Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (4)

Tulisan ini merupakan monitoring yang keempat, sebelumnya laporan monitoring penggunaan Aplikasi Sistem KEarsipan mengangkat tema yang antara lain adalah, kuantitas data dan file pdf unggah pada tanggal 28 April dan 5 November 2014, kemudian tema ‘berkaca di  SIKN dan SIKD pada Februari 2014 dan 3 Mei 2013.

Pada tulisan kali ini penulis menyampaikan 'pengembangan aplikasi' dengan menuangkan beberapa ide yakni yang pertama adalah pendaftaran pengguna secara swalayan, sehingga pengguna tidak tergantung kepada admin. Pengunjung atau pengguna aplikasi  akan menjumpai formulir pendaftaran seperti gambar di bawah ini:

Form Pendaftaran User

Pendaftaran tersebut akan diaktifasi oleh admin. Login sebagai pengguna dapat melakukan aktifitas input data arsip dan hanya dapat mengedit data arsip yang diinputkan oleh pengguna bersangkutan. Selain itu Login pengguna dapat melihat dan mendownload data arsip yang diinput oleh pengguna lain.

Pengembangan kedua adalah fitur pencarian. Pengguna akan menjumpai form pencarian seperti gambar di bawah ini

Form Pencarian Arsip

Penentuan kriteria pencarian mendasarkan pada data survey pelayanan arsip yang menunjukkan bahwa pengguna akan mencari nformasi berdasarkan nomor , unit pencipta, tahun, bentuk, dan isi ringkas. Selain memperketat kriteria pencarian, penentuan fitur pencarian juga untuk mendukung fitur eksport data ke bentuk file excel.

Pengembangan ketiga pada laporan keempat ini adalah penambahan fitur statistik data arsip yang sering dilihat seperti gambar di bawah ini:

jendela statistik

Penentuan statistik adalah seberapa sering data diakses oleh pengguna. selain itu juga jumlah data upload berdasarkan bentuk arsip seperti peraturan, keputusan, nota dinas, surat dinas, dan lain sebagainya.

Demikian laporan monitoring penggunaan aplikasi sistem informasi kearsipan yang terdapat di Ditjen Migas. Laporan ini dimaksudkan sebagai dokumentasi arsiparis untuk mendukung pengumpulan bukti kerja yang telah dilaksanakan. Pelaksanaan monitoring adalah pada akhir tahun 2014 s.d awal tahun 2015.