RENCANA PENYIMPANAN ARSIP

I.              PENDAHULUAN

Penyimpanan fisik arsip menjadi kendala terutama untuk instansi pemerintah yang berlokasi di Jakarta. Lokasi perkantoran di Jakarta memiliki nilai ekonomis yang tinggi. Terlebih lagi untuk lokasi yang berada di pusat perkantoran seperti Jakarta selatan. Kendala penyimpanan fisik terdapat pada kebutuhan ruang atau gudang penyimpanan arsip yang tidak dapat dipenuhi oleh instansi yang berlokasi di jakarta.

Ruang atau gudang arsip dibanjiri oleh arsip kertas dengan ptingkat pertumbuhan yang sangat tinggi. Tingkat pertumbuhan arsip kertas muncul karena pelaksanaan e-goverment yang masih dalam semangat atau kajian kajian di seminar. Pelaksanaan administrasi perkantoran masih mengandalkan kertas sebagai media simpan. Kertas menjadi sangat banyak sebagai sarana penuangan surat dalam bahasa komunikasi kedinasan pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah.

Instrument pengelolaan arsip yakni Jadwal Retensi Arsip pun belum menjadi alat yang canggih untuk menggendalikan tinggat pertumbuhan arsip kertas. Banyak JRA yang memutuskan nasib arsip dinilai kembali. Kegamangan yang terdapat di dalam JRA menjadikan arsip kertas harus disimpan sampai batas yang belum ditentukan di dalam JRA.

Duplikasi juga menjadi alasan kenapa semakin tinggi tingkat pertumbuhan arsip. Koordinasi pelaksanaan dan penyelesaian pekerjaan menjadikan surat terkopi beberapa kali dan beberapa lembar.

II.            PEMBAHASAN

Rencana penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan beberapa usaha antara lain adalah

1)      memperluas ruang atau gudang penyimpanan arsip.

2)      Mempergunakan jasa penyimpanan yang ditawarkan oleh perusahaan

3)      Bekerjasama dengan instansi pemerintah yang mempunyai layanan jasa penyimpanan

4)      Menggiatkan  tim penilai untuk kegiatan penyusutan arsip;

5)      Mensosialisasikan pemberkasan file dengan baik

III.           PENUTUP

Demikian rencana penyimpanan arsip disusun untuk menjadi masukan pejabat struktural yang menangani bidang kearsipan. selain itu juga dapat dipergunakan sebagai bahan mengumpulkan angka kredit untuk arsiparis ahli pertama.