Mahasiswa PARI UGM

Jesica, Azra, Widya, Desi, dan Elen, Mahasiswa Sekolah Vokasi UGM Yogyakarta pada Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi (PARI) melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Unit Kearsipan Tingkat II Direktorat Jenderal Migas. Mereka menjalani pengenalan habitat pekerjaan kearsipan yang berada di Gedung Ibnu Sutowo Jalan HR Rasuna Said Kav B5 Jakarta Selatan. 

Pekan pertama, mahasiswa menerim pengenalan aktivitas penataan arsip keuangan pada seri Belanja Negara. Selain itu mengenali Proses digitasi dari arsip kertas ke format Pdf. Pengelolaan kearsipan di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi mengacu pada Peraturan Menteri ESDM Nomor 2 tahun 2020 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. 

Evaluasi terhadap para mahasiswa tersebut dilaksanakan dengan penugasan penyusunan laporan. Mahasiswa PKL diharapkan mampu mendeskripsikan pekerjaan dan dapat memberi masukan atas praktek kearsipan di unit kearsipan.

Masukan dari mentor PKL adalah menambahkan pada laporan terkait kedudukan organisasi Ditjen Migas sebagai bagian dari entitas industri Migas Nasional. Terdapat entitas organisasi yang mewakili negara dalam pengelolaan sumber daya alam fosil Migas. Pengenalan organisasi mengantarkan mahasiswa PKL memahami konsepsi Organisasi Kearsipan yang terdiri dari Unit Kearsipan dan Unit Pengolah. 

Selain itu, pemahaman organisasi Ditjen Migas akan mengantarkan wawasan mahasiswa atas kedudukan atau fungsi kearsipan di instansi pemerintahan. Fungsi kearsipan yang tidak tertulis pada struktur dan organisasi tata kerja (SOTK) dilekatkan pada fungsi "tata usaha" Atau "umum". Berada pada lini Unit kerja Sekretariat Direktorat Jenderal yang memberikan dukungan manajemen teknis untuk organisasi Ditjen Migas. 

Pekan kedua, mahasiswa PKL menerima pengenalan aktivitas Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif. Langkah langkah teknis aktivitas tersebut dipresentasikan dihadapan mentor untuk membekali para mahasiswa saat terjun langsung menangani penataan Arsip inaktif secara teratur. Pengenalan aktivitas penyimpanan secara offstorage dan onstorage menjadi bahan untuk laporan ketiga setelah pendalaman kebijakan organisasi tentang kearsipan di lingkungan Ditjen Migas. 

Memasuki pekan keempat PKL di Unit Kearsipan, mahasiswa mendapatkan arahan agar lebih teliti dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan langkah langkah teknis kearsipan di Ditjen Migas. Tantangan kepada Mahasiswa DIV PARI sebagai embrio calon arsiparis tingkat keahlian adalah bagaimana mengkritisi sistem dan menjawab tantangan dunia industri informasi berbasis Arsip negara.