Penyeleksian Arsip yang akan disusutkan

Latar belakang

Kearsipan sebagai tata kelola terhadap bentuk komunikasi dan transaksi pelaksanaan kegiatan pemerintahan, dituntut untuk dapat menjamin ketersediaan arsip.

Bukti jalannya pemerintahan dapat ditunjukkan dengan adanya data arsip yang dikelola. Bukan hanya menunjukkan berapa banyak data arsip serta kuantitas boks arsip dalam satuan ukur meter linear, namun meninggalkan pula alur cerita tata kelola dalam kearsipan.

Sesuai dengan peraturan menteri PAN dan RB Tahun 2009 tentang arsiparis dan angka kreditnya kegiatan “penyeleksian arsip yang akan disusutkan” merupakan penggambaran kondisi arsip yang akan disusutkan.

Sindiran bahwa kondisi kearsipan di Indonesia masih dalam tataran perdebatan pengelolaan, tak menyurutkan dalam aktifitas arsiparis. Mau tak mau arsiparis melaksanakan aktifitas sesuai dengan rincian butir kegiatan sebagaimana aturan yang berlaku.

Maksud dan tujuan:

Maksud dan tujuan antara lain menciptakan daftar arsip yang diusulkan musnah, daftar arsip yang disimpan, daftar arsip yang dipindahkan. Selain itu juga menciptakan dampak baik yakni menjaga ruang kerja yang kondusif (tidak terpenuhi dengan tumpukan arsip).

Waktu pelaksanaan

Kegiatan penyeleksian arsip yang akan disusutkan dilaksanakan selama tahun 2015.

Isi laporan

Pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan Ditjen Migas selama tahun 2015 sebagaimana tabel di bawah ini;

No	Unit kerja	Keterangan	Kelompok
1	Sekretariat DJM	disimpan oleh sekretariat DJM, berupa copy surat masuk	Dikelompokkan kedalam masalah ketatausahaan
2	Investasi migas	Pengukuran kemampuan usaha penunjang bidang migas (SKUP)	Inisial DMBI
3	Pemberdayaan potensi dalam negeri	Berkas perijinan impor barang untuk kepentingan industri migas dan ijin mempekerjakan tenaga kerja asing migas	Inisial DMBD
4	Standarisasi Migas	Arsip yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas dan fungsi antara lain penyusunan SNI Migas, penerbitan ijin NPT, serta register dan sertifikat juru las	Inisial DMTS
5	Keuangan	Dokumen pembayaran seperti SPM dan SP2D beserta lampirannya	Kelompok dokumen pembayaran terdiri atas pembayaran di atas 200 juta, sampai dengan 200 juta, dan pembayaran melalui bendahara
6	Hukum	Rancangan keputusan menteri terkait kemigasan diharmonisasi oleh hukum	Inisial SDMH
		Kontrak kerjasama “PSC”, TAC,
7	Umum dan kepegawaian	Berisi berkas Daftar usulan Penilaian Angka Kredit Inspektur Migas
8	PPK Jargas 2013, 2014	Laporan pembangunan, pengawasan dan penyusunan dokumen FEED dan DEDC Jaringan Gas Kota
9	Pengangkutan	Ijin usaha pengangkutan	Inisial DMOA
10	PPK Penunjang	Permintaan pengadaan
11	Pokja - Pokja DMO/E/B/T	Dokumen pembuktian pelelangan
12	Niaga migas	Dokumen penerbitan ijin niaga migas	Inisial DMON
13	Penyimpanan migas	Penerbitan ijin penyimpanan migas	Inisial DMOS
14	Keselamatan hilir migas	Data kelengkapan sertifikasi keteknikan hilir migas	Inisial DMTO

Penutup

Sampai dengan akhir tahun 2015, jumlah boks yang disimpan di gedung migas adalah 1.342 boks dan di ruang sewa sebanyak 3.500 boks.