Antara beban kerja arsiparis

Menjelang siang pada hari Kamis, tanggal 23 Januari 2019, Pejabat Pengawas bidang kepegawaian Ditjen Migas menyambangi ruang arsip. Beliau menanyakan jumlah kebutuhan petugas arsip saat ini. Kebutuhan petugas arsip akan diakomodir dengan pengadaan pegawai non ASN di Lingkungan KESDM

Dari obrolan ringan bersama pejabat tersebut, penulis merangkum dalam suatu analisis antara lain:

Jumlah formasi yang telah ditetapkan melalui Peraturan Menteri ESDM No. 11 Tahun 2015 adalah sebanyak 23 orang arsiparis untuk Direktorat Jenderal Migas. Pada tahun 2019 ini terdapat tiga orang pegawai yang memiliki Surat Keputusan (SK) sebagai Arsiparis yakni : Sdr. Mulyanto, Sdr. Nurul dan Sdr Dinnisa

Dengan demikian kebutuhan sumber daya manusia di unit kearsipan Ditjen Migas adalah minus 20 orang karena telah terpenuhi 3 formasi.

Dari tiga orang arsiparis, satu orang diperbantukan untuk pengurusan dokumen perjalanan luar negeri, maka tersisa dua sumber daya manusia untuk melaksanakan beban kerja unit kearsipan ditjen migas.

Bp. Ahmad Fauzi selaku pejabat pengawas kepegawaian Ditjen Migas menyampaikan kebijakan rencana revisi permen 11 tahun 2015, untuk itu beliau mengharapkan dokumen tertulis yang membuktikan secara faktual pada tahun 2019 tentang kebutuhan 20 orang arsiparis termaksud.

Penulis yang mewakili unit kearsipan Ditjen Migas menyampaikan bahwa pada saat permintaan bahan atau data dukung terkait kebijakan revisi permen no 11 tahun 2015, pada bulan Mei 2018, unit kearsipan telah mengisi formulir beban kerja sesuai permen PAN dg total 12 orang arsiparis dengan rincian sebagai berikut:
-Arsiparis pelaksana : 3 orang
-Arsiparis pelaksana lanjutan : 2 orang
-Arsiparis Penyelia : 4 orang
-Arsiparis Pertama : 2 orang
-Arsiparis Muda : 1 orang
Formulir diisi secara faktual dari keberadaan petugas arsip yakni Mulyanto, Nurul Muhamad, Juli Supadmo, Kasmari, Tatang, Gilang, Reni, Catur, Gondo, Reza, alif dan avis, serta rosyid.

Meski pada awal tahun 2019 ini masuk tambahan dua orang tenaga perbantuan yakni Junaidi alfin dan Mikun sehingga total 15 orang.

Penggambaran kebutuhan petugas arsip pada unit kearsipan Ditjen Migas di atas masih bersifat faktual (apa yang telah dikerjakan oleh petugas arsip) sebagaimana keberadaan personil saat ini.

Keberadaan 12 s. d. 15 orang untuk menjalankan unit kearsipan pada tahun 2019 masih belom memenuhi standar minimal pelayanan kearsipan.

Jika mengikuti standar minimal pelayanan kearsipan maka indikator yang dipergunakan bukan hanya gambaran faktual dari keberadaan petugas arsip.

Menurut penulis, Unit Kearsipan yang telah memiliki standar minimal mendekati kondisi kearsipan sebagaimana amanat Peraturan Pemerintah nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Kearsipan Nom 43 tahun 2009.

Ragam Aktivitas penyelenggaraan kearsipan sebagaimana peraturan termaksud memang tidak dapat dilaksanakan sendiri oleh unit kearsipan, namun terkait dengan unit dan jabatan lain (selain jabatan arsiparis)

Ragam aktivitas kearsipan terbagi menjadi dua yakni kegiatan yang bersifat pelaksanaan dg kategori ketrampilan dan kategori ahli atau penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria (sistem kearsipan).

Keterkaitan dg jabatan lain yakni pemanfaatan teknologi informasi harus bergerak beriring dengan pranata komputer atau setidaknya tim arsip disuport oleh programer komputer.

Ragam aktivitas kearsipan juga dihadapkan pada penyediaan arsip dan pengolahan menjadi informasi serta desiminasi informasi yang bersumber pada arsip.

Agar memenuhi standar pelayanan minimal, maka penulis berpendapat bahwa jumlah ketersediaan petugas arsip di Unit kearsipan harus dikaitkan dengan hasil kerja atau jumlah arsip, jumlah unit pengolah/unit kerja, jumlah jenis arsip serta ragam aktivitas kearsipan

Selain hal tersebut, yang terpenting pada unit kearsipan adalah kedudukan atau peran yang dapat dilaksanakan untuk pencapaian kinerja organisasi.

Unit Kearsipan Ditjen Migas memiliki peran dalam mendukung manajemen internal ditjen migas dalam bentuk layanan perkantoran.

Kebutuhan layanan perkantoran saat ini di Ditjen Migas adalah perbaikan Fasilitas perkantoran yakni renovasi gedung. Kegiatan tersebut meninggalkan kepedihan bagi unit kearsipan Ditjen Migas karena terjadi lonjakan pertumbuhan arsip yang sangat masif.

Gambaran tersebut penulis sampaikan melalui tautan:
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/05/195-ton-bahan-non-arsip-keluar-dari-gd-migas/

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/10/15/ledakan-%f0%9f%92%a5-arsip-di-gd-migas/

Selama dua tahun ini, unit kearsipan hanya mampu melaksanakan aktivitas pengolahan arsip dan belum mampu untuk mengolah data arsip menjadi informasi sampai dengan desiminasi informasi arsip (pameran arsip)

Melalui tulisan ini, penulis sebagai Arsiparis Ditjen Migas memohon permakluman kepada pimpinan. Arahan pimpinan agar unit kearsipan menyelenggarakan pameran arsip sebagai bentuk desiminasi informasi belum dapat terlaksana.

Unit Kearsipan Ditjen Migas masih di bawah standar karena belum tuntas dalam mengimbangi pertambahan arsip. Sehingga unit kearsipan Ditjen Migas baru mampu menjalankan layanan perkantoran sebagai gudang penyimpanan, penataan arsip, mengamankan arsip meski terbatas nya ruang simpan.

Jumlah arsip yang mencapai 8400 boks dihadapkan dengan ketersediaan ruang arsip ukuran 12M X 6M. Ruang yang hanya berkapasitas 2500 boks (ukuran 12M X 6M) terisi 3400 boks beserta space untuk kegiatan penyortiran atau pemilahan arsip.

Meski kerjasama penyimpanan sistem sewa di Pusat Jasa Kearsipan ANRI mencapai 5200 boks untuk tahun 2019, namun masih belum dapat mencukupi kebutuhan ruang simpan.

Capaian Unit Kearsipan Ditjen Migas yakni terbangunnya citra kehandalan dalam menyimpan arsip sehingga pimpinan dan pegawai mempercayakan penyimpanan arsip mereka. Satu penyebab yang terkait erat adalah kredibiltas petugas arsip. Tingkat kepercayaan dalam melaksanakan tanggung jawab penyimpanan arsip untuk menjamin ketersediaan bukti jika sewaktu waktu dibutuhkan.

Petugas arsip yang mendapat predikat teladan di tingkat Kementerian ESDM dengan didukung 10 s.d. 15 orang menjadi pengungkit citra kehandalan unit kearsipan Ditjen Migas termaksud.

Petugas arsip telah melaksanakan aktivitas kearsipan pada tiap harinya dan menghasilkan hasil kerja berupa data arsip dan fisik atau pdf hasil alihmedia arsip.

Petugas melaksanakan ragam aktivitas pengolahan arsip yakni mensortir, memilih arsip dan non arsip, deskrepsi, memindai, mengupload, memberikan nomor arsip, menyimpan ke dalam boks, menata boks arsip ke dalam lemari arsip, melayani penelusuran dan peminjaman arsip sampai dengan mengelap debu debu kertas.

Gambaran obrolan bersama Bp Fauzi di atas mengerucut pada kebijakan Sekjen ESDM dalam rekruitmen pegawai non ASN untuk bidang kearsipan.

Berapapun petugas arsip yang akan disediakan dengan rekruitmen pegawai non ASN, tetap akan dibagi keseluruhan satuan kerja di Lingkungan KESDM.

Berapapun jumlah petugas arsip yang akan diperbantukan di unit kearsipan Ditjen Migas semoga menjadi tambahan amunisi bergeraknya unit kearsipan.

Beban kerja seperti Hasil kerja /jumlah arsip sebanyak 8400 boks arsip, pelayanan pemindahan arsip kepada 26 unit pengolah/unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas, 72 jenis atau seri arsip yang harus dilakukan penataan , ragam aktivitas kearsipan berkategori keahlian seperti penyusunan NSPK, pengolahan arsip menjadi informasi dan desiminasi informasi arsip dapat terus terlaksana