Melakukan Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (3)

1.    PENDAHULUAN

Pada bulan Februari 2014, laporan monitoring penggunaan aplikasi sistem informasi kearsipan (2) menggambarkan secara umum mengenai aplikasi penyimpanan arsip pernah yang pernah dituangkan dalam laporan pemantauan pengelolaan arsip Ditjen Migas pada bulan Oktober 2013.

Isi laporan kedua tersebut berisi mengenai catatan yang perlu di ditindaklanjuti mengenai kekurangan aplikasi atau sistem informasi kearsipan yang telah dibangun oleh Ditjen Migas. Walaupun belum ada tindak lanjut dari catatan kekurangan tersebut, namun aplikasi penyimpanan arsip tersebut telah menunjukkan manfaat.

Untuk itulah pada laporan ketiga dalam melakukan monitoring penggunaan aplikasi sistem informasi kearsipan, penulis akan menggambarkan manfaat dari aplikasi tersebut.

2.    PEMBAHASAN

2.1.        Khasanah arsip yang tersimpan di Aplikasi Penyimpanan Arsip

2.1.1 Data Arsip

Jumlah data yang tersimpan sampai dengan tanggal 24 Oktober 2014 sebanyak 42.632 dengan rincian data sesuai dengan unit pengolah sebagai berikut:

No.	Unit	Jumlah Data
1	Subdit Penyiapan Program	246 arsip
2	Subdit Penerimaan Negara	709 arsip
3	Subdit Investasi	685 arsip
4	Subdit Potensi Dalam Negeri	3.419 arsip
5	Subdit Kerjasama	433 arsip
6	Subdit Wilayah Kerja	11 arsip
7	Subdit Eksplorasi	1.443 arsip
8	Subdit Pemanfaatan Gas Bumi	378 arsip
9	Subdit Pengolahan	23 arsip
10	Subdit Harga Dan Subsidi	128 arsip
11	Subdit Niaga	432 arsip
12	Subdit Penyimpanan	226 arsip
13	Subdit Standarisasi	1.269 arsip
14	Subdit Keselamatan Hulu	947 arsip
15	Subdit Keselamatan Hilir	514 arsip
16	Subdit Lindung Lingkungan	1.342 arsip
17	Subdit Usaha Penunjang	31 arsip
18	Dirjen	10.763 arsip
19	Direktorat Program	80 arsip
20	Direktorat Usaha Hulu	1.591 arsip
21	Direktorat Usaha Hilir	2.916 arsip
22	Direktorat Teknik dan Lingkung	299 arsip
23	Sekretariat Ditjen	997 arsip
24	Bagian Rencana & Laporan	589 arsip
25	Bagian Keuangan	5.200 arsip
26	Bagian Hukum	3.929 arsip
27	Bagian Umum	3.169 arsip

Table di atas menunjukkan kuantitas dokumentasi data arsip. Walaupun arsip sudah masuk dalam kriteria dimusnahkan bahkan fisik arsip sudah dimusnahkan, tetapi aplikasi penyimpanan tetap akan menyimpan dokumentasi data arsip.

2.1.2 File pdf hasil alih media

Dalam konsep peraturan perundangan kearsipan tahun 2009, alihmedia merupakan salah satu cara untuk memelihara arsip. Akses arsip melalui file pdf, mewakili melihat fisik arsipnya sehingga terlindungi fisik arsip dari akses tangan manusia.File pdf pun memudahkan dalam jalan akses.

Jumlah file pdf yang sudah terupload di aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas sejumlah 10.058 file. Jumlah tersebut status sampai dengan tanggal 27 oktober 2014. Penambahan file pdf dilaksanakan setiap hari seiring dengan arsip konvensional/kertas yang dilakukan pemindaian.

Khasanah file pdf di dalam aplikasi penyimpanan arsip antara lain file SP2D diatas ratusan juta beserta lampirannya, nota dinas bertanda tangan dirjen dan nota dinas bertanda tangan direktur.

Penentuan arsip kertas yang dialih mediakan ke dalam file digital berformat pdf adalah hasil analisai dari arsiparis ahli.

2.2.        Fasilitas pencarian

Dengan mempergunakan jalan yang disediakan aplikasi, dan mengetikan kata kunci baik kalimat utuh, atau sepenggal kalimat atau satu kata, maka aplikasi penyimpanan arsip akan menunjukkan lokasi arsip. Selain itu juga menunjukkan file pdf untuk dapat dilihat dan diunduh.

3.    PENUTUP

3.1.        Kesimpulan

Manfaat teknologi informasi dalam bidang kearsipan menjadi sarana untuk kecepatan pelayanan kearsipan. Semakin banyak khasanah arsip yang tersimpan dalam aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas maka akan memberikan dalam pelayanan bidang kearsipan. Selain manfaat kecepatan akses, manfaat aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas dapat menyimpan ribuan sampai dengan jutaan data. Sampai bulan Oktober 2014, memori yang terbaca untuk aplikasi ini adalah 9 Giga byte.

3.2.        Saran

Untuk melestarikan penyimpanan aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas, perlu kiranya untuk melakukan perawatan secara rutin minimal dalam satu tahun sekali. Sistem informasi perlu dilakukan pemeliharaan karena beberapa antara lain; system memiliki kesalahan yang dulunya belum terdeteksi, system mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar, system terinfeksi malware aktif, system berkas corrupt dan perangkat keras melemah.