Persuratan Elektronik

 Sistem Informasi Persuratan Dinas http://surat.migas.esdm.go.id

Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi

Pada tahun 2015 Direktorat Jenderal Minyak Dan Gas Bumi mengalami tahap pembiasaan penggunaan teknologi di bidang persuratan. Pengalaman penulis sejak dari CPNS (Tahun 2009) penggunaan aplikasi persuratan hanya sampai di level petugas persuratan (sekretaris dan pengadministrasi).  Itu pun hanya sebatas sebagai sarana bantu penomoran surat keluar. Tulisan http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2015/03/telaahan-arsiparis-pengurusan-surat.html mendeskrepsikan pelaksanaan penggunaan teknologi informasi komputer sebagai sarana persuratan oleh seluruh level pimpinan dan pegawai di lingkungan Ditjen Migas.  Hampir setahun (Februari s.d. Desember 2015) penulis sebagai arsiparis mengawal pelaksanaan penggunaan aplikasi persuratan yang telah dibangun oleh Pusdatin KESDM.

Pada tahun 2016 merupakan tahap pembangunan pertama. Bermula ketidakpuasan pimpinan terhadap aplikasi persuratan Pusdatin KESDM, maka atas arahan dirjen migas (Bapak IGN Wiratmaja ), dibangunlah aplikasi persuratan elektronik. Arahan pimpinan pembangunan aplikasi persuratan tersebut kepada unit teknologi informasi (Bagian Rencana dan Laporan pada Sekretariat Ditjen Migas). Namun demikian, penulis sebagai staf bidang tata usaha yang mempunyai tugas persuratan diberikan tantangan untuk mengkoordinir programmer dalam menterjemahkan analisis proses business. Gambaran tahap pembangunan pertama yakni bulan Januari s.d. April 2016 tergambar pada tulisan http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2016/05/monitoring-penggunaan-aplikasi-sistem.html

Pada Akhir bulan Mei s.d. awal Agustus 2016 merupakan tahap Sosialisasi. Selama 4 bulan dilaksanakan lebih dari tujuh kali sosialisasi kepada pengguna aplikasi persuratan elektronik. Dengan sistem kelas sering terjadi umpan balik yang mis. Misalnya peserta sosialisasi yang belum mempergunakan secara langsung, memberikan komentar terhadap system. Gambaran tahap sosialisasi serta peran penulis untuk mengawal aplikasi persuratan elektronik pada tulisan http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2016/09/melakukan-monitoring-penggunaan.html

Mulai tanggal 19 Agustus 2016 merupakan tahap implementasi aplikasi persuratan elektronik yang diberikan nama Sistem Informasi Persuratan Dinas di lingkungan Ditjen Migas. Hal tergambar melalui surat Sekretaris Ditjen Migas dan 05.E/04/SDM/2016 tanggal 9 Agustus 2016  tentang pelaksanaan disposisi surat masuk secara elektronik. Persuratan di Ditjen Migas telah mengalami babak baru dengan pemantapan implementasi sebagaimana surat Sekretaris Ditjen Migas nomor 2.Pt/04/SDM/2017 tanggal 20 April 2017 tentang pelaksanaan disposisi surat masuk.

Genap setahun tahap implementasi Sistem Informasi Persuratan Dinas terjadilah pergantian pucuk pimpinan di kantor Direktorat Jenderal Migas (2 Agustus 2017). Hal tersebut menjadi tantangan tersendiri terhadap keberadaan aplikasi persuratan elektronik. Stigma ditinggalkannya aplikasi persuratan elektronik di Ditjen Migas teruji ketika terjadi pergantian dari bapak IGN Wiratmaja kepada Bapak Ego Syahrial. Melalui arahan Dirjen Migas (Bapak Ego Syahrial) terhadap surat Sekretaris Ditjen Migas nomor 3.Pt/04/SDM/2017 tanggal 15 Agustus 2017 tentang Pelaksanaan Disposisi Surat Masuk maka munculah Surat Edaran Direktur Jenderal Migas Nomor 9.E/04/DJM/2017 tanggal 12 September 2017 tentang Penyelenggaraan Persuratan Dinas.

Surat Edaran Dirjen Migas termaksud menjadi dasar pemantapan implementasi dan pengembangan aplikasi persuratan elektronik. Sampai awal Oktober 2017, lebih dari 300 pengguna (Dirjen Migas, pimpinan tinggi pratama/eselon 2, pejabat administrator/eselon 3, pejabat pengawas/eselon 4, staf/pelaksana, sekretaris pimpinan, pengadministrasi) aktif mengakses http://surat.migas.esdm.go.id sebagai sarana persuratan.