ULASAN ACARA WORKSHOP PENGELOLAAN ARSIP PERIZINAN

PENDAHULUAN

Pada hari kamis tanggal 21 Mei 2015, sekitar 60 orang yang berasal dari 40 instansi melaksanakan diskusi yang menganggat isu pengelolaan arsip perizinan. Diskusi tersebut diberi judul workshop Pembinaan dan Pengelolaan Arsip Perizinan.  Dalam sambutannya, kepala ANRI menyampaikan setidaknya ada tiga amanah Undang Undang Kearsipan tahun 2009 yang harus dilaksanakan yakni kebijakan, pembinaan dan pengelolaan Arsip. ANRI mengelaborasi amanat tersebut dalam kerangka untuk berkontribusi dalam peningkatan kualitas pelayanan publik. Kepala ANRI menegasan bahwa Peran kearsipan dalam pelayanan public salah satuya dengan menjamin ketersediaan arsip.

Menyabung sambutan kepala ANRI, Deputi Pembinaan menyampaikan beberapa hal yang terkait erat dengan ketersediaan arsip yakni keautentikan, kehandalan, kepastian hukum, penjagaan asset nasional sampai dengan terciptanya birokrasi yang modern.

Dalam penjelasannya, Deputi Pembinaan menyampaikan antara lain kejadian permasalahan legalitas dokumen perijinan yang terkait erat dengan keautentikan. Pada sisi kehandalan suatu kearsipan harus didukung dengan pemanfaatan teknologi informasi. Kewenangan menandatangani suatu surat izin mencerminkan kepastian hukum. Kearsipan sebagai penjaga asset bidang ekonomi salah satunya terdiri berisi mengenai dokumen perizinan. Dari kesemuanya itu akan bermuara pada terciptanya birokrasi yang modern sebagaimana dengan lahirnya Undang undang Administrasi Pemerintahan.

Hal tersebut di atas selaras dengan agenda pembangunan nasional yang tersurat pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (peraturan presiden nomor 2 tahun 2015) pada poin agenda pengarusutamaaan tata kelola pemerintahan yang baik. Agenda tersebut memuat bidang hokum dan aparatur yang dalah satu sub bidang aparatur berisi pengembangan birokrasi melalui peningkatan penyelamatan pengamanan dan pemanfaatan arsip.

Penulis berpendapat bahwa isu pengelolaan arsip perizinan menjadi menarik dengan menerapkan pendekatan empat instrument kearsipan yakni tata naskah dinas, klasifikasi, jadwal retensi arsip dan klasifikasi keamanan dan klasifikasi akses.

Pada kesempatan yang sama, direktur kearsipan pusat ANRI menyampaikan dalam sudut pandang perlakuan kearsipan yang diawali dari tata naskah dinas dalam mencipta suatu dokumen perizinan, klasifikasi sebagai dasar meberkaskan suatu perizinan, Jadwal retensi Arsip sebagai dasar penysutan dan klasifikasi akses dan keamanan sebagai norma untuk pelayanan informasinya.

Pada setengah hari berlangsungnya workshop, untuk menambah greget acara, panitia menghadirkan pembicara yang pada tanggal 26 Januari 2015 telah ditunjuk oleh Presiden RI periode 2015-2019 sebagai Pelayanan Terpadu Satu Pintu di Pusat yakni Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM). Dan pada sesi pamungkas diisi dengan workshop pendataan arsip perizinan dan pembuatan daftar arsip perizinan.

 

RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan pendahuluan di atas, penulis membuat ulasan atau telaahan untuk melengkapi keterbatasan durasi atau jadwal wahana diskusi sebagaimana disampaikan oleh panitia. Tujuan tulisan ini adalah mengelaborasi kegiatan workshop pengelolaan arsip perizinan. Penulis menetapkan rumusan permasalahan yakni bagaimana implementasi empat instrument dalam pengelolaan arsip perizinan.

 

 

PEMBAHASAN

Penulis sependapat untuk mendapatkan perlakuan arsip yang baik dapat dilaksanakan dengan pendekatan empat instrument kearsipan. Namun demikian untuk mendalami keempat instrument tersebut, penulis mencoba menemukan beberapa kejanggalan yang kemudian merumuskan dalam beberapa pertanyaan.

1.      Tata Nakah Dinas

1.1.            Penulis menemukan bentuk naskah sebagai penuangan dokumen perizinan yakni bentuk keputusan. Keputusan dari pejabat yang memiliki kewenangan menandatangai suatu dokumen perizinan. Sebagai contoh keputusan yang bertanda tangan atas nama Menteri ESDM yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi tentang izin usaha niaga gas bumi. Dengan bentuk penuangan keputusan maka inisial pada nomor naskah dinas adalah “K”

1.2.            Jika perizinan masuk kedalam kategori naskah bentuk khusus maka belum terakomodir di Peraturan Kepala ANRI tentang Tata Naskah dinas Maupun Permen PAN dan RB tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Instansi pemerintah.

1.3.            Pertanyaanny adalah, haruskan bentuk penuangan dalam bentuk keputusan namun inisial tetap menggunakan IJN?

 

2.      Klasifikasi Arsip

2.1.               klasifikasi dapat menjadi acuan untuk pemberkasan. penyusunan klasifikasi arsip mengacu pada perka ANRI tentang pedoman penyusunan klasifikasi arsip. Perbedaan cara pandang penyusunan klasifikasi arsip menyebabkan Seri dan sub seri arsip tidak sinkron dengan Jadwal Retensi Arsip

2.2.               Pertanyaannya adalah sudahkan klasifikasi arsip yang terdapat di instansi pemerintah disusun berdasarkan PERKA ANRI penyusunan Klasifikasi Arsip?

 

3.      Jadwal Retensi Arsip

3.1.            Penyusunan JRA sering mengabaikan perubahan organisasi, padahal perubahan organisasi sangat menentukan tingkat reabilitas suatu arsip. Belum lagi pembuatan JRA yang sering melupakan periodesasi perubahan fungsi organisasi.

3.2.            Bagaimanakah pedoman retensi dalam menjadi acuan penyusunan Jadwal Retensi Asrip?

 

4.      Klasifikasi Keamanan dan klasifikasi Akses

Berdasarkan data hasil putusan ajudikasi , terjadi perbedaan cara pandang para hakim di pengadilan komisi informasi yang mengabulkan gugatan para pemohon informasi. Sebagai contoh keputusan ajudikasi BPMIGAS dengan LSM yang salah satu isi putusan adalah memerintahkan memberikan permintaan dokumen kontra karya. Padahal NSPK yang terkandung dalam klasifikasi keamanan dan akses hanya mengamanahkan agar pemohon informasi dapat diberikan informasi olahan, bukan bentuk naskah dinas

 

KESIMPULAN

Implementasi empat instrument dalam pengelolaan arsip perizinan dapat dilakukan dengan sinkronisasi diantara empat instrument kearsipan sehingga dapat mendung perlakuan arsip dalam mencapai pelayanan prima


REKOMENDASI

1. Menentukan bentuk izin kedalam bentuk khhusus selain surat perjanjian, surat kuasa, berita acara, surat keterangan, surat pengantar dan pegumuman sebagaimana Justru terobosan dengan menentukan dokumen perizinan ke salah satu bentuk khusus telah dilaksanakan oleh BKPM. Dengan demikian maka inisial pada nomor naskah dinas adalah “IJN” bukan “K”
2. Menelaah kembali klasifikasi arsip yang telah disyahkan oleh pimpinan instansi pemerintah apakah sudah sesuai NSPk yang termuat di dalam Perka ANRI tentang pedoman penyusunan klasifikasi arsip
3. Perlu diterapkannya prinsip kearsipan yakni asal usul dan aturan asli dalam pembuatan Jadwal Retensi Arsip.
4. Sinkronisasi dan sosialisasi terhadap kedudukan hak informasi atas arsip kepada hakim hakim di kommisi informasi.