Tantangan unit kearsipan adalah menghidupkan kembali peran unit kerja sebagai bagian dari sistem pengelolaan arsip dinamis. Arsip Dinamis yang terdiri dari arsip aktif dan arsip inaktif.
Arsip aktif disimpan dan didokumentasikan di unit kerja melalui daftar berkas. Tatkala telah selesai masa simpan aktif, bersama dengan fisik arsip, daftar berkas tersebut diserah terima kan dengan bukti berita acara yang ditandatangani pimpinan unit kerja.
Hal tersebut dalam Peraturan ANRI yang diterbitkan pada delapan tahun lalu telah memberikan panduan bagi Sumber Daya Manusia Kearsipan untuk mengolah arsip. Peraturan Kepala ANRI tentang Tata Cara Penyediaan Arsip sebagai Informasi Publik, bab ketentuan umum disebutkan bahwa mengolah arsip inaktif adalah membuat daftar arsip, menyimpan, dan mendokumentasikannya sedangkan arsip aktif ditekankan untuk kegiatan pemberkasan dan pembuatan daftar berkas.
Bagi penulis, peraturan tersebut menjadi menarik karena sesuai dengan tuntutan instansi publik. Mengolah arsip dilakukan dengan memberkaskan, menata, dan menyusun daftar secara tematik.
Beban pekerjaan yang seharusnya dilaksanakan pada saat arsip berada di unit kerja adalah membuat daftar arsip. Namun demikian, tatkala perpindahan arsip dari unit kerja ke ruang arsip inaktif tidak disertakan daftar arsip, maka yang terjadi adalah beban kerja yang tidak sesuai dengan panduan di atas.
Untuk itu, direncanakan pertemuan para pengadministrasi pada hari Kamis, 12 September 2019, di ruang Strategis lantai 16, Gedung Migas yang akan melakukan workshop pembuatan daftar berkas.
Tatkala aktivitas pembuatan daftar berkas aktif tidak pernah dilaksanakan, maka akan sangat membebani petugas pada ruang arsip inaktif. Selain perpindahan arsip tidak dapat meninggalkan bukti administrasi, dampak lainnya adalah kelengkapan berkas yang seharusnya diperiksa menjadi terlewatkan.
Beberapa kasus penelusuran arsip harus kandas dan tidak menemukan fisik arsip. Penelusuran peta koordinat salah satu wilayah kerja pada delapan belas tahun yang lalu, tidak teridentifikasi bahkan dari daftar arsip.
Permintaan arsip oleh penegak hukum menjadi momok bagi pejabat yang masih aktif tatkala hanya sebagai penerus pejabat lama. Arsip yang tidak diperkirakan sebelumnya menjadi lokus para penegak hukum terus berkembang seiring perubahan kondisi birokrasi.
Yang terbaru adalah penelusuran pegawai pada kelompok kerja pengadaan, berita acara salah satu pengadaan infrastruktur, belum dapat teridentifikasi. Atau juga salah satu pejabat pengawas yang mencari Keputusan Direktur Jenderal tahun 1999.
Meski kita dihadapkan dengan kondisi arsip yang bervariasi. Kondisi tidak teratur dan harapan dapat lebih teratur sebelum datang masa inaktif. Penulis yang setiap harinya berhadapan dengan berkas inaktif masih harus berjibaku untuk membuat daftar arsip.
Puluhan berkas inaktif yang kupilah setiap harinya. Ratusan item arsip yang memaksa diri membacanya. Begitulah kira kira gambaran aktivitas pekerjaan kearsipan setiap harinya. Kerja mengolah salah satu media yang merekam informasi pastilah identik dengan aktivitas membaca.
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/17/inovasi-ketatalaksanaan/
Kalo mau disurvey, berapa orang arsiparis yang secara full mengolah arsip????. Tentunya tidak semua arsiparis full mengolah arsip. Untuk menyederhanakan persamaan definisi “mengolah arsip”, tulisan ini akan mengajak pembaca bersepakat pada salah satu pekerjaan kearsipan .
Tidak ada komentar:
Posting Komentar