"Klasifikasi sebagai dasar pengarsipan yang sistematis, dan utuh" tutur Bapak Tukiran di Klinik Virtual Arsip Migas. Meski Purna tugas dari jabatan Arsiparis Madya Kementerian ESDM, beliau menyempatkan menyapa generasi penerusnya. Sapaan khas dengan gelak bicara yang renyah tak luput dari kobaran semangat kearsipan di lingkungan Kementerian ESDM.
Klasifikasi arsip Fasilitatif yang dikodekan PR, KU, HK, KA, TU, RT menjadi tema belajar bareng di forum Virtual tersebut. 27 participants untuk pertemuan yang kesebelas, cukup untuk dibilang satu kelas Choaching Kearsipan.
Klasifikasi arsip di Kementerian ESDM berubah secara fundamental di tahun 2020. Perubahan dari mahzab DDC/Numeric yakni membatasi kode 0-9 ke sistem Alfa-numerik. Kode Alfa mewakili kelompok masalah tertentu, PR untuk Perencanaan, KU untuk Keuangan dan seterusnya. Sedangkan nomor yang mengikuti kode huruf (alfa) merupakan urutan proses bisnis.
Sebut saja sejak KP. 01 untuk pedoman kepegawaian, KU. 01 untuk tata kelola keuangan KA. 01 untuk sistem kearsipan. Urutan nomor selanjutnya memperlihatkan masalah sebagaimana proses bisnis pada tiap urusan. Sistematika tersebut yang kemudian menjadi dasar dalam pengelompokan ,penyimpanan, sampai nanti penilaian untuk penyusutan arsip.
Dinamika penentuan kode klasifikasi arsip menjadi hal yang perlu di diskusikan. Bisa jadi terdapat perbedaan dalam penentuan kode klasifikasi ole beberapa pegawai untuk naskah yang berisi sama. Sampai disini, diskusi bersama secara Virtual tersebut sampai pada paham "arsip tersusun dari kontek (kegiatan), konten(masalah/isi dalam arsip), dan struktur (format naskah)".
Tiga hal tersebut melekat erat di dalam kearsipan, pun dalam penentuan kode klasifikasi. Misalnya untuk menjawab pertanyaan, apakah kode klasifikasi untuk SK kenaikan pangkat, apakah kode HK atau kode KP? Kemudian untuk menentukan SK Dirjen Migas tentang Harga Minyak Mentah Lainnya, apakah kode HK atau Kode MG?
Selain format dan isi, klasifikasi pun memerlukan keterkaitan kegiatan. Contohnya, kegiatan pembayaran pencetakan mempergunakan kode KU, meski kode klasifikasi TU. 03 untuk pencetakan. Presisi kontek kegiatan , perlu ditinjau agar mendapatkan pilihan kode klasifikasi arsip yang tepat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar