penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan (semester kedua Tahun 2014)

PENDAHULUAN

1.    LATAR BELAKANG

Kegiatan menyeleksi arsip inaktif yang akan disusutkan sama halnya dengan tahapan dalam penyusutan yakni memilah arsip dari non arsip. Termasuk non arsip adalah duplikasi yang berlebihan : amplop, map, blanko formulir dan ikutan lain yang tidak mengandung informasi pelengkap arsip, Menata arsip sesuai dengan sistem yang digunakan atau berdasarkan fungsi organisasinya, Mendaftar arsip/berkas dan mengelompokan sesuai dengan unit informasinya, Menilai arsip berdasarkan nilai guna primer dan sekunder dan mengelompokan arsip ke dalam 3 kategori, yaitu: arsip yang akan disimpan, arsip yang dimusnahkan, dan arsip yang diserahkan ke dalam daftar arsip.

Penyusutan dengan kegiatan pemindahan antara lain terdiri dari pemindahan arsip dari unit kerja di lingkungan bagian umum dan kepegawaian, pemindahan dari gedung plaza centris migas ke gedung ruang sewa ANRI, dan pemindahan dari ruang sewa ANRI ke pusat arsip KESDM.

2.    MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan tujuan penyeleksian arsip yang akan disusutkan antara lain adalah untuk efisiensi dan efektivitas kerja, penggunaan ruangan serta penyelamatan informasi arsip. Yang kedua adalah agar pencipta arsip /lembaga kearsipan dan pejabat yang bertanggung jawab dapat melakukan penyusutan arsip sesuai dengan kaedah-kaedah kearsipan dan ketentuan peraturan perundang-undangan.

3.    WAKTU PELAKSANAAN

Kegiatan penyeleksian arsip yang akan disusutkan dilaksanakan pada bulan Mei 2014 sampai dengan Oktober 2014

ISI

LAPORAN

Melaksanakan penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan

Sebagaimana yang telah disebutkan di dalam latar belakang bahwa tahapan penyeleksian arsip yang akan disusutkan, berikut yang dapat kami laporkan;

1.    Pemilahan arsip unit Penerimaan Negara Migas yang dilaksanakan pada tanggal 28 Mei 2014, 3 Juni 2014 dan 26 - 27 Oktober;

2.    Pemilahan arsip unit Pengembangan Investasi Migas pada tanggal 30 Juni dan 1 Juli 2014;

3.    Pemilahan arsip surat Direktur Pembinaan Usaha hilir Migas pada tanggal 4 Agustus 2014;

4.    Pemilahan arsip unit pemanfaatan gas bumi (sekarang bernama wilayah kerja non konvensional) pada tanggal 27 - 28 Agustus 2014;

5.    Pada tanggal 14 Juli , 26 Agustus, mengolah data excel berisi daftar berkas arsip hukum Ditjen Migas yang tersimpan di Gedung Pusat Arsip KESDM;

6.    Tanggal 5 Agustus, 16 September  dan 13 Oktober 2014, memindahkan arsip sebanyak 450 boks (3 kali @150/1 mobil boks X 3 kali) dari Gedung Plaza centrsi ke Ruang Sewa di Gedung ANRI Jakarta Selatan;

7.    Tanggal 16 September dan 20 Oktober 2014 dan Konsep surat bertanda tangan Sesditjen Migas kepada Kepala Biro Umum KESDM tentang permohonan pemindahan arsip ke Gedung Pusat Arsip KESDM (terlampir);

8.    Tanggal 29 Oktober 2014 membuat konsep laporan kearsipan mengenai penyimpanan arsip di ANRI kepada Bapak Sesditjen Migas (terlampir).

PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan bahan evaluasi bagi kepala Subag Tata Usaha dan Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian serta menjadi bukti kerja arsiparis serta bukti kerja pada Sasaran Kinerja Pegawai.