Pengurusan Surat

Setelah akhir taun 2014, Unit Tata Usaha Ditjen Migas melaksanakan launching pencatatan surat dan nota dinas mempergunakan aplikasi.  Animo dari para pegawai persuratan pun menyambut dengan baik. Target pengelolaan surat berbasis aplikasi ini adalah pemberian nomer untuk surat dan Nota Dinas keluar yang ditandatangani pejabat di lingkungan Ditjen Migas. 

Dalam menjalankan kegiatan ini, saya konsepkan laporan dari Kepala Bagian kepada Sesditjen (eselon II) dengan tanggapan good dan thanks. Dalam konsep tersebut poin poin yang saya sampaikan adalah

1.      Tujuan diadakan pengurusan berbasis aplikasi adalah untuk menunjang kesiapan Ditjen Migas dalam menyongsong pelaksanaan kebijakan e-government atau kebijakan birokrasi dengan teknologi komputer;

2.      Pertemuan tersebut menyepakati agar penomoran surat dan nota dinas pada unit kerja eselon III, II, dan I mempergunakan komputer yang diakses pada jaringan intranet di 172.16.20.8/SituDev yang sebelumnya mempergunakan buku agenda surat keluar/masuk;

3.      Kesiapan e-government Ditjen Migas dapat terukur dari pembiasaan para pegawai di sekretariat pejabat eselon I, II, dan III, yang sampai tahun 2015 ini masih perlu ditingkatkan mulai dari pemahaman pegawai persuratan sampai dengan keberadaan komputer dan jaringan intranet;

4.      Harapan yang akan dicapai adalah seluruh catatan nota dinas dan surat yang ditandatangani oleh pejabat eselon di lingkungan Ditjen Migas terdokumentasi dan tersimpan pada server yang dikelola IT Ditjen Migas sehingga data surat dapat tersimpan dari tahun ke tahun;

5.      Selain itu kami berharap agar terbangun budaya pemanfaatan teknologi dalam mempercepat dan mempermudah pengurusan surat sehingga tercipta mailhandling dan mail tracking yang handal;

6.      Perlu kami laporkan pula bahwa untuk mengakomodir 24 user yang terdiri sekretariat pejabat Es. III dan 5 user sekretariat Pej. Es. II dan 1 user sekretariat DJM, kapasitas memori server persuratan telah ditingkatkan dari 1 GB ke 32 GB sehingga diusahakan dapat menjamin kestabilan sistem;

Beberapa eselon 3 pun mempergunakan penomoran nota dinas dengan mempergunakan aplikasi ini.  Walau belom semua,  namun diharapkan dengan pembiasaan aplikasi akan menuai keadaan yang lebih baik dari sebelumnya.  Data surat dan nota dinas dapat terdokumentasi di dalam server. Sehingga nantinya akan diberikan umpan balik dari pengguna ke pengembangan aplikasi. 

Di unit unsur pembantu pimpinan (Sesditjen), SDML belom terlihat mengaktifkan acount,  hal tersebut berbeda dengan bagian lain yakni bagian hukum, keuangan serta umum dan kepegawaian sudah aktif.  Pada unit pelaksana yakni direktorat program masih dilaksanakan di subdit kerjasama, dan penyiapan program. Rencana untuk melakukan pendekatan kepada pegawai persuratan lainnya agar di direktorat program dapat terlaksana dengan baik.

Yang cukup menggairahkan adalah di direktorat hulu. Dari lima sekretariat eselon 3, hanya unit DMEP saja yg belom.  DMEE, DMEW, DMED, dan DMEN sudah terdaftar sebagai user. User di Direktorat Pembinaan Usaha Hilir adalah DMOH dan DMOO. Di dit teknik paling menyedihkan hanya ada satu.  Ada dua belas dari 24, dengan prosentase 50 persen. Untuk sekretariat eselon dua dan satu full. 

Ada usulan untuk menerbitkan suerat edaran agar seluruh unit dapat mempergunakan aplikasi sebagai alat menomori surat. Walau sistem masih harus diupgrade untuk nota dinas eselon 3 dengan tujuan lintas direktorat, nota dinas dengan tujuan lebih dari satu, bentuk keputusan yang diterbitkan oleh eselon 2, serta bentuk naskah notulen rapat.