|
11
|
98
|
|
7
|
DMBI
|
Subdit
Pengembangan Investasi
|
46
|
205
|
|
8
|
DMBD
|
Subdit
Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri
|
321
|
5556
|
|
9
|
DMBK
|
Subdit
Kerjasama Migas
|
81
|
469
|
|
10
|
DME
|
Direktorat
Pembinaan Usaha Hulu Migas
|
65
|
886
|
|
11
|
DMOT
|
Subdit
Harga dan Subsidi
|
79
|
383
|
|
12
|
DMOP
|
Subdit
Pengangkutan Migas
|
26
|
620
|
|
13
|
DMOK
|
Subdit
Pengelolaan Non Bahan Bakar Migas
|
67
|
154
|
|
14
|
DMTE
|
Subdit
Keselamatan Usaha hulu Migas
|
81
|
621
|
|
15
|
DMTL
|
Subdit
Teknik dan Lingkungan Migas
|
77
|
644
|
|
16
|
DMTS
|
Subdit
Standarisasi
|
98
|
946
|
|
17
|
DMT
|
Direktur
Teknik dan Lingkungan Migas
|
49
|
189
|
|
Jumlah
|
2500
|
24597
|
||
Arsip yang disimpan di ruang komersil ANRI pada tahun 2013
yakni
|
No
|
Seri Arsip
|
Kode Unit Pemilik
|
Lokasi Simpan
|
Jml Boks
|
|
|
Boks
|
Rak
|
||||
|
1
|
Wilayah Kerja Migas
|
DMEW
|
1 - 8
|
1
|
8
|
|
2
|
Pembinaan Usaha Hulu
|
DME
|
1 - 57
|
1
|
57
|
|
3
|
Pengembangan Investasi
|
DMBI
|
1 - 46
|
4
|
46
|
|
4
|
Penyiapan Program
|
DMBS
|
1 - 11
|
4
|
11
|
|
5
|
Harga dan Subsidi
|
DMOH
|
1 - 79
|
4
|
79
|
|
6
|
Pengelolaan non bahan Bakar
|
DMOK
|
1 - 67
|
5
|
67
|
|
7
|
Pengangkutan dan Penyimpanan
|
DMOP
|
1 - 26
|
5
|
26
|
|
8
|
Standarisasi
|
DMTS
|
1 - 50
|
5
|
50
|
|
9
|
Lindung dan Lingkungan
|
DMTL
|
50 - 127
|
5
|
77
|
|
10
|
Standarisasi
|
DMTS
|
128 - 175
|
6
|
47
|
|
11
|
Persuratan
|
DMT
|
1 - 49
|
7
|
49
|
|
12
|
Persuratan
|
DJM
|
9 - 40
|
7
|
31
|
|
13
|
Persuratan
|
DJM
|
136 - 146
|
7
|
10
|
|
14
|
Direktur Jenderal
|
DJM
|
1 - 91
|
8
|
91
|
|
15
|
Sekretariat Ditjen
|
SDM
|
1 - 52
|
8
|
52
|
|
16
|
Pengurusan Paspor Dinas
|
SDMU
|
53 - 61
|
8
|
8
|
|
17
|
Hukum
|
SDMH
|
1 - 23
|
9
|
23
|
|
18
|
Keuangan (SP2D PJDGB)
|
SDMK
|
1 - 22
|
11
|
22
|
|
19
|
Keuangan (Manajemen)
|
SDMK
|
1 - 207
|
13
|
207
|
|
20
|
Usaha Penunjang
|
DMTP
|
1 - 27
|
15
|
27
|
|
21
|
Umum dan Kepegawaian (MU/kepeg)
|
SDMU
|
1 - 61
|
15
|
61
|
|
22
|
Umum dan Kepegawaian (MU/RT dan
perleng)
|
SDMU
|
1 - 19
|
15
|
19
|
|
23
|
Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri
|
DMBD
|
1 - 30
|
16
|
30
|
|
24
|
Pengolahan
|
DMOO
|
1 - 5
|
17
|
5
|
|
25
|
Standarisasi
|
DMTS
|
1 - 123
|
21
|
122
|
|
26
|
Dok.Lelang Jargas 2009
|
ULP
|
1 - 57
|
21
|
57
|
|
27
|
Dok.Lelang Jargas 2010
|
ULP
|
1 - 96
|
22
|
96
|
|
28
|
Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri
|
DMBD
|
49 - 418
|
1 - 3
|
369
|
|
29
|
Kerjasama
|
DMBK
|
1 - 81
|
3 - 4
|
81
|
|
30
|
Keselamatan Operasi hulu
|
DMTT
|
176 - 256
|
6 - 7
|
80
|
|
31
|
Video Dialog TV
|
DMOH
|
1 - 8
|
7 - 8
|
8
|
|
32
|
Keuangan (SP2D Lelang)
|
SDMK
|
1 - 231
|
11 - 13
|
231
|
|
33
|
Keuangan (SP2D non lelang)
|
SDMK
|
1 - 305
|
18 - 20
|
305
|
|
34
|
Dok Lelang sebelum 2009
|
ULP
|
247 - 332
|
48
|
|
|
TOTAL JUMLAH BOKS ARSIP
|
2500
|
||||
Arsip yang disimpan di ruang komersil ANRI pada tahun 2014
yakni
|
No
|
Seri Arsip
|
JML Boks
|
|
1
|
Pemberdayaan Potensi
Dalam Negeri
|
94
|
|
2
|
Ketenagakerjaan Migas
|
56
|
|
3
|
IMTA dan RIB serta
RKBI
|
57
|
|
4
|
Dokumen lelang DMB
(berasal dari Lt.11 Ditjen Migas)
|
16
|
|
5
|
Pengembangan Investasi
Migas
|
20
|
|
6
|
Penyiapan Program
Migas
|
11
|
|
7
|
Laporan Proyek Jargas
(PJDGB) Tahun 2009
|
22
|
|
8
|
Laporan Proyek Jargas
(PJDGB) Tahun 2010
|
96
|
|
9
|
Dokumen Lelang LPG
tahun 2009
|
34
|
|
10
|
Dokumen Lelang LPG
tahun 2010
|
37
|
|
11
|
Dokumen Lelang LPG
tahun 2011
|
46
|
|
12
|
Harga dan subsidi
|
79
|
|
13
|
Pengolahan
|
29
|
|
14
|
Standarisasi Migas
|
38
|
|
15
|
Dokumen Lelang
KeselamatanOperasi hulu Migas/SPBG
|
134
|
|
16
|
Keselamatan Operasi
Hulu Migas
|
72
|
|
17
|
Surat Direktur DMT
|
27
|
|
18
|
Surat – surat
Direktur Jenderal
|
120
|
|
19
|
Bahan2 rapat Direktur
Jenderal
|
89
|
|
20
|
Bahan2 rapat SDM
|
57
|
|
21
|
Bahan2 rapat SDM
|
30
|
|
22
|
Hukum
|
23
|
|
23
|
Rencana dan Laporan
|
56
|
|
24
|
Laporan pekerjaan
proyek (keg.DIPA)/SDMK
|
73
|
|
25
|
Laporan pekerjaan
proyek (keg.DIPA)/S
|
19
|
|
26
|
Dokumen Lelang SDMU,
SDML , SDMH, SDMK 2011 – 2012
|
135
|
|
30
|
Izin DMTT
|
45
|
|
31
|
Dokumen Lelang DME
(dari lantai 11)
|
49
|
|
32
|
Dokumen Lelang DMT
(dari Lantai 11)
|
79
|
|
33
|
Dokumen Lelang DMO
(dari lantai 11)
|
32
|
|
34
|
Berkas SP2D PJDGB
beserta lampirannya
|
26
|
|
35
|
Berkas SP2D Lelang
beserta lampirannya
|
316
|
|
36
|
Dokumen Lelang jargas
(dari lantai 11)
|
47
|
|
37
|
Keuangan (BMN/Aset)/YD
|
90
|
|
38
|
Keuangan persuratan/
WP
|
34
|
|
39
|
Umum dan Kepegawaian
(MU)
|
61
|
|
40
|
Usaha Penunjang
|
15
|
|
41
|
SP2D beserta
Lampirannya tahun 2011 (MK)
|
182
|
|
42
|
Laporan Proyek Jargas (PJDGB)
Tahun 2011
|
177
|
|
43
|
Berkas SP2D non Lelang
beserta lampirannya s.d Tahun 2010
|
303
|
|
44
|
Dokumen Lelang PJDGB
Tahun 2009, 2010, 2011
|
231
|
|
47
|
Laporan Proyek Jargas
(PJDGB) Tahun 2011
|
120
|
|
48
|
Standarisasi
|
123
|
|
|
Jumlah Boks
|
3400
|
|
No
|
Seri Arsip
|
Tahun
|
Jumlah
|
|
1
|
Dokumen Hasil
Pertemuan Internasional
|
1969 – 2005
|
68 boks/342 data
|
|
2
|
Dokumen Upaya
Pengelolaan Lingkungan (UKL) dan Pemantauan (UPL)
|
2007 - 2010
|
76 boks/646 data
|
|
3
|
Monitoring Work
Program & Budget (WP&B) KKKS
|
1971 - 2006
|
67 boks/675 data
|
|
4
|
Surat dan Nota
Dinas Direktur Jenderal Migas
|
2006 - 2007
|
52 boks
|
Selain
kegiatan pengolahan arsip, yang telah saya lakukan sebagai arsiparis Ditjen
migas adalah melaksanakan pemanfaatan teknologi Komputer untuk kearsipan yakni
dengan membangun aplikasi penyimpanan arsip Ditjen
Migas berbentuk database pada tahun 2010 dan sistem informasi alihmedia untuk nota
dinas bertandatangan direktur Jenderal pada tahun 2011. Cara
pelaksanaan adalah melalui pihak ketiga metode pelelangan umum. Dalam pembuatan
aplikasi penyimpanan arsip Ditjen
Migas , saya arsiparis memberikan
masukan konsep proses busines modul data base.
Sebagai admin dalam Pemanfaatan teknologi
Informasi berupa aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas sampai laporan ini disusun telah terinput
32.001 data arsip dan file pdf sebanyak 7.758 file
Pada sisi pengembangan profesi, maka
sebagai arsiparis pengembangan pemahaman degan pembuatan tulisan yang terdokumentasi
dan terpublikasi melalui media sosial blogger yang beralamat di http://nurulmuhamad.blogspot.com/.
CARA MELAKSANAKAN PEKERJAAN KEARSIPAN YANG MENJADI
TUGASNYA.
Sejak tahun 2009 yakni awal
melaksanakan dinas sebagai calon arsiparis, penulis memahami kebutuhan rekan
sesama petugas arsip atau rekan arsiparis yang berkumpul dengan menyebut
sebagai tim kerja. Untuk itulah, saya mengusulkan kepada pimpinan untuk
membentuk tim kearsipan yang fokus mengerjakan kearsipan.
Menurut penulis, pendekatan peran serta
perusahaan yang bergerak di bidang kearsipan dapat menyediakan tim saya
butuhkan. Saya membentuk skema penataan, dan memilah sebelum arsip dideskrepsi.
Tim tersebut dibawah kendali saya sebagai seorang arsiparis. Arsiparis harus mensupervisi bahkan mengendalikan
jalannya penataan arsip. Jika terjadi pergantian perusahaan yang berpengaruh ke
pergantian tim, keberlanjutan pekerjaan masih dapat terkendali oleh arsiparis. Pengawasan pun dapat dilaksanakan karena terkait dengan data data negara.
HAMBATAN ATAU KENDALA YANG DIHADAPINYA
Secara ideal, kebutuhan arsiparis di
Ditjen Migas adalah 2 orang per jenjang kepangkatan sehingga dapat membentuk
beberapa tim kearsipan. jumlah kebutuhan adalah 12 orang arsiparis. dari 12 kebutuhan baru tersedia 1 orang saja. Menurut penulis, tim kearsipan terdiri
arsiparis dan petugas non arsiparis. Jenis koordinasi fungsional memerlukan
wadah tim sehingga dapat efektif dalam melaksanakan manajemen kearsipan. Tim
yang sekarang saya bentuk masih terbatas pada penataan dengan output berupa
boks arsip dan daftarnya.
Dibutuhkan tim dari arsiparis ahli yang melakukan
pemusnahan, karena ada unsur penilaian dan analisa arsip yang akan dimusnahkan.
Kebutuhan tim lagi adalah tim pemanfaatan teknologi sehingga daftar arsip dapat
tersimpan di dalam basis data. Selain itu aplikasi basisdata juga dapat
dipergunakan untuk membantu perawatan serta kecepatan penemuan kembali.
Hambatan yang lain adalah ketersediaan
gedung atau ruang simpan. Jika penataan arsip terus menerus dilakukan, maka
membutuhkan banyak ruang simpan. Terlebih lagi belum adanya tim yang memikirkan
untuk pemusnahan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar