Akhir akhir ini, sering kita dapati surat kedinasan bersliweran di what’s app. Sebagai aplikasi pengantar pesan, aplikasi ini memiliki kemudahan yg telah dirasakan pengguna dengan berbagai bentuk pesan seperti ketikan, foto, video dan juga file pdf.
Kemudahan itu juga dilengkapi dengan aplikasi whatsupp dapat dipergunakan pada beberapa sistem operasi seperti Android, iOS, Windows Phone, Symbian, Blackberry. Sehingga pengguna aplikasi ini meningkat drastis. Bisa saja ungkapan “tidak ada pesan, jika tidak melalui what’s app” terbukti di kondisi saat ini.
Hal tersebut termasuk juga mengirim pesan yg bermediakan surat kedinasan yg dialihmedia menjadi file pdf.
Bp. Ahmad Fauzi Budiman, seorang pejabat pengawas di Ditjen Migas, beberapa waktu yang lalu menyampaikan kepada penulis, bahwa sering sekali arahan pimpinan atas surat dinas disampaikan melalui pesan What’s app.
Arahan pimpinan (disposisi surat) atau koordinasi unit kerja yang secara resmi harus melalui media persuratan baik via kertas atau via aplikasi persuratan disalip oleh aplikasi pengirim pesan yakni what’s app
Meski tidak bermaksud untuk menggantikan, namun kebutuhan akan kecepatan penyampaian dan kemudahan koordinasi antar unit menjadi alasan penggunaan aplikasi termaksud untuk urusan kedinasan.
Dari hal hal tersebut di atas, penulis mencoba untuk menganalisis dampak dan manfaat perubahan iklim kedinasan terkait penggunaan Teknologi Informasi seperti aplikasi whatsapp.
Dampak merupakan kata yg berasosiasi negatif sedangkan manfaat kepada hal hal yang positif. Penggunaan aplikasi whatsaap menjadi manfaat untuk mempercepat penyampaian surat kepada pengguna, namun berdampak tidak terdokumentasi secara resmi oleh unit yg bertugas melaksanakan urusan persuratan.
Beberapa kewajiban dalam dokumentasi surat yang harus dilaksanakan seperti catatan disposisi yg tersimpan dalam server kantor, harus sinkron dengan surat yg berbentuk file pdf tidak dapat dikerjakan oleh unit kerja yg bertugas melaksanakan urusan persuratan.
Mungkin saat ini dokumentasi surat, belum menjadi tolok ukur dari prestasi kerja. Namun hal tersebut akan menjadi bom waktu jika tidak dikelola dengan penuh kesadaran.
Pergantian jabatan yg sangat cepat, sangat rentan dengan beberapa urusan yang sifatnya berkesinambungan. Seorang pejabat pengganti bisa jadi kehilangan review atas dokumentasi persuratan atas urusan yang sama.
Pembuktian ketika terjadi permasalahan hukum yang dapat diungkap melalui dokumentasi persuratan menjadi tidak lengkap jika diambil dari server kantor . Meski di server penyedia aplikasi Whats app terdapat back up, namun akan menjadi tantangan baru dalam mempersiapkan dan mempelajari proses pembuktian hukum.
Mungkin ini yg disebut dengan era industri 4.0, dimana unit persuratan harus agresif dalam penyediaan sarana dokumentasi surat. Tak bisa dihindarkan aplikasi persuratan yg saat ini berbasis Web, harus beralih ke versi Android.
Akhir Tahun 2018 ini, Ditjen Migas sudah siap dengan sarana persuratan versi Android untuk menimbang kebutuhan pejabat dan pegawai dalam mendisposisi surat.
Aplikasi ini terhubung secara online dan dokumentasi arahan pimpinan berupa disposisi surat beserta file pdf (suratnya) tersimpan di server kantor Ditjen Migas.
Meski demikian, penyediaan sarana tersebut belum menjamin bahwa aplikasi what’s app tidak lagi dipergunakan dalam pengiriman pesan kedinasan. Tingkat kepercayaan pengguna masih memiliki beberapa faktor seperti kemauan pejabat, keberpihakan pejabat atas layanan penyediaan fasilitas persuratan versi Android.
Lain halnya dengan produk industri teknologi informasi seperti whatsupp yg terus meningkat dalam hal kepercayaan kepada pengguna.
Pejabat dan pegawai tidak lagi mempermasalahkan keamanan, keabsahan dari media penyampaian surat. Perubahan kondisi semacam ini bukan menjadi hal yang tabu lagi di bidang persuratan kedinasan pada saat ini. Mungkin 3 sampai dengan 5 tahun lalu, kita masih sering memperdebatkan tata aturan penggunaan media di bidang persuratan.
Saatnya menjadi tantangan baru bagi unit pembina untuk merilis kebijakan untuk mengakomodir praktek persuratan karena tuntutan kecepatan dalam penyampaian maupun koordinasi.
Semoga Aparatur Sipil Negara menjadi layak tanding, layak bersaing di era industri 4.0. dan juga terlindungi dari tanggung jawab hukum.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar