bimbingan Arsiparis yang berkaitan dengan jabatan fungsional Arsiparis

KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL REPUBLIK INDONESIA

DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

LAPORAN

TENTANG

Memberikan bimbingan Arsiparis yang berkaitan dengan jabatan fungsional Arsiparis

1.        Latar Belakang

Peraturan Bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 18 tahun 2009 dan nomor 12 tahun 2009 tentang petunjuk pelaksanaan jabatan fungsional arsiparis dan angka kreditnya menyebutkan bahwa arsiparis unsur utama di penilaian yakni pendidikan, pengelolaan, pembinaan dan pengembangan profesi.

Salah satu poin dari pembinaan adalah untuk pelasana arsiparis pelaksana lanjutan adalah memberikan bimbingan Arsiparis yang berkaitan dengan jabatan fungsional arsiparis.

Berkaitan dengan program pemerintah di bidang pendidikan dalam mewujudkan keterkaitan dan kesepadanan (link and Match) antara pendidikan dengan dunia usaha, mahasiswa ASM-BSI (Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika melakukan riset untuk mata kuliah kearsipan. Dimana dalam pelaksanaan riset tersebut melakukan wawancara. Dan berdasarkan disposisi pimpinan atas surat dari pembantu Direktur bidang kemahasiswaan, maka arsiparis melaksanakan bimbingan yang terkait dengan jabatan fungsional arsiparis

2.        Maksud dan Tujuan

Memberikan bimbingan kepada mahasiswa ASM-BSI jurusan manajemen administrasi atas nama

No	Nama	NIM	HP
1	Tiara Novita	21150068	081294024018
2	Ceacilia Denis	21150229	085782828395

Untuk syarat memenuhi Ujian Akhir Semester, Mata Kuliah Warkat dan Arsip.

Memasyarakatkan jabatan fungsional arsiparis kepada mahasiswa , hal ini dapat dijadikan cara untuk pembinaan secara lebih luas. Dengan  mahasiswa mengetahui jabatan arsiparis dan job deskrepsinya, maka akan memberikan gambaran dunia profesi kearsipan.

3.    Waktu Pelaksanaan

Jumat,  8 April  2016                  : Mendampingi ruang olah arsip, : Memberikan jawaban wawancara

4.    Isi Wawancara

1.      Pengarsipan apa yang di gunakan di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi? Konvensional/elektronik atau campuran?

Jawaban:

Pengarsipan yang digunakan di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi adalah bersifat konvensional, digitalisasi, dan menggunakan kedua nya sebagai pemeliharaan arsip dan untuk kecepatan akses arsip di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

2.      Berupa apa saja jenis arsip tersebut dan bagaimana cara penyusunan nya ?

Jenis arsip nya adalah Arsip aktif dan arsip inakif, arsip aktif adalah  arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

 Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

 Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas.

(1)                Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat:

a.   unit pengolah;

b.   nomor berkas;

c. kode klasifikasi;

 d.   uraian informasi berkas;

e.   kurun waktu;

f.    jumlah; dan

g.   keterangan.

Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat:

a.  nomor berkas;

b.  nomor item arsip;

c.  kode klasifikasi;

d.  uraian informasi arsip;

e.  tanggal;

f.   jumlah; dan keterangan.

(2 )Penataan atau penyusunan arsip inaktif pada unit kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan:

a.   pengaturan fisik arsip;

b.   pengolahan informasi arsip; dan

c. penyusunan daftar arsip inaktif.

 

Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat:

a.   pencipta arsip;

b.   unit pengolah;

c.   nomor arsip;

d.   kode klasifikasi;

e.   uraian informasi arsip;

f.    kurun waktu;

g.   jumlah; dan

h.   keterangan.

3.          Pengelolaan arsip di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas bumi seperti apa, dalam struktur organisasi maupun job desk?

Jawaban:

Pengelolaan data arsip melalui penginputan data di aplikasi Direktorat Jenderal Minyak gas dan bumi, dalam satuan unit kerja Divisi DMEP contohnya, selalu menginput data dan meng uploadnya di aplikasi tersebut sesuai Jobdesk nya masing-masing. Sehingga dapat mempermudah semua satuan unit kerja apabila mencari dokumen yang di perlukan.

4.          Prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar?

    Prosedur Surat masuk:

1.    surat masuk ke unit organisasi di terima dan sampul nya dibuka oleh tata usaha kecuali surat rahasia sampulnya tidak dibuka serta diberi formulir pengendalian surat dinas, lalu diinput ke dalam surat agenda masuk di aplikasi khusus surat masuk.

2.    memasukan surat masuk untuk medapatkan disposisi pimpinan.

3.    Menyampaikan disposisi pimpinan ke staff.

Prosedur surat keluar.

1.      meneliti atau memeriksa ketikan sesuai dengan EYD dan tanda baca yang benar;

2.      memasukan konsep surat untu Pengesahan atau penandatanganan dilakukan oleh pejabat yang berwenang.

3.      Pencatatan dilakukan oleh Sekretaris yang bersangkuta dengan memberikan nomor, kode klarifikasi, tahun dan tanggal penerbitan surat.

4.      Pembubuhan cap dinas dilakukan oleh sekertaris yang sebelum nya dilakukan penggandaan.

5.      Penggandaan dilakukan oleh sekertaris.

6.      Pengiriman atau pendistribusian dilakukan oleh sekertaris sesuai dengan tata cara pengiriman surat tata dinas.

5.          Bagaimana prosedur penyimpanan arsip dan pemeliharaan arsip?

Penyimpanan arsip :

(1)       Penyimpanan arsip dilakukan terhadap arsip aktif dan inaktif yang sudah didaftar dalam daftar arsip.

(2)       Penyimpanan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah.

(3)       Penyimpanan arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan.

(4)       Penyimpanan arsip aktif dan inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan JRA.

Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.

6.          Bagaimana prosedur peminjaman arsip dilakukan?

Jawaban:

Proses peminjaman arsip dilakukan dengan pengisian formulir dengan sebelum nya peminjam mengajukan daftar arsip yang akan dipinjam. kemudian petugas arsip melakukan pencarian(penelusuran) data atau berkas yang dicari sesuai permintaan peminjam. Untuk pencarian atau penelusuran arsip bisa dilakukan melalui daftar arsip atau sytem aplikasi penyimpanan arsip Dijen Migas. penelusuran melalui kata kunci(tahun, jenis arsip, unit kerja, isi rigkas) untuk mengetahui lokasi simpan arsip. Setelah diketahui lokasi simpan, petugas arsip mengambil arsip tersebut untuk selanjutnya di data sesuai formulir dan dokumen yang dipinjam diberikan kepada pemohon.

7.          Peralatan dan perlengkapan apa saja yang menunjang dalam kearsipan Direktorat Jenderal Minyak dan Gas bumi?

Jawaban:

Peralatan	Perlengkapan
a.       Lemari arsip b.      guide c.       Rak arsip d.      map arsip e.      odner f.        stapler g.       computer h.      label	·            lembar pinjam arsip ·            map ·            kartu petunjuk silang

8.          Bagaimana prosedur pemusnahan arsip?

Jawaban :

a.    Pembentukan tim penilai.

b.    Penyelesaian arsip berdasarkan jadwal retensi arsip.

c.    Pembuatan daftar usul musnah.

d.    Penilian oleh tim penilai.

e.    Persetujuan daftar pemusnahan oleh pimpinan unit pencipta.

f.     Pengajuan permohonan pemusnahan.

g.    Persetujuan pemusnahan.

h.    Pelaksanaan pemusnahan arsip.

5.    Penutup

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan

Dibuat di                    : Jakarta

Pada tanggal                        : 8 April 2016

Arsiparis,

Nurul Muhamad

NIP 19820628 200901 1003

pemantauan Pengelolaan Arsip ke-8

KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL

DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

  Laporan  pemantauan Pengelolaan Arsip ke-8 Periode Januari sampai dengan april 2016

1.    PENDAHULUAN

Butir kegiatan pemantauan pengelolaan arsip merupakan potret terhadap kondisi kearsipan yang terbaru. Potret tersebut dapat memperlihatkan pencapaian unit kearsipan dalam melaksankan pelayanan. Bentuk pelayanan yang didukung oleh arsiparis dan petugas kearsipan.

Kami sebagai arsiparis mengalami kendala dalam melaksanakan kegiatan pemantauan pengelolaan arsip. Kendala tersebut adalah identifikasi butir kegiatan yang kami laksanakan pada tiap harinya.

Untuk mengatasi kendala tersebut kami membutuhkan petunjuk arahan terkait ruang dan lingkup kegiatan pemantauan pengelolaan arsip. Selain petunjuk arahan dapat juga berupa kegiatan pembinaan berupa seminar yang diadakan oleh unit Pembina kepegawaian.

Status sampai dengan bulan Mei 2016, jumlah arsip inaktif di Ditjen Migas adalah 2809 di gd. Migas, 3500 di Gedung Penyimpanan dan 400 di Gd. Lemigas.

2.    ISI LAPORAN

Terdapat tiga poin yang dapat disampaikan dalam laporan ini yaitu:

a)    Rincian bukti kerja untuk kegiatan pemantauan pengelolaan arsip yang telah kami laksanakan sebagaimana table di bawah ini

No	Tanggal	Hari	kegiatan
1	05-Jan-16	selasa	pengarahan input data jargas ke aplikasi
2	07-Jan-16	kamis	konsep nota dinas permintaan jasa penyimpanan
3	18-Jan-16	senin	arahan untuk scan sp2d
4	19-Jan-16	selasa	arahan untuk penataan arsip surat
5	26-Jan-16	selasa	arahan scanning, deskrespsi arsip surat
6	01-Feb-16	senin	Pengarahan scan SPM, penataan DMBD, input data SDMK di ANRI
7	19-Feb-16	jumat	pengecekan jumlah boks di ANRI, manuver berkas SDM
8	23-Feb-16	selasa	deskrepsi Dok. Lelang, Scan SPPD Rampung
9	25-Feb-16	kamis	rekap jumlah boks
10	26-Feb-16	jumat	pengurusan tagihan sewa penyimpanan di ANRI
11	29-Mar-16	selasa	laporan sosialisasi TND,
12	05-Apr-16	selasa	laporan kearsipan ke SDM
13	15-Apr-16	jumat	Rapat penilaian arsip migas

b)    Konsep laporan sosialisasi Tata Naskah Dinas

o    Sebagaimana undangan Sesditjen Migas Nomor: 778.Und/04/SDM/2016 tanggal 30 Maret 2015 perihal Undangan , telah dilaksanakan sosialisasi Pedoman Tata Naskah Dinas KESDM  yang dilaksanakan pada;

Hari/Tanggal : Selasa, 7 April 2016, Pukul: 10.00 WIB - selesai Tempat                       : Wisma Bayu KESDM Jl. Raya Puncak Bogor

o    Sosialisasi di hadiri oleh Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian Ditjen Migas, Kepala Sub Bagian Tata Usaha Ditjen Migas, Kepala Bagian Tata Usaha Biro Umum KESDM, pengadministrasi dan sekretaris di lingkungan Ditjen Migas;

o    Sosialisasi termaksud merupakan pertemuan antara narasumber dari unit Pembina yaitu Biro Umum selaku konseptor peraturan menteri ESDM tahun 2015 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas KESDM dengan para pengadministrasi di lingkungan ditjen migas;

o    Berikut rangkuman paparan narasumber antara lain sebagai berikut;

-       Perubahan tata persuratan kepada tata naskah dinas dapat ditinjau dari sistematika sebagaimana table di bawah ini;

Tata persuratan dinas 2006	Tata naskah dinas 2015
Tata Penyelenggaraan Persuratan	Penyusunan Naskah Dinas
Tata Persuratan Dinas	Tata Surat Dinas
Surat Dinas Mengatur	Jenis dan Format Naskah Dinas
Penggunaan Lambang Negara dan Logo	Penggunaan Lambang Negara, Logo dan Cap
Pembatalan, Pencabutan, Perubahan, Ralat dan Penggandaan	Pembatalan, Pencabutan, Perubahan, Ralat dan Penyebarluasan

c)    Konsep laporan rapat penilaian arsip

o    Sebagaimana undangan Sesditjen Migas Nomor: 842.Und/04/SDM/2016 tanggal 6 April 2015 perihal Undangan , telah dilaksanakan Rapat Penilaian Arsip Minyak dan Gas Bumi yang dilaksanakan pada;

Hari/Tanggal            : Jumat, 15 April 2016

Pukul                      : 09.30 WIB - selesai

Tempat                   : Gedung Pusat Arsip KESDM

                                Jl. Yaktapena Ciputat Tangerang Selatan

o    Rapat di hadiri oleh Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian, Kepala Sub Bagian Tata Usaha Ditjen Migas, pengelola arsip di lingkungan Ditjen Migas serta dihadiri pula Arsiparis Madya dan Muda mewakili Biro Umum KESDM;

o    Rapat termaksud merupakan pelaksanaan skema prosedur pemusnahan arsip yaitu 1. Pembentukan panitia penilai, 2. penyeleksian arsip berdasarkan JRA, 3. pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah, dan penilaian oleh Panitia Penilai.

 Berikut rangkuman paparan dan hasil rapat penilaian arsip minyak dan gas bumi sebagai berikut;

-       Landasan kegiatan;

                  i.              Pasal 5 UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

                 ii.              Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

                iii.              Peraturan Menteri ESDM Nomor 18 Tahun 2010 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian ESDM pasal 110 yang berbunyi Sekretariat Direktorat Jenderal minyak dan Gas Bumi mempunyai tugas pembinaan dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit di lingkungan Ditjen Migas yang dilaksanakan Bagian Umum dan kepegawaian (ps. 125) yakni bertugas melaksanakan urusan ketatausahaan, perlengkapan dan rumah tangga serta kepegawaian

                iv.              Peraturan Menteri ESDM Nomor 052 tahun 2006 Tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Departemen ESDM pasal 1 yang menyebutkan tercantum dalam lampiran yang berisikan tata laksana kearsipan, organisasi kearsipan, penyusutan arsip dan kode klasifikasi instansi dan masalah

-       Peraturan terkait kearsipan minyak dan gas bumi

              i.                  Perka ANRI Nomor 20 tahun 2012 Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan Pada Lembaga Negara di pasal 4 bahwa sekretariat Ditjen merupakan unit kearsipan II;

             ii.                  Peraturan MESDM No.18 Tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Migas, No.03 Tahun 2009 tentang JRA Kepegawaian KESDM, No.26 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Kementerian ESDM;

            iii.                  Peraturan MESDM No.13 Tahun 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif KEDM (perencanaan, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan,humas, teknologi infomasi, pengawasan dan perlengkapan);

            iv.                  Perka ANRI nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip pada pasal 5 yang menyebutkan penilaian oleh tim penilai.

-       Agenda Penilaian Arsip

              i.                  Dokumen pembayaran LS kategori non lelang tahun 2007 s.d. 2010

             ii.                  Dokumen pengadaan /dokumen lelang sampai dengan 2006

            iii.                  Permohonan izin usaha niaga migas 2003 s.d. 2010

            iv.                  Pemberdayaan Potensi DN 2002 s.d. 2012

-       Surat pertimbangan tim penilai

SURAT PERTIMBANGAN

PANITIA PENILAI ARSIP

Berkenaan dengan permohonan persetujuan pemusnahan arsip di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi berdasarkan Surat …….(Pejabat Pengirim Surat)………Nomor:…………….tanggal……., dalam hal ini telah dilakukan penilaian pada  tanggal 15 April 2016 terhadap:

a.     Arsip pembayaran, pengadaan, niaga migas, pemberdayaan potensi Dalam Negeri Migas yang terdiri antara lain:

1)     Dokumen pembayaran LS kategori non lelang tahun 2007 s.d. 2010 (honor, perjalanan, konsyinyering, non operasional, gaji, sewa)

2)     Dokumen pengadaan/dokumen lelang sampai dengan  Tahun 2006

3)     Permohonan izin usaha niaga migas 2003 s.d. 2010

4)     Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri Migas (IMTA s.d tahun 2013, RPTKA, RIB s.d. 2012, dan RKBI 2002 s.d. 2012)

b.     Milik instansi Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi

Dengan menghasilkan pertimbangan menyetujui usulan pemusnahan arsip sebagaimana terlampir, namun ada beberapa berkas yang dipertimbangkan agar tidak dimusnahkan karena mempunyai nilai sekunder sebagaimana terlampir.

Demikian pertimbangan panitia penilai, dengan harapan permohonan persetujuan usul pemusnahan arsip dapat ditindaklanjuti dengan cepat melalui prosedur yang telah ada.

Jakarta, 15 April 2016

1.         Chaerul A. Djalil                                                                       ...…………………………………

            (195805141980091002, Kabag. Umum dan Kepegawaian)

2.         Muhamad Cholid                                                                     ……………………………………

(196108131981031001, Kasubag. Tata Usaha)

3.         Tukiran Heru Susanto                                                             ……………………………………

            (196010101980031002, Biro Umum, KESDM)

4.         Imam Mulyantono                                                                    ……………………………………

            (196512011994031, Arsip Nasional RI)

5.         Mariani                                                                                     ……………………………………

            (197409102005022001, Arsiparis Ditjen Migas)

6.         Eny Nurwianty                                                                         ……………………………………

            (197008081994032001, Biro Umum, KESDM)

7.         Nurul Muhamad                                                                       ……………………………………

            (19820628 200901 1003, Arsiparis Ditjen Migas)

-       Hasil penilaian oleh tim penilai arsip ini akan menjadi lampiran untuk ditindak lanjuti dengan surat permintaan persetujuan arsip kepada unit kearsipan I (biro umum) untuk disampai teruskan kepada ANRI.

o    Kesimpulan Rapat penilaian arsip adalah pelaksanaan prosedur pemusnahan arsip sebagaimana ketentuan kearsipan yang berlaku. Tim arsiparis Ditjen Migas mengajukan daftar arsip usul musnah yang diseleksi berdasarkan Jadwal Retensi Arsip untuk kemudian dinilai oleh tim penilai.

d)    Konsep Laporan Kearsipan ke Bapak Sesditjen (SDM)

NOTA DINAS

Nomor :                /04/SDMU/2015

                                                                             

Yang terhormat                                : Sekretaris Direktorat Jenderal                                 April  2016

D a r i                                     : Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian

Hal                                          : Kearsipan

                                                 

          Dalam pelaksanaan urusan kearsipan tahun 2016 bersama ini kami laporkan hal - hal sebagai berikut;

1.      Tujuan kearsipan adalah menjamin ketersediaan arsip Ditjen Migas. Dalam pelaksanaannya, kami mengambil moto “Arsip Aman, Kerja Nyaman”. Hal tersebut untuk mendorong seluruh unit dapat memindahkan arsip inaktif ke ruang arsip sehingga dapat mewujudkan ruang kerja Ditjen Migas yang lebih kondusif.

2.      Kemampuan gedung Migas dalam penyediaan ruangan arsip baru 35% dari kebutuhan  arsip Ditjen Migas. Untuk itulah dilaksanakan kerjasama sewa ruang simpan senilai 115,5 juta dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kami berharap mendapat alokasi ruangan sehingga terjadi penghematan anggaran;

3.      Selain kurangnya ruang simpan, ketersediaan pelaksana Kearsipan Ditjen Migas  baru mencapai 24% dari yang seharusnya dibutuhkan (5 orang). Untuk itulah masih kami alokasikan anggaran 148 juta untuk mendukung penataan arsip. Kami berharap mendapat alokasi arsiparis pada tahun mendatang;

4.      Arsip tidak selamanya disimpan, untuk itulah peran kami sebagai pelaksana manajemen kearsipan yang modern, sehingga penyelamatan arsip minyak dan gas bumi dapat terus dilaksanakan;

5.      Terlampir konsep surat – surat dalam melanjutkan program kearsipan Ditjen Migas untuk mendapat persetujuan dari Bapak SDM.

Demikian laporan ini kami sampaikan. Atas persetujuan dan pengarahan Bapak SDM kami ucapkan  terima kasih.

Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian,

                                                                                                                                 Chaerul. A. Djalil

3.    PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadi bahan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip dinamis yang telah dilaksanakan arsiparis pada bulan Januari s.d. April 2016.

18 April 2016

Pelapor

Nurul Muhamad