Penelusuran arsip

Kehandalan Layanan Kearsipan
Antara dua sisi yang perlu disikapi. Satu sisi, aku berasa bermanfaat tatkala bertubi tubi permintaan layanan penelusuran arsip datang ke unit kearsipan. Sisi yang lain adalah terngiang selalu untuk menjamin kehandalan layanan.

Beberapa pegawai yang melayangkan pesan singkat melalui WA, menyampaikan info hal ihwal kebutuhan arsip. Berikut ini beberapa kutipan pesan singkat 👇 dari mereka selaku pengguna arsip.

🌟 7 November 2019 dari azis, Pengelola BMN
[7/11 09.25] Aziz Sdmk: Mas. Ini Aziz, saya minta tolong data spm th 2018 bisa ke mas Nurul ya?

🌟 11 November 2019, Puji selaku pengelola kepegawaian
[11/11 18.24] Mas Nurul, Kami lgi nyari arsip, uraian jabatan struktural yg udah di tandatangani pejabat ybs.
Buat data dukung yg diminta penilaian maturitas spip ditjen migas

🌟 13 November 2019,Dharmawan,Staf subdit Pembangunan Infrastruktur Migas
[13/11 06.41] Mas, jargas tarakan lagi audit BPK, Mohon izin mas BPK minta data penagihan, Tpi saya posisi d lapangan lgi dampingi

🌟 14 november 2019 dari ganjar, sekretaris Direktur Infrastruktur Migas
[14/11 11.36] ini lg nyari bahan2 buat rapat nanti jam 14
No. Surat: 1. 8390/D.3.1/12/2018 tanggal 03 Desember 2018, 5058/D.1.1/05/2018 tanggal 21 Mei 201, dan 3325/D.1.1/04/2017 tanggal 12 April 2017

Dari keempat pencari arsip tersebut diatas, ternyata kebutuhan rujukan atau data dukung menjadi bagian dari nilai arsip. Karenanya mereka hanya membutuhkan file bentuk Pdf saja.

Saat perilaku birokrasi yang membutuhkan kecepatan akses dengan dukungan peningkatan teknologi telepon pintar, file bentuk Pdf sangat laris diminati oleh pengguna arsip.

Di tulisan ini, aku coba mengilustrasikan kehandalan layanan dari sisi praktik melayani permintaan arsip sebagaimana diatas.

1. Permintaan Aziz terpenuhi dengan adanya program pengelolaan dokumen keuangan. 4 tahun terakhir program anggaran ini cukup membantu dalam pengelolaan data arsip pembayaran barang dan jasa di lingkungan Ditjen Migas.

Manfaat nyata dari program yg dilaksanakan oleh Bagian Keuangan sebagai pelaksanaan fungsi central file adalah ketersediaan petugas untuk mendata, memindai dan meng-upload file Pdf ke aplikasi arsip digital.

Tak heran, jika kehandalan penyediaan data untuk layanan para auditor baik internal dan eksternal dapat dengan cepat dilaksanakan.

Meski program ini masih perlu dimonitoring misalnya terkait kelengkapan isi berkas pembayaran tiap transaksi yang dikelola dari staf pembantu bendahara pengeluaran. Setelah lengkap, maka perlu dipastikan tata waktu yang tidak begitu lama untuk dilakukan pengolahan arsip oleh petugas arsip.

2. Permintaan Puji terkait data dukung telah dipenuhi dengan menyampaikan berkas informasi jabatan. Meski berbeda dengan apa yang dimintakan, yakni data uraian jabatan, namun dikarenakan hanya bersifat data dukung, Pengelola kepegawaian tersebut menerima hasil penelusuran arsip.

Bentuk arsip yang masih konvensional, dan perpindahan paksa dari dampak renovasi, memang menjadi kendala dalam penelusuran arsip Kepegawaian. Beberapa kasus permintaan arsip kepegawaian yang telah berhasil dilaksanakan adalah SK pensiun Dirjen Migas periode 2002.

Kehandalan ketersediaan arsip kepegawaian dapat ditinjau dari keberadaan program anggaran yang belum tersedia di unit kepegawaian. Untuk itu, kami selaku unit kearsipan telah menyampaikan beberapa masukan yang disertai analisis kepada pejabat pengawas di bidang kepegawaian

3. Permintaan Saudara Dharmawan, tidak dapat kami tindaklanjuti dikarenakan sifat data arsip pembayaran yang masih rahasia untuk dikirim melalui aplikasi WA.

Meski demikian, pada bulan Juli 2019,Saudara Dharmawan telah menerima layanan penelusuran arsip. Kala itu dengan membawa plesdis di ruang arsip.

Atas kewenangan arsiparis, kami belum dapat menyampaikan arsip pada staf melalui aplikasi WA terkait kekhawatiran bocornya informasi arsip yang masih bersifat rahasia.

Kehandalan ketersediaan arsip telah terpenuhi dengan adanya program anggaran pengelolaan dokumen keuangan oleh Bagian keuangan

4. Permintaan Saudara Ganjar tersebut dilaksanakan dengan keberadaan aplikasi persuratan. Selama ini, surat masuk telah dilakukan pemindaian dan tersimpan di database dimana server telah di kelola unit IT Ditjen.

Kehandalan layanan permintaan surat masuk dapat ditinjau dari aksesibilitas aplikasi surat. Kebijakan pembatasan akses untuk surat tahun sebelumnya agar mendapat kecepatan aksesibilitas aplikasi persuratan, menjadi tantangan bagi unit kearsipan.

Saat ini, masih dipersiapkan satu aplikasi sebagai kelanjutan perawatan arsip yang tertangkap melalui aplikasi persuratan online. Dengan konsep housekeeping, atau records keping diharapkan petugas arsip di records center dapat mengelola arsip inaktif yang terekam pada database aplikasi persuratan online.

Untuk itu diperlukan program anggaran kegiatan yang dapat dilakukan oleh unit IT Ditjen (bagian rencana dan Laporan) . Dikarenakan beberapa kali pengajuan kegiatan anggaran dimana prinsip “money follow function” menjadi hal yang harus diperhatikan.

Semoga bermanfaat