NurulMuhamad: Potret kinerja tengah tahun 2019

Bagaimana kearsipan Ditjen Migas pada pertengahan tahun 2019

Yuk kita intip bagaimana kondisi penjagaan rekaman kegiatan pembinaan dan pengawasan usaha sub sektor minyak dan gas bumi di Indonesia. Tapi sebelum nya, jangan salah sangka y, Ditjen Migas berbeda dengan SKK Migas maupun BPH Migas. So, penjagaan rekaman kegiatan bisa jadi terbagi pada dua lembaga lainnya selain Ditjen Migas.

Kondisi kearsipan atau kondisi penjagaan rekaman kegiatan pada tulisan ini terbagi menjadi tiga bagian. Bagian pertama adalah fase penciptaan arsip. Saya mengambil salah satu unsur dalam fase tersebut yakni pengurusan surat atau mail handling.

Mail handling di kantor Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi dilaksanakan dengan sistem informasi persuratan dinas. Fungsi sistem tersebut sebagai sarana melakukan registrasi arsip. Sebagaimana ketentuan perundangan kearsipan, pencipta arsip wajib melaksanakan pencatatan atawa registrasi naskah dinas.

Seluruh naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat struktural di Lingkungan Ditjen Migas telah dilakukan pencatatan melalui aplikasi tersebut. Begitu juga naskah dinas yang ditujukan kepada seluruh pejabat di Ditjen Migas, telah terdokumentasi dengan baik.

Bahkan, dokumentasi telah mencakup file PDF dari naskah dinas yang telah dilakukan pemindaian beserta data disposisi dari atasan kepada bawahan.

Selanjutnya, kondisi kearsipan Ditjen Migas tengah tahun 2019 dari tinjauan fase penggunaan dan pemeliharaan.

Proses pemeliharaan arsip yang menjadi tugas utama penulis selaku arsiparis Ditjen Migas dilaksanakan rutin setiap hari. Beberapa aktivitas penataan, pengolahan, penyimpanan dan juga alih media. Kegiatan ini saya dokumentasikan ke dalam catatan kerja arsiparis. Catatan dipergunakan sebagai bagian dari komunikasi dan saling berbagi pemahaman kearaipan antar tim kerja.

Letak kantor di pusat kegiatan bisnis yakni kawasan mega kuningan, tepatnya di Jl HR Rasuna Sa’id Kav B5 kuningan Setyabudi Jakarta Selatan menjadi tantangan berat untuk kegiatan menyimpan arsip. Karakteristik arsip yang masih berbentuk kertas sangat memerlukan ketersediaan luasan ruangan. Alhasil alamat gedung kantor di pusat bisnis sangat kontraproduktif jika harus menyimpan seluruh arsip.

Alternatif solusi adalah melakukan kerjasama dengan pihak penyedia jasa layanan penyimpanan. Kerjasama dalam skema pengadaan barang dan jasa antar instansi pemerintahan dalam bentuk kerjasama sewa ruangan dengan harga satuan boks per bulan.

Kondisi penyimpanan arsip tidak bisa dilepaskan dengan kondisi gedung perkantoran secara keseluruhan. Gedung kantor Ditjen Migas pada tiga tahun terakhir ini mengalami renovasi ruang kerja. Hal itu sangat berpengaruh pada ruang arsip.

Ketika ruang penyimpanan tidak dapat diperluas dihadapan dengan kondisi renovaai gedung Migas maka strategi pemeliharaan arsip berfokus pada bahan non arsip. Tinggi nya tingkat pertumbuhan duplikasi dan banyaknya bahan dokumentasi lainnya yang termasuk kategori bahan non arsip menjadi target utama dalam usaha pemeliharaan.

Aktivitas kearsipan dalam kerangka pemeliharaan arsip diakui menjadi bagian terberat. Sebagaimana tugas arsiparis, saya pun melakukan autentikasi untuk dapat memisahkan dan memilah antara arsip dan bahan non arsip.

Kondisi kearsipan Ditjen Migas bagian ketiga adalah fase penyusutan. Kegiatan memindahkan arsip dari satu tempat ke tempat lainnya sering disebut sebagai salah satu aktivitas penyusutan.

Misalnya memindahkan dari ruang arsip pada unit kearsipan Ditjen Migas ke pusat arsip pada unit kearsipan yang berada di naungan Sekretariat Jenderal KESDM.

Pada bulan Februari 2019 , kegiatan tersebut telah dilaksanakan sebagaimana tautan berikut
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/21/penyelamatan-memori-organisasi/

Sedangkan kondisi perpindahan arsip dari unit kerja ke ruang arsip Migas terlaksana dengan sempurna. Pindah secara paksa dari dampak perpindahan ruang kerja. Penulis memakai istilah evakuasi arsip

Sekian dulu y, disambung pada tulisan berikutnya. Gambaran kondisi kearsipan tersebut masih secuil dari kondisi yang sebenarnya. Sampai berjumpa kembali pada tulisan yang menggambarkan kondisi kearsipan Ditjen Migas dengan sudut pandang lain.

Semoga bermanfaat

NurulMuhamad

NurulMuhamad

Jumat, 01 November 2019

Potret kinerja tengah tahun 2019

Tidak ada komentar:

Posting Komentar