Penyelenggaraan kegiatan di
birokrasi/adminstrasi pemerintahan memerlukan dasar landasan aturan. Urutan tata peraturan perundangan
dari Undang undang, peraturan pengganti undang undang, peraturan pemerintah,
peraturan presiden, keputusan presiden, peraturan menteri/lembaga non
kementerian, keputusan menteri/lembaga non kementerian, keputusan direktur
jenderal dan seterusnya.
Pun dalam pelaksanaan kegiatan
kearsipan, memerlukan peraturan perundangan sebagai landasan pelaksanaannya.
Dalam presepsi pelaksanaan, aturan diperlukan sebagai kesepakatan bersama di
antara pemangku kepentingan sehingga dapat diterima. Salah satu pemangku
kepentingan adalah petugas arsip atau arsiparis.
Tulisan berikut merupakan
presepsi petugas arsip atau arsiparis terhadap peraturan kearsipan. Menurut Penulis
, aturan merupakan kesepakatan dalam berbagai sudut pandang yang salah satunya
adalah sudut pandang pelaksana kearsipan dalam hal ini arsiparis dan petugas
kearsipan.
1. Hal hal yang diinginkan arsiparis
atau petugas kearsipan terhadap
peraturan kearsipan adalah:
1.a. Adanya aturan bidang kearsipan menjadi solusi
permasalahan kearsipan
1.b. Aturan mempermudah pelaksanaan kerja kearsipan
1.c. Adanya pembagian kewenangan kerja, bukan ego unit
kerja
1.d. Aturan melindungi petugas kearsipan, pencipta arsip
atau unit pengolah
1.e. Sebagai landasan penyusunan anggaran
1.a. Permasalahan kearsipan yang sering kita jumpai
disekitar aktifitas birokrasi atau pemerintahan antara lain adalah:
1.a.1. Duplikasi yang tidak terkendali
1.a.2. Dokumen memenuhi ruangan kerja
1.a.3. Ruangan kerja tidak nyaman karena penuh dokumen
1.a.4. Kebutuhan ruang penyimpanan yang tidak dapat
dipenuhi oleh unit
1.a.5. Kesulitan menemukan kembali
1.a.6. Kurangnya sumberdaya (anggaran, manusia, sapras)
Dari permasalahan di atas, penulis merumuskan akar
masalah kearsipan di atas adalah sebagai berikut:
o
Teknologi informasi yang memudahkan menduplikasi
arsip
o
Tidak ada kegiatan pemindahan dari ruang kerja
ke ruang arsip
o
Penuhnya ruangan karena tidak ada program one
day for document dalam tiap bulannya
o
Ruang kerja di jakarta semakin hari semakin
mahal
o
Belom ada standarisasi pendataan arsip dan
pemberkasan arsip
o
Pengadaan arsiparis yang terkendala dengan peta
jabatan (konsekuensi fungsi organisasi yang melaksanakan fungsi kearsipan)
Hal – hal yang menjadi akar
masalah kearsipan tersebut sudah tidak bisa ditinggalkan lagi dalam kegiatan
administrasi pemerintah. Untuk menyikapi akar permasalahan tersebut, bidang
kearsipan seyogyanya bersahabat bukan untuk mengindari bahkan menolaknya.
Sebagai contoh kehadiran teknologi informasi komputer yang memudahkan
duplikasi. Kemajuan teknologi yang mempunyai efek peningkatan pertumbuhan arsip
arsip di birokrasi. Pada sisi yang lain, duplikasi membantu kecepatan dalam
koordinasi pelasanaan proses pekerjaan. Namun pada sisi kearsipan, hal tersebut
akan menciptakan pertumbuhan arsip dan menambah volume penyerta arsip, yang
sebetulnya duplikasi bukan arsip jika terdapat bentuk aslinya.
1.b. Mempermudah pelaksanaan pekerjaan kearsipan
Aturan kearsipan hendaknya
mengatur secara komprehensif mengenai manajemen kearsipan sehingga pola pikir
pelaksana kearsipan tidak menjadi terpotong potong. Manajemen kearsipaan terdiri atas
Penciptaan (registrasi surat),
Penggunaan , Pemeliharaan dan penyusutan. Penyusutan antara lain mengatur:
1.b.1. Pemindahan dari unit pengolah ke unit kearsipan
1.b.2. Pemilahan dan pemusnahan arsip dan non arsip oleh
unit pengolah
1.b.3. Pemusnahan arsip
1.b.4. Penyerahan asrip ke lembaga kearsipan
1.c. Aturan kearsipan memuat
pembagian kewenangan dan pendelegasian kepada unit kerja dan arsiparis secara jelas.
Kewenangan dalam kearsipan
tercermin dalam organisasi kearsipan yang membagi dua unsur yakni unit
kearsipan dan unit pengolah. Unit kearsipan dilaksanakan oleh lini organisasi
yang sering dijumpai dalam aturan Struktur Organisasi dan Tugas Fungsi suatu
organisasi hanya lini terkecil. Misalnya di kementerian ESDM, terdapat satu
numenkelatur kearsipan yakni kasubag kearsipan yang hanya terdapat di
secretariat jenderal KESDM.
Pada tingkat satuan kerja yang
kondisi gedung kantor secara terpisah, seyogyanya disiratkan pada aturan
kearsipan unit kerja manakah yang melaksanakan fungsi unit kearsipan. Apakah
kewenangan unit kearsipan?, dan bagaimanakah hubungan kerja dengan unit
pengolah. Manakah unit pengolah juga harus disiratkan dalam aturan kearsipan,
agar peraturan mudah dalam implementatif tidak menimbulkan penafsiran.
Sebagai ilustrasi berikut
pembagian kewenangan
1.c.1. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
1.c.2. Mendapat persetujuan tertulis dari Ka. ANRI.
1.c.3. Duplikasi dan non arsip dimusnahkan oleh unit
pengolah
1.c.4. PIC pemusnahan dan penyerahan arsp oleh
Sekretariat Utama Lembaga Negara/ sekretaroat jenderal di kementerian sebagai
unit kearsipan I
1.d. Aturan melindungi petugas kearsipan, pencipta arsip
atau unit pengolah
Perlindungan dari aturan kearsipan antara lain adalah
1.d.1. Perlindungan terhadap kepastian hukum (pidana dan
perdata)
1.d.2. Menjaga lingkungan kearsipan yang sehat
1.d.3. Extra fooding untuk petugas kearsipan
1.d.4. Keselamatan gedung dan ruang arsip
1.d.5. Standarisasi sarana dan prasarana kearsipan
1.e. Sebagai landasan penyusunan anggaran
Perencanaan anggaran kearsipan
akan lebih dapat terakomodir jika instrument peraturan telah terbentuk. Keadaan
bahwa tingkat alokasi anggaran kearsipan yang masih minim salah satunya
dikarenakan belum ada aturan yang disepakati.