Ekspose Daftar Arsip

Acara Ekspose Daftar Arsip sekretariat Negara RI Seri Laporan Pemerintah Pusat dan Daerah 1980 – 1990 berlangsung pada hari Kamis tanggal 24 November 2016 di Gd. ANRI Jakarta Selatan

Pada sambutannya Deputi Konservasi ANRI menyampaikan tiga pilar Kearsipan. Pilar Kearsipan tersebut adalah yang ke-1 adalah regulasi, yang ke-2 adalah pembinaan, dan yang ke-3 adalah pengelolaan arsip. Acara penyusunan daftar arsip sebagai sarana temu balik merupakan pilar ke-3 Kearsipan.

Beliau berharap agar khasanah di ANRI dekat dengan ingatan masyarakat. Salah satu usaha adalah menyediakan sarana temu balik yang berupa inventaris, daftar dan guide. Lebih dari 600 sarana temu balek yang telah dihasilkan oleh ANRI.

Direktur Pengolahan ANRI berharap dari seorang arsiparis yang bukan hanya sebagai penjaga informasi, namun juga pembangun memori kolektif bersama. Dalam melakukan hal tersebut dilaksanakan dengan pengolahan arsip statis. Selain mengolah juga melakukan proses rekonstruksi informasi secara intelektual.

Dalam membangun memori kolektif dapat dimulai dari pemahaman kebijakan yang diterjemahkan kedalam program serta kegiatan akan menghasilkan jenis – jenis arsip. Jenis arsip tersebut akan dilaksanakan secara administratif oleh organ organisasi sesuai tugas dan fungsinya masing masing. Hal ini kemudian di kearsipan disebut dengan asas pengelolaan yakitu provenance atau asas asal usul.

Kasubdit Lembaga Negara pada direktorat pegolahan ANRI menyampaikan bahwa penysusunan daftar arsip terkandung didalamnya rekontruksi informasi secara intelektual. Hal tersebut dapat terlihat dari tahapan penyusunan daftar arsip. Tahapan tersebut antara lain adalah identifikasi arsip, penyusunan rencana teknis, pengayaan sumber data dan referensi kepada tim penyusun, rekontruksi arsip, deskripsi, maneuver data, penyusunan skema definitive, penomoran definitive, dst.

Acara ekspose penyusunan sarana temu balek berupa daftar arsip mempunyai provenance atau asal arsip sekretariat wakil presiden RI tahun 1967 s.d 1999. Secara fisik arsip pada kondisi teratur namun tanpa daftar dan berita acara akuisisi. Tertata pada 115 boks.

Selain itu ekspose tersebut merupakan uji publik yang menunjukkan bahwa peran arsiparis dalam membangun memori kolektif kebangsaan. Harapannya dapat memberikan panduan pengguna arsip mengenai bentuk arsip, lembaga pencipta serta menambah pengetahuan koleksi.

Pada sesi selanjutnya disampaikan pemanfaatan daftar arsip. Dalam memanfaatkan arsip dapat diawali dengan penelitian terhadap referensi buku - buku yang tersedia pada bahan pustaka seperti ensiclopedia, catatan almanac, berita Negara, statblat, keputusan Negara, Bleiblat (tambahan berita Negara). Setelah hal tersebut dilakukan maka pengguna dapat menuju ke sarana temu balek berupa inventaris, daftar arsip dan guide.

Peluncuran Naskah Sumber Arsip

Gb. Sampul

Acara “Peluncuran Naskah Sumber Arsip Pertambangan Timah di Pulau Bangka Masa Kolonial dan Talkshow Sejarah Pertambangan Timah di Pulau Bangka pada hari Selasa Tanggal 13 Desember 2016 bertempat di Gd. ANRI Jakarta Selatan.

Setelah menyanyikan lagu kebangsaan Indonesia Raya, para hadirin disuguhi dnegan Tayangan “karakter jatidiri bangsa”.

Dalam sambutan Direktur Layanan dan Pemanfaatan ANRI menyampaikan bahwa materi penyusunan Naskah sumber tersebut dari arsip koleksi di ANRI, penelitian dan penyusunan pertama di bidang pertambangan, dapat membuka wawasan untuk penelitian dan penyusunan berikutnya.

Sambutan Kepala ANRI, didahului dengan menyapa lembaga kearsipan menyampaikan beberapa hal antara lain. Penulisan naskah sumber setiap tahun dilaksanakan oleh ANRI. Penulisan naskah sumber bermaksud untuk mengungkap kembali kekayanan khasanah arsip yang juga terkait dengan aset kekayaan alam sampai dengan aset sosial budaya. Dengan begitu dapat mendukung upaya memasyarakatkan arsip. Selain itu juga memberikan jalan kepada para peneliti melalui arsip. Penulisan naskah suber merupakan suatu metode penyajian informasi kepada peneliti dan masyarakat.

Sebelumnya lebih banyak mendeskripsikan arsip foto dan arsip surat. Pada kali ini bentuk foto dan teks menjadi satu kesatuan untuk mempermudah penelusuran. Penulisan naskah sumber tersebut merupakan langkah awal pengungkapan arsip timah di pulau bangka untuk kemudian ke kekayaan alam yang lain. Sebagaimana naskah sumber terkait teh sudah pernah disusun oleh ANRI. Harapannya memberikan kontribusi pada bidang penelitian.

Sutejo Suwignyo (Narasumber)

PT TIMAH perpanjangan 1816 BTW sebelum undang - undang pertambangan disusun. Kondisi politik mempengaruhi keberadaaan arsip timah indonesia. Tercatat 42 kapal keruk yang dipunyai PT TIMAH katanya terbesar di dunia. 1876 merupakan tahun eksplorasi besar besaran di Indonesia oleh pemerintah Kolonial Belanda. Pulau Bangka terbentuk krn proses alamiah Timah.

1816 dibangun perusahaan penambahan timah sampai dengan 1913 meninggalkan jejak besarnya pengaruh timah. Jejak tersebut sangat minim didapatkan di sumber nya yakni arsip dikarenakan situasi politik..

Menarik nya diakhir paparan, narasumber menyajikan video slide yang berisikan foto foto diiringi lagu berbahasa belanda dengan instrumen keroncong. Film tersebut sebagai koleksi museum timah Indonesia.

Arsiparis ANRI (Tim Penulis)

Ratusan naskah sumber telah diterbitkan oleh ANRI misalnya gunung krakatau, uang Republik Indonesia, pegungsian, namun belum satu pun terkait pertambangan. Proses penulisan yang dilaksanakan oleh TIM membuat sistematika pencarian lokasi tambang dan pembangunan infrastruktur, proses penggalian dan penambangan, pengolahan hasil tambang, pemanfaatan dan pemasaran.

Setelah sistematika disusun, diberikan petugas penelusur untuk mencari arsipnya. Setelah arsip ditemukan maka akan penulis menceritakan dalam bentuk deskrepsi paragraf.

Bentuk arsip konvensional (kertas) dan arsip foto serta arsip kartografi berbahasa belanda

Tanggapan Audience 1 :  isu China yang identik dengan bangka tidak masuk ke dalam naskah sumber ini. Audience yang pernah mengungkap informasi arsip di ANRI bahwa china terkait permodalan juga tenaga kerja yang china.

Narsum: China di belitong merupakan turunan pasukan kubalaikan yang terdampar, bukan china pendatang.

Tanggapan Audience 2: kekurangan pada penulisan naskah sumber, kerajaan – kerajaan di bangka, 1812 (kekuasaan Inggris), 1920 terdapat data sensus terait data peranakan china, data produksi timah terkait dengan perlawanan kepada Belanda. Dari beberapa hal tersebut, naskah sumber kurang intepretasi dari tim penyusun.

Narsum: Terkait dengan konten sangat bergantung dengan koleksi yang di dapatkan.

Tanggapan Audience 3: khasanah mijnwezen terkait kekhasan zaman kolonial yang juga mempunyai metode penomoran khusus. Terkait dengan bahan yang ditelusuri dapat mencari inventaris atau sarana penelusuran (meninggalkan jejak sehingga memudahkan peneliti. Penentuan captain.

Penutup oleh Deputi Konservasi ANRI disampaikan bahwa naskah sumber bukan juga sebagai album foto yang dilakukan deskrepsi saja. Kekhawatiran penyusun atas intepretasi yang salah memang masih menjadi perdebatan di antara arsiparis. Sedangkan kebutuhan peneliti juga terkait dengan intepretasi yang dilakukan oleh sejarahwan. Keterbatasan tim karena tidak ada unsur sejarahwan

Dalam sudut pandang lain, komunitas kearsipan bukan lagi terkungkung pada fisik arsip namun pada pendekatan informasi untuk pengetahuan.

Melakukan penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor s.d. September 2016

KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL

DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

LAPORAN

Melakukan penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor

PENDAHULUAN

1.     Latar Belakang

Meskipun telah terbit aturan tentang standar kualitas hasil kerja arsiparis kategori keterampilan yang termuat dalam peraturan kepala ANRI nomor 5 tahun 2016, namun keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara belomlah diterbitkan. Maka dari itu butir kegiatan sebagaimana laporan kami, masih akan dipergunakan sebagai bahan penilaian arsiparis.

Penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor pada bulan Januari sampai dengan April tahun 2016 adalah sejumlah 812 boks arsip. Kami ajukan nilai 0.33 dengan asumsi 812 boks dibagi dengan 100 kemudian dikalikan 0,04. Angka 100 diperoleh dari judul rincian kegiatan sedangkan angka 0,04 adalah nilai tiap laporan.

Sesuai dengan Perka ANRI no.5 tahun 2016, butir kegiatan ini hanya akan menjadi kegiatan penataan dan penyimpanan arsip inaktif dengan hasil kerja daftar arsip in aktif.

Terjadi pergeseran hasil kerja yang semula bentuk laporan menjadi bentuk daftar arsip. Perka tersebut sudah tidak lagi mengakomodir penataan dan penyimpanan arsip dengan tujuan ketersediaan arsip. Namun untuk tujuan arsip mudah diketemukan.

Menurut pendapat kami bahwa perlu ditegaskan kembali bahwa butir kegiatan penyimpanan dan penataan mempunyai batasan terhadap unit kearsipan?. Butir ini mempunyai makna ganda yakni sebagai jalan agar arsip mudah diketemukan, ataukah sebagai jalan menjamin ketersediaan arsip.

2.     Maksud dan tujuan

Tujuan penyimpanan dan penataan setiap 100 nomor menjamin ketersediaan arsip di unit kearsipan. Jumlah boks yang dapat disediakan adalah 1007 boks

ISI LAPORAN

Penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor mempunyai batasan kegiatan yakni pengaturan fisik arsip di unit kearsipan. Kegiatan ini dapat berupa penataan arsip tidak teratur, penataan arsip teratur, pemindahan tempat simpan  masih dalam satu unit kearsipan, penataan kembali arsip yang telah ditata (sebelumnya arsip tidak teratur). Dapat pula berupa pengaturan fisik arsip inaktif saat persiapan dalam rangka penyusutan di unit pengolah ke dalam suatu tempat yang ditentukan.

Secara realitas, kami melaksanakan kegiatan sebagaimana table dibawah ini:

No	Tanggal	Hari	Kegiatan
1	09-Jun-16	Kamis	pemantauan penataan arsip di Ruang sewa ANRI
2	13-Jun-16	senin	arahan ke petugas arsip untuk mengedit data arsip pembayaran
3	20-Jun-16	senin	Pengarahan  ke petugas arsip Penataan Dokumen Keuangan
4	22-Jun-16	rabu	pengarahan penataan dan pemilahan arsip kepegawaian non arsip
5	20-Jul-16	rabu	pemilahan dokumen pembayaran 2016
6	27-Jul-16	rabu	pemilahan arsip bagian umum (SDMUL)
7	25-Agust-16	kamis	uji petik arsip usul musnah oleh tim biro umum
8	29-Agust-16	senin	konsep surat permohonan transip arsip usul musnah ke SJU
	30-Agust-16	selasa	konsep surat permohonan stock opname
9	08-Sep-16	kamis	pemindahan arsip ke ruang sewa (arsip DMBD)
10	09-Sep-16	jumat	penataan dalam rangka stok opname arsip (dmbd usmun)
11	13-Sep-16	selasa	Manuver usul musnah di ANRI (non lelang usmun SDMK)
12	22-Sep-16	kamis	penataan dalam rangka stok opname arsip (dmbd simpan)
13	23-Sep-16	jumat	Manuver arsip simpan di ANRI (pembayaran non lelang SDMK)

Adapun boks – boks arsip termaksud adalah sebagaimana dalam table dibawah ini;

No	Seri Arsip	Unit	Boks	Jml Boks	Lokasi simpan
1	Kepegawaian	SDMUP	70 – 79	9	Gd. Migas
2	Arsip pembayaran non lelang (usul musnah)	SDMK	1 – 84	84	Ruang Sewa
3	Arsip pembayaran non lelang (simpan)	SDMK	1 – 181	181	Ruang Sewa
4	Niaga migas	DMON	153 – 183	30	Gd. Migas
5	Arsip pembayaran (SPM) 2016	SDMK		45	Gd. Migas
6	Pemberdayaan Potensi DN (usul musnah)	DMBD	1 – 242	242	Ruang Sewa
7	Pemberdayaan Potensi DN (simpan)	DMBD	1 – 342	342	Ruang Sewa
8	Keuangan	SDMK	126 – 162	36	Gd. Migas
9	Rumah tangga dan perlengkapan	SDMUL	1 – 38	38	Gd. Migas
Total				1007

PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan bahan evaluasi bagi pejabat struktural yang membidangi kearsipan. dan bukti kerja arsiparis dalam melaporkan penataan dan penyimpanan arsip sebanyak 1007 nomor boks selama bulan Mei sampai dengan bulan September 2016.

Jakarta, 23 September  2016

Pembuat Laporan

Nurul Muhamad

Arsiparis Ditjen Migas