Laporan Pemantauan Pengelolaan Arsip ke3 (jan s.d. April 2014)

KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL REPUBLIK INDONESIA

DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

LAPORAN

TENTANG

Laporan Pemantauan Pengelolaan Arsip

PENDAHULUAN

1.    Latar Belakang

      Kondisi kearsipan di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi dipotret dari empat pilar kearsipan yakni kelembagaan, system, Sumber Daya Manusia Kearsipan, dan sarana dan Prasarana. Kelembagaan dalam hal ini diartikan sebagai organisasi kearsipan yang terdiri unit pengolah dan unit kearsipan. Unit kearsipan Ditjen Migas dilaksanakan oleh Sekretariat Ditjen Migas cq. Bagian Umum dan Kepegawaian. Unit pengolah di lingkungan Ditjen Migas adalah unit kerja selevel eselon III yang berjumlah 24 dan unit sekretariat eselon II berjumlah 5 dan sekretariat Dirjen berjumlah 1. Total unit pengolah di lingkungan Ditjen Migas adalah 30 unit kerja.

      Sebagai pilar kedua untuk memotret kondisi kearsipan di Ditjen Migas adalah Sistem kearsipan. Peraturan menteri ESDM nomor 056 tahun 2006 tentang tata Persuratan Dinas dan Kearsipan dan diterjemahkan menjadi juknis dengan keputusan Dirjen Migas tahun 2009 menjadi bagian format pengaturan sistem kearsipan. Dalam produk pengaturan tersebut telah diatur mengenai klasifikasi arsip dengan menganut system klaisifikasi  masalah dan klasifikasi instansi yang dituangkan kedalam format numerik.

      Pilar ketiga adalah Sumber daya Kearsipan. Ketersediaan arsiparis dan pegawai yang ditugaskan untuk melaksanakan tugas kearsipan sangat minim. Kebutuhan 24 orang arsiparis hanya terisi 3 orang. Hal ini menyebabkan ketidakseimbangan antara jumlah arsip yang dikelola dengan petugas dan arsiparis.

      Pilar keempat adalah sarana dan prasarana. Penulis member focus kepada gudang dan almari penyimpanan arsip. Lokasi penyimpanan arsip sampai dengan tahun 2014 mempunyai kapasitas simpan kurang lebih 5400 boks. Lokasi terpisah yakni di dalam gedung ditjen migas dan di luar gedung ditjen migas.

2.    Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan laporan pemantauan pengelolaan arsip adalah pelaksanaan fungsi dan tugas arsiparis yakni;

2.1     Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Ditjen Migas

2.2     Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sbg alat bukti yang sah

2.3  Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, dan pemanfaatan arsip sesuai ketentuan per UU an

2.4     Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfataan arsip yang autentik dan terpercaya.

2.5     Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban Ditjen Migas dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;

2.6  Menjaga keselamatan aset Ditjen Migas  dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri Ditjen Migas  ; dan

2.7 Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas   pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

3.    Waktu Pelaksanaan

Laporan Pemantauan Pengelolaan Arsip dilaksanakan pada periode bulan Januari sampai dengan April 2014

ISI LAPORAN

Laporan ini meneruskan laporan pemantauan pengelolaan arsip yang telah disusun penulis pada tanggal bulan September 2013 (laporan pertama) dan laporan pada akhir Desember 2013. 

Pada laporan ketiga ini, yakni laporan melakukan pemantauan pengelolaan arsip meneruskan capaian sebagaimana laporan pertama dan kedua antara lain adalah;

a.  Pemanfaatan teknologi komputer dilaksanakan dengan mempergunakan aplikasi sebagaimana telah dilaporkan pada laporan monitoring penggunaan aplikasi sistem informasi kearsipan. jumlah data sampai dengan tanggal 25 april adalah 31.388 data dan jumlah file pdf/hasil alihmedia adalah 7.414 file;

b.    Penataan arsip dilaksanakan dengan menghasilkan output 175 ML untuk arsip yang diserahkan unit pengolah dan 300 ML untuk arsip keuangan atau setara dengan 2.375 boks. (laporan penataan terlampir);

 

c.        Melanjutkan Kerjasama kearsipan antara Ditjen Migas dengan pusat jasa kearsipan ANRI dengan penyimpanan arsip inaktif sejumlah 3400 boks untuk periode Januari s.d. Desember 2014;

d.        Alihmedia arsip surat bertandatangan Dirjen Migas diupload ke aplikasi sistem informasi persuratan dinas. Kegiatan ini bertujuan untuk menyediakan kecepatan akses untuk pencarian surat keluar bertanda tangan dirjen migas;

PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan referensi dan sumber pengayaan informasi arsiparis. Laporan juga dipergunakan sebagai masukan pejabat administrator yang mempunyai kewenangan di bidang kearsipan. Laporan ini juga dipergunakan sebagai bahan pengajuan angka kredit arsiparis pelaksana lanjutan.

Dibuat di                    : Jakarta

Pada tanggal                        : 25 April 2014

Arsiparis,

Nurul Muhamad

NIP 19820628 200901 1003