Layanan kearsipan

12 November 2019
Tiba tiba merasa sedih, saat seorang temen yang membutuhkan arsip laporan tugas belajar tahun 2017, urung ditemukan. Ada saja alibi diotaku saat tidak dapat menemukan arsip. Misalnya kesatu ialah perbandingan kuantitas arsip yang tidak sebanding dengan ketersediaan petugas arsip. Kemudian kedua keterbatasan ruang penyimpanan arsip.

Dua alasan tersebut menyebabkan sebagian besar arsip belum terdaftar secara rigit. Al hasil, sarana temu balik berupa daftar berbentuk aplikasi database, tidak menunjukkan data arsip termaksud.

Aku harus mengakui meski totalitas seluruh hari kerja telah berusaha dicurahkan untuk aktivitas kearsipan, namun masih saja kehandalan pelayanan arsip belum dapat maksimal.

Pantas saja, saat kulirik informasi kinerja di tahun 2020 pada unit kerjaku, menetapkan nilai 76% saja. Masih banyak perbaikan yang harus dijalani untuk mendapat nilai 100%.

Kehadiran tim yang selama ini aku bentuk masih harus berfokus pada maintenance ruang penyimpanan yang berasa sangat tidak memadai. Belum lagi limpahan arsip karena dampak renovasi gedung yang membanjiri ruang pengolahan.

Jika ditilik dari kelengkapan Norma dan Standar Prosedur Ketentuan (NSPK) Kearsipan yang berlaku, masih belum menjawab permasalahan pengelolaan arsip. Misalnya saja, pelaksanaan penyimpanan arsip aktif yang seharusnya berada di ruang central file harus berada di ruang records center.

Namun demikian, tidak dapat dikatakan salah mutlak bagi unit pengolah saat program kerja anggaran yang belum memberikan atensi urusan kearsipan. Contohnya, Ditjen anggaran Kementerian Keuangan menolak pengajuan program pengelolaan arsip infrastruktur di unit kerja Direktorat.

Penyusunan anggaran berbasis tugas pokok fungsi menjadi dalih penolakan meski justifikasi keterbatasan alokasi pada sekretariat telah berusaha disampaikan. Atau mungkin kurang dalam memperjuangkan nilai penting kearsipan.

Kearsipan sangat bernilai di saat dibutuhkan seperti permintaan salah satu temenku diatas. Kebutuhan laporan penyelesaian tugas belajar untuk memenuhi tindak lanjut temuan auditor menjadi tekanan seorang arsiparis.

Padahal keberadaan arsiparis di records center. Tatkala central file yang berada di Direktorat mengalami penolakan program anggaran, bagaimana dapat terwujud kehandalan kearsipan.

Kehandalan layanan kearsipan itu dapat terwujud kala central file berjalan baik dan di tangkap oleh records center.

Semoga bermanfaat