Pemantauan Pengelolaan Arsip Ditjen Migas ke-7

I.          PENDAHULUAN

Definisi pengelolaan menurut Kamus Bahasa Indonesia adalah menyelenggarakan, mengendalikan, atau mengurus, Pengelolaan arsip dapat mempunyai arti menyelenggarakan kearsipan, mengurus arsip, dan mengendalikan pertumbuhan arsip. Kegiatan pengelolaan arsip dapat berisi tentang pemberkasan, input data, deskrepsi, penataan, pembuatan daftar, mengolah data, scanning, upload pdf, pemilahan arsip dan non arsip, pengelompokkan berdasarkan klasifikasi, pemindahan dari unit kerja ke unit kearsipan, pengangkutan dari ruang olah ke ruang simpan, pengurutan boks, labeling boks.

Kegiatan mengurus arsip diperlukan perbandingan yang ideal antara petugas atau dan jumlah arsip. Menurut perhitungan bahwa setiap tahunnya, satu petugas  dapat menghasilkan mengurus 480 boks arsip dalam satu tahunnya. dengan asumsi 2 boks per hari x 240 hari. Juga dapat mengurus 6.000 data per tahun dengan asumsi 25 data pada tiap harinya.

Kegiatan mengendalikan arsip dilaksanakan dengan melaksanakan peningkatan kepercayaan unit pengolah atas layanan penyimpanan. Ketika unit pengolah tumbuh kepercayaannya, maka mereka akan sadar untuk membuat permohonan pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan. dengan demikian maka akan terjadi penciptaan arsip di unit kearsipan. Arsip tercipta dari hasil pemindahan arsip unit pengolah.

II.          MAKSUD DAN TUJUAN

Mencatatkan capaian bidang kearsipan di Ditjen Migas

III.          WAKTU PELAKSANAAN

Juni sampai dengan Desember 2015

IV.          ISI LAPORAN

Beberapa capaian yang dapat disampaikan antara lain adalah:

1.    Terjadi revisi kapasitas simpan di gedung migas yang semula 1200 boks (bulan mei 2015) menjadi 1600 boks (bulan desember 2015). Hal tersebut karena telah diadakan lemari arsip (roll opeck);

2.    Tumbuhnya kesadaran dari unit untuk menyampaikan pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan melalui nota dinas. Sampai dengan bulan desember 2015 tercatat 13 unit pengolah yang memohon untuk dapat memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan;

3.    Membaiknya tingkat kepercayaan pejabat dan pegawai mengenai layanan kearsipan. hal tersebut ditandai dengan sudah menipisnya stigma bahwa jika arsip masuk ke unit kearsipan akan susah untuk dicari kembali;

4.    Terselenggaranya rapat – rapat kearsipan dengan pemilihan tema antara lain, pemindahan arsip ke pusat arsip KESDM, Bimbingan teknis penyimpanan arsip dalam perspektif pemeriksaan, penyusunan SOP Kearsipan, kunjungan ke Kantor Arsip UI dan Kantor Arsip Kabupaten Sleman;

5.    Diteruskan kerjasama penyimpanan arsip inaktif dengan lembaga penyedia jasa penyimpanan telah memberikan solusi untuk penyimpanan arsip sebanyak 3500 boks;

6.    Optimalisasi penyimpanan arsip yang dititipkan di pusat arsip KESDM. Hal tersebut dilakukan dengan memindahkan ke ruang arsip lantai 10 di gedung migas;

7.    Berperan serta dalam proses pengumpulan koleksi arsip permanen energi dan sumber daya mineral yakni berhasil dipindahkannya dokumen UKL dan UPL migas ke Pusat Arsip KESDM.

V.          PENUTUP

Demikian laporan pemantauan pengelolaan arsip ke tujuh disusun sebagai bukti pelaksanaan pekerjaan arsiparis.