Layanan kearsipan

Layanan penelusuran arsip yang dilaksanakan oleh Tim Arsip Ditjen Migas hanya bersifat back office. Tim arsip sesuai kedudukan di records center, mulai diuji dengan permintaan arsip oleh beberapa pejabat dan pegawai di lingkungan internal.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/07/layanan-kearsipan-untuk-infrastruktur-migas/

Misalnya pada tanggal 3 Oktober 2019, dalam dukungan unit Sekretariat Ditjen Migas tim arsip berhasil menyampaikan hasil penelusuran terkait penetapan oleh Dirjen Migas tentang spesifikasi bahan bakar gas elpiji untuk keperluan dalam negeri.

Dari info staf pengelolaan informasi yang menyampaikan permintaan penelusuran, informasi jenis elpiji Propana, elpiji butana dan elpiji campuran(Propana dan butana) yang diterbitkan tahun 1990 diperlukan oleh masyarakat.

Penetapan oleh Bapak Suyitno Patmo Sukismo selaku Dirjen Migas pada 29 tahun yang lampau tersebut didasari dengan pertimbangan bahwa gas elpiji sebagai bahan bakar alternatif disamping bahan bakar minyak, baik untuk keperluan rumah tangga, industri maupun keperluan khusus lainnya.

Bagaimana dengan sekarang y gaes…. Gas elpiji bukan lagi bahan bakar alternatif, namun telah menjadi bahan bakar yang harus ada di dapur kita.

Contoh penelusuran arsip di atas, bisa jadi menjadi ladang kesempatan beramal y gaes.. Selain memang sudah menjadi tugas pokok arsiparis.

Meski searching di mbah google yang diyakini beberapa pihak sebagai jurus ampuh mendapatkan bahan rujukan, namun bisa juga terpentok karena keterbatasan laman online.

Pun pada tanggal 5 November 2019. Tim arsip telah berhasil memberikan layanan penelusuran arsip jadul. Meski beberapa kasus penelusuran kurang berhasil, namun tidak mematahkan semangat untuk pelaksanaan tupoksi arsiparis sekaligus menjadikan hasil pekerjaan arsip bermanfaat.

Melalui kasubag Informasi Hukum Ditjen Migas, yang mengcapture ringkasan surat pembaca pada web Migas, kebutuhan rujukan pada penetapan oleh Direktur Jenderal Migas terkait pedoman tata cara pemeriksaan keselamatan kerja atas instalasi, peralatan dan teknik yang dipergunakan dalam usaha pertambangan minyak dan gas bumi dan pengusaha panas bumi masih saja terjadi.

Ternyata y gaes… Arsip tersebut berguna lo sebagai rujukan dalam Penyusunan dokumen teknis pada salah satu badan usaha Migas. Si penyusun memerlukan secercah sinar dari endapan informasi terkait persiapan untuk pelaksanaan pemeriksaan keselamatan kerja.

Pemeriksaan keselamatan kerja dilakukan terhadap instalasi dan peralatan Migas sebelum didirikan, sedang dipasang dan siap dipergunakan.

Pemeriksaan dilakukan oleh pelaksana inspeksi tambang dan perusahaan jasa inspeksi tambang. Terhadap instalasi peralatan yang telah dilakukan pemeriksaan maka akan diterbitkan Surat Kelayakan Pengguna instalasi atau SKPI dan Surat Kelayakan Penggunaan Peralatan (SKPP)

Kalo dilihat dari tahun terbitnya, penetapan pedoman termaksud sudah berumur dewasa dan sudah terdapat generasi pedoman yang terbaru. Yakni pada tahun 1998 atau 21 tahun dengan pemangku jabatan Dirjen Migas saat itu Almarhum Bapak Soeprapto Soelaiman.

Meski sebagai aturan teknik pelaksanaan Peraturan Menteri pertambangan dan energi tahun 1991 yang saat ini telah diperbaharui, namun masih saja ada orang yang mencari untuk menjadi rujukan.

Pemeriksaan keselamatan kerja termaksud dengan objek instalasi meliputi penilaian perencanaan dengan menelaah data terkait peralatan proses, utilitas dan pengolah limbah, sistem perpipaan, sistem instrumentasi, piranti pengaman, tangki rimbun, sistem pencegahan dan penanggulangan kebakaran, sistem pencegahan dan pemantauan pencemaran lingkungan, peralatan lain, diagram alir proses dan diagram pipa, gambar tata letak peralatan, pekerjaan sipil, Klasifikasi daerah berbahaya, electrical online diagram, gambar tata letak pentanahan, diagram cause dan effect, prosedur kerja pengoperasian peralatan, prosedur evakuasi darat, rekomendasi dari instansi badan lingkungan hidup.

Wooww.. Banyak sekali y, data yang harus ditelaah sebelum dilakukan pemeriksaan fisik. Jika proses administrasi berada di suatu kantor, gk bisa bayangin kecepatan pertumbuhan arsip yang tercipta y… Palagi basic arsip kertas, waduh….

Dari kesembilan belas data tersebut bersama dengan klasifikasi lapangan, tertangkap dalam suatu format arsip pelaporan yang diserahkan ke Direktur Teknik pertambangan Migas sebagai bahan evaluasi untuk penerbitan Sertifikat Kelayakan Penggunaan Instalasi(SKPI)

Akhir nya, melalui tulisan ini diri ini terbersit penjagaan semangat kerja. Bahwa hasil kerja arsiparis dapat membantu penyelesaian tugas unit kerja internal dan dapat menjadi secercah cahaya pembuka informasi bagi masyarakat luas.

Selanjutnya dengan menuliskan kembali sebagian isi ketentuan teknis pembinaan dan pengawasan kemigasan yang termuat dalam naskah penetapan oleh Dirjen Migas, arsiparis dapat melakukan identifikasi penangkapan rekaman kegiatan yang lebih valid.

Validitas arsip yang dimaksud adalah, dapat memilah mana data pendukung dan mana dokumen hasil sehingga mengantisipasi penggunaan kapasitas ruang penyimpanan fisik kertas yang semakin hari berasa sempit.

Semoga bermanfaat