Melakukan Pemantauan Pengelolaan Arsip Ditjen Migas (2) periode 2013

 Pendahuluan

Pada tulisan sebelumnya yang berjudul melakukan pemantauan Pengelolaan Arsip Ditjen Migas, penulis menceritakan gambaran kondisi kearsipan Ditjen Migas. Gambaran kearsipan dalam tulisan tersebut menggambarkan Kearsipan antara lain:

a)    Pembuatan database penyimpanan arsip pada tahun 2010.  

b)    Penyelamatan arsip Hukum Ditjen Migas tahun 2011

c)    Kerjasama penyimpanan arsip inaktif dengan Pusat Jasa Kearsipan ANRI pada tahun 2012

Pada kesempatan tulisan ini, akan mengulas kearsipan Ditjen Migas pada tahun 2013.

 Pembahasan

kearsipan Ditjen Migas Tahun 2013 antara lain:

a)    Penataan Dokumen Keuangan Ditjen Migas

Pada tiap Tahun Anggaran, arsip yang tercipta sebagai hasil kegiatan pembayaran Belanja Ditjen Migas menghasilkan banyak SP2D beserta lampirannya. Arsip tersebut yang menjadi bahan pemeriksanaan baik internal (ITJEN) atau eksternal (BPK) dan juga KPK. Keberadaan arsip tersebut menjadi bukti pertanggungjawaban yang juga menjadi bahan konsumsi informasi publik (liat tulisan kejadian terkait dokumenSP2D).

Dokumen Sp2D bertahun 2012 berhasil tertata baik fisik maupun teralihmediakan. Walau keberhasilan belum mencapai 100%, namun dapat diandalkan keberadaan dokumen tersebut serta daftar dan file pdf diupload ke aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas. Manfaat yang didapat adalah Pejabat Pembuat Komitmen atau PPK merasa terbantu dengan backup hasil alihmedia sebagai bukti dikemudian hari.

b)    Penyimpanan Arsip sebanyak 6595 boks arsip.

Seiring dengan penuhnya ruangan di unit unit kerja, dan juga kesadaran untuk memindahkan arsip, banyak nota dinas pemindahan arsip dari unit kerja di lingkungan Ditjen Migas yang harus ditindaklanjuti. Tindak lanjut yang dilakukan adalah pemindahan, pendataan, pembuatan daftar, penyimpanan arsip di dalam boks boks.

c)    Kerjasama Kearsipan 

Kerjasama penyimpanan arsip inaktif antara Ditjen Migas dengan pusat Jasa Kearsipan ANRI meningkat dari 2500 boks ke 3400 boks. Penambahan kapasitas simpan untuk mengakomodir pertumbuhan arsip semakin tinggi

d)    Penyerahan arsip permanen ke Pusat Arsip KESDM

No	Seri Arsip	Tahun	Jumlah	Keterangan
1	Dokumen Hasil Pertemuan Internasional	1969 – 2005	68 boks/342 data	Permanen
2	Dokumen Upaya Pengelolaan Lingkungan (UKL) dan Pemantauan (UPL)	2007 - 2010	76 boks/646 data	Permanen
3	Monitoring Work Program & Budget (WP&B) KKKS	1971 - 2006	67 boks/675 data	Permanen
4	Surat dan Nota Dinas Direktur Jenderal Migas	2006 - 2007	52 boks	Permanen

                                                                            Dibuat di                Jakarta

                                                                            pada tanggal         31 Desember 2013

                                                                            Arsiparis Ditjen Migas

                                                                                                                                                      

                                                                            Nurul Muhamad, A.Md

                                                                            NIP 19820628 200901 1003