Arsip Terjaga

Koordinasi pelaporan dan penyerahan arsip terjaga pada 27 Desember 2021, Direktur Akuisisi ANRI, Rudi Anton SH memaparkan mekanisme pengelolaan Arsip terjaga kepada pengelola Arsip Kementerian ESDM. Secara daring, aku mengikuti dan turut dalam diskusi forum. 

"Kami pun sepakat, kata kuncinya adalah inventarisasi melalui panitia atau tim kerja. Saya kira pengelola arsip akan tergerak sesuai Organisasi Kearsipan yakni UK dan UP. Ketika Arsip terjaga, kategori dinamis, maka diperlukan kolaborasi dan konfirmasi dari UP sebagai agen penerbit arsip" ucapku sebagai salah satu peserta dalam rapat koordinasi yang diselenggarakan oleh Biro Umum KESDM. 

Isu penyelamatan arsip tentu terkait fasilitasi peran Unit Kearsipan. Bukan saja peran pembinaan kearsipan untuk open file (berkas kerja) dan pengelolaan arsip baik yang bersifat close file (selesai proses). Nuansa Unit Kearsipan sebagai Unit penerima donor, sampai saat ini masih menggelayuti insight kearsipan. Sampai disini penting untuk memaknai peran tim kerja atau panitia penyelamatan arsip terjaga sebagai peran aktif dan inovatif. 

"Semoga di tahun 2022, melalui tim kerja atau panitia inventarisasi arsip terjaga, arsiparis mendapat suntikan dalam meyakinkan kepala UK dan Pemilik bisnis proses Arsip terjaga. tambahku saat diberikan kesempatan menyampaikan pendapat.

Menurutku, arsip terjaga yang masih berada dalam kewenangan Unit Pengolah/UP sebagai penerbit arsip atau pemilik bisnis proses akan menjadi tantangan sekaligus hambatan arsiparis dalam mengkontribusi layanan kearsipan untuk dukungan manajemen instansi. 

Pendapat itu terkait dengan kedudukan arsiparis dibawah naungan jabatan administrasi dan JPT sebagai ex oficio Unit Kearsipan (Unit sekretariat). Tak pelak, perspektif fasilitasi pelaksanaan kearsipan (pembinaan) menjadi pendekatan dalam penyelamatan fisik sejak arsip tercipta. 

Fakta pendukungnya ialah peta jabatan KESDM yang tidak menyebutkan posisi arsiparis di Unit Pengolah. Dapat disimpulkan bahwa penyelamatan arsip terjaga memerlukan intervensi putusan pimpinan tinggi berupa pembentukan tim kerja atawa kepanitiaan. 

Akhirnya, forum yang sebagian besar dihadiri arsiparis KESDM mengerucut pada pendapat kategori Arsip terjaga yang bersifat bukan close file. Pun tatkala analisa pendalaman nilai informasi dapat berkategori vital records /Arsip vital. 

Nalarku pun terasosiasi pada kata kunci, pendataan, pendalaman, kewenangan UP, bukan close file, verifikasi, dan yang penting ialah adanya tim kerja atawa kepanitiaan yang menghasilkan daftar Arsip sebagai bahan pelaporan kepada Lembaga Kearsipan.