Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan

I. PENDAHULUAN

1.        Latar Belakang

SIKN adalah Sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana JIKN.  JIKN adalah Sistem jaringan informasi & sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI. Pembentukan JIKN  merupakan amanat Pasal 12 s.d. 14 UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. ANRI  merintis SIKN  sejak tahun 2004 yang ditetapkan dengan Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004. ANRI membangun SIKN untuk memberikan informasi yang autentik & utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, & simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI. 

Penyelenggara JIKN adalah: a.  Pusat Jaringan Nasional oleh ANRI , b. Simpul Jaringan oleh   lembaga kearsipan provinsi,   lembaga kearsipan kabupaten/ kota, dan  lembaga kearsipan perguruan tinggi.

Partisipasi dalam Portal “Satu Layanan”

•Memperhatikan arahan Wakil Presiden mengenai peluncuran “Program Kunci Pemerintah di 2012” di kantor Wakil Presiden, serta surat Deputi IV Kepala UKP-PPP tanggal 17 Februari 2012 perihal Partisipasi K/L dalam Portal “Satu Pemerintah” dan “Satu Layanan”, ANRI menyambut baik dan mendukung  ajakan partisipasi tersebut.

•Diharapkan website JIKN yaitu : www.jikn.anri.go.id dapat menjadi salah satu bagian yang tergabung dalam portal http://satulayanan.ukp.go.id yang merupakan insiatif UKP-PPP dalam rangka mendukung perwujudan Open Government Indonesia (OGI). Namun sampai saat dibuat laporan monitoring, portal satulayanan termaksud belum terdapat portal JIKN. Website JIKN pun belum bisa dibuka.

2.    Maksud dan Tujuan

Dalam melaksanakan fungsi SIKN, ANRI membentuk JIKN. berfungsi untuk meningkatkan:

a.    akses & mutu layanan kearsipan kepada masyarakat, 

b.    kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat, 

c.    peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan.

3.    Waktu Pelaksanaan

Tahun 2009 setelah disyahkan UU RI Nomor 43 tentang Kearsipan. Tahun 2011 bulan Desember Kepala ANRI menerbitkan Peraturan nomor 22 tentang Pedoman Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Tahun 2012 diterbitkan PP nomor 82 tentang pelaksanaan UU RI Nomor 43 tentang Kearsipan

II. ISI

1.    Kebijakan dan Strategi Pengembangan

Kebijakan Sistem Informasi Kearsipan terdiri atas Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dan Sistem Informasi Kearsipan Statis. Strategi pengembangan berkaitan dengan pertanggungjawaban terhadap proses administrasi yang masih berlangsung di pencipta arsip dan disimpan dalam jangwa waktu tertentu. Faktor pendukung pengembangan system informasi kearsipan adalah penggunaan Teknologi Informasi Komputer (TIK).

2.    Kelembagaan

a.    Struktur Kelembagaan (Pusat Jaringan Nasional dan Simpul Jaringan)

Kementerian ESDM sebagai salah satu Unit pencipta arsip merupakan satu simpul jaringan. Kesepakatan bahwa yang melaksanakan fungsi kearsipan menjadi unit kearsipan merupakan simpul termaksud. Sekretariat Jenderal KESDM sebagai unit kerja yang melaksanakan fungsi kearsipan menjadi simpul jaringan mewakili Kementerian ESDM. Dan apabila terdapat kesepakatan di internal kementerian ESDM agar satuan kerja dibawah kementerian ESDM bertindak sebagai simpul, maka dapat dituangkan dalam peraturan menteri ESDM.

b.    Tugas dan tanggung Jawab

Pelaksana tugas dan tanggung jawab sebagai simpul harus terdapat penunjukkan dari pimpinan kementerian ESDM (sebagai pencipta arsip)

c.    Hubungan Kerja

Unit pelaksana tugas yang ditunjuk Menteri ESDM dapat berhubungan langsung dengan Sekretariat Utama ANRI untuk Sistem Informasi Kearsipan Dinamis.

d.    Tata Cara Menjadi Simpul

Untuk menjadi simpul jaringan dapat dilaksanakan dengan mengisi formulir pendaftaran, kemudian ANRI akan menguji kelayakan infrasruktur jaringan internet.

3.    Informasi, Sistem, dan Jaringan

a.    Infrastruktur Informasi

Penyusunan data dan informasi sesuai dengan Perka ANRI mengenai elemen Data arsip dinamis dan statis untuk SIKN. Informasi kearsipan terdiri atas metadata sekurang kurangnya pencipta arsip, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi, kurun waktu, jumlah, dan keterangan. Selain metadata, informasi kearsipan terdiri atas elemen informasi yakni jenis naskah, tingkat perkembangan, hal/judul, klasifikasi akses, klasifikasi keamanan, kategori arsip, vital dan tidak vital, media arsip, bahasa dan tulisan, kategori fungsi, nomor bekas, judul berkas, status, status berkas, tanggal berkas, aplikasi pencipta, retensi aktif, retensi inaktif.

Infrastruktur informasi terkait dengan keamanan jaringan, keamanan basisdata dan keamanan komputer

b.    Infrastruktur Sistem Aplikasi

Terdapat fasilitas antar muka dengan pengguna, juga terdapat fasilitas pengolahan data dan penyimpanan data di basisdata. Infrastruktur aplikasi terdiri server basisdata, server WEB, server keamanan,

c.    Infrastruktur Jaringan

Simpul jaringan terhubung oleh koneksi internet dengan penanggungjawab pada masing masing simpul jaringan.

d.    Pengintegrasian Informasi, Sistem, dan Jaringan

Terjadinya duplikasi informasi, dan beban pengumpulan data, pemantauan dan deteksi kebocoran data merupakan tantangan pengintegrasian informasi. Pemilihan system operasi pada sistem operasi yang telah terbukti dipasaran. Mempunyai ruang fleksibilitas untuk dilakukan perubahan dan diintegrasikan dengan teknologi lain.

e.    Pemeliharaan

Dilakukannya penetapan status data terakhir, proses aplikasi, kapasitas lalulintas data dan kapasitas penyimpanan, upgrading basisdata dan system operasi.

4.    Sumber Daya Pendukung

a.    Sumber Daya Manusia

Peningkatan kapasitas Pimpinan atau pejabat melalui peningkatan kesadaran pemahaman TIK, pola pikir dan diklat. Pengadaan pegawai yang telah memiliki kualifikasi dan komptensi system informatika serta computer.

b.    Pendanaan

Dengan mengalokasikan pendanaan dari APBN

5.    Pembinaan

Dilaksanakan dengan koordinasi, pedoman dan standar, bimbingan, fasilitasi, konsultasi, diklat, sosialisasi, pemantauan, evaluasi

6.    Penggunaan Informasi Kearsipan

Pengguna terdiri atas administrator di pusat jaringan nasional, administrator di pusat simpul jaringan, administrator system di simpul jaringan, pelaksana pengumpul data kearsipan di simpul jaringan, pelaksana validasi di simpul jaringan, pejabat yang berwenang menetapkan hak akses, pengguna yang diberikan wewenang khusus untuk dapat mengakses, pengguna terdaftar aplikasi SIKN, pengguna terdaftar JIKN, pengguna umum JIKN

III. PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan referensi dan sumber pengayaan informasi arsiparis.