PENYIMPANAN DAN PENATAAN ARSIP

Saya awali tulisan ini dengan bercerita tugas arsiparis dan dikaitkan dengan hasil kerja berikut ini:

Arsiparis membuat laporan mengenai penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor , membuat rencana penyimpanan arsip merupakan amanah permen PAN dan RB tahun 2009 tentang Arsiparis.  Pembuatan laporan tersebut merupakan salah satu tugas arsiparis sebagai tenaga teknis di bidang pengelolaan arsip.  Pergeseran paradigma tenaga teknis kepada tenaga professional di bidang kearsipan ditetapkan dengan permen PAN dan RB Nomor 48 Tahun 2014 tentang arsiparis.

Satuan hasil pekerjaan semula berbentuk laporan berubah menjadi daftar arsip simpan, (aktif/inatif). Dalam sudut pandang “proses” , kegiatan penyimpanan dan penataan arsip memerlukan dokumentasi semua tahapan. 

Contohnya adalah kegiatan penyimpanan terdiri dari kegiatan memasukan ke dalam rak statis/rol opeck,  memindahkan (jika ruang simpan jauh dengan ruang olah), mengurutkan sesuai nomor boks, memberi label boks, membuat denah penyimpanan, mengambil arsip dari boks untuk arsip yang masuk dalam daftar usul musnah, merapatkan kembali susunan arsip ke dalam boks/almari, dan lain sebagainya.

Tahapan kegiatan penataan antara lain dari pembuatan skema penataan, pemilahan arsip non arsip, pemberkasan, penuangan isi informasi sesuai dengan metadata yang ditentukan, input data ke dalam komputer, pengolahan data, manuver data, manuver fisik, memberikan nomor definitif (folder /boks).

Saya menyimpulkan cerita diatas dengan pendapat saya berikut ini:

Dengan beralihnya satuan hasil pekerjaan dari 'laporan' ke 'daftar arsip', maka dokumentasi tahapan penyimpanan dan penataan arsip tidak dapat diperlihatkan kepada tim penilai/sesama arsiparis/atasan langsung. 

Saya mempermasalahkan pergeseran satuan hasil kerja dari laporan ke hasil kerja berupa daftar, karena satuan hasil berupa daftar tidak menggambarkan tahapan dari penyimpanan dan penataan arsip, bandingkan dengan tulisan berikut ini:

1. Latar belakang sewa ruang arsip yang dilaporkan pada 24 april 2013;

2.  Laporan pada 13 oktober 2013, berada di ruang sewa sebanyak 3400 bok;

3. Rencana Penyimpanan;

4. Laporan penyimpanan ke dua pada 16 Maret2014;

5. Laporan penambahan, berkurangnya boks arsip pada 5 November  2014.

Saya pungkasi tulisan kali ini dengan penyampaian laporan dengan penyajian data berupa tabel:

 Laporan penyimpanan dan penataan arsip in aktif Ditjen Migas