Penggunaan Kertas untuk Arsip Permanen

Tesis Saudara Lukman dalam memperoleh gelar Magister Humaniora / M.Hum di Universitas Indonesia pada Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi menjadi menarik bagi saya karena terkait profesi sebagai arsiparis. Tesis tersebut mempunyai latar belakang preservasi arsip melalui metode pencegahan /preventif (penentuan penggunaan kertas). Tesis yang berjudul Tinjauan Kesiapan Penggunaan Kertas Permanen untuk Arsip bernilai guna tinggi membahas dan megkaitkan antara kebijakan pemerintah melalui instansi pembina kearsipan yakni ANRI dan kesiapan produsen (pabrik kertas) serta para penggunanya.

Kualifikasi arsiparis untuk dapat merawat arsip kertas masih perlu ditingkatkan. peningkatan melalui memperluas wawasan salah satunya dengan membaca deskrepsi Tesis Saudara Lukman ini.

Pandangan masyarakat mengenai penggunaan kertas menjadi teruji ketika kejadian bencana trsunami di Aceh. Surat surat tanah yang seharusnya dan memang berumur panjang, tidak terbuat dari kertas yang bagus. bandingkan dengan surat undangan suatu pernikahan, kertas yang dipergunakan, adalah kertas yang lebih berkualitas. pada akhirnya, surat tanah menjadi gampang rusak atau sulit untuk dilakukan preservasi.

Di bidang penerbitan, penggunaan kertas bebas asam pun menjadi primadona agar kelihatan buku elit dan terbatas. Kertas bebas asam adalah kertas yang baik untuk arsip permanen.

Saudara Lukman membahas mengenai penentuan kebijakan dari pemerintah (ANRI) melalui keputusan Kepala ANRI nomor 04 tahun 2000 tentang Penggunaan Kertas untuk Arsip yang Bernilai Guna Tinggi.

Sebelas tahun setelah adanya keputusan termaksud, kembali kepala ANRI mengeluarkan kebijakan dalam suatu Peraturan. PERKA ANRI Nomor 30 tahun 2011 tentang Pedoman Penggunaan Kertas untuk arsip permanen sebagai usaha menjalankan UU nomor 43 tentang Kearsipan tahun 2009 pasal 32 bahwa pencipta arsip dan lembaga kearsipan menyediakan sarana dan prasarana kearsipan sesuai standar. salah satu sarana termaksud adalah kertas dan penggunaannya.

Tesis tersebut mempunyai tujuan untuk dapat dipergunakan oleh produsen pembuat kertas atau pemerintah dalam pembuatan Standar Nasional Indonesia (SNI). Persyaratan minimum standar kertas sesuai PERKA ANRI nomor 30 tahun 2011 antara lain adalah a. Kekuatan minimum kertas, diukur dengan parameter kekuatan sobek; b. Kandungan minimum bahan pengisi (seperti kalsium karbonat) yang dapat menetralkan asam, diukur oleh parameter alkali reserve; c. Kandungan maksimal bahan-bahan yang mudah teroksidasi pada kertas, diukur dengan parameter bilangan kappa; d. Maksimum dan minimum nilai keasaman dari ekstraksi dingin kertas.

DOKUMEN PENGADAAN

I.             LATAR BELAKANG

Prinsip penataan arsip atau dokumen dilaksanakan dengan mengembalikan dokumen pada aturan asli dan berdasarkan asal usul. Seorang arsiparis dituntut untuk dapat menjalankan prinsip tersebut. Dokumen pengadaan memiliki asal usul dari proses pengadaan oleh ULP, PPK, dan POkja. Jika dokumen telah diketahui asal usulnya, maka yang dilakukan selanjutnya adalah dengan mengembalikan pada aturan asli. Memahami proses pengadaan yang terkait dengan dokumen pengadaan merupakan jalan bagi arsiparis yang dapat ditempuh untuk mengembalikan pada aturan asli.

II.            MAKSUD DAN TUJUAN

Tujuan penulisan ini adalah agar arsiparis tidak salah dalam melakukan penataan. Akhirnya pada hasil penataan dokumen pengadaan dapat memberikan informasi serta menjaga nilai kearsipan. Nilai kearsipan termaksud adalah nilai administrasi dan nilai audit pada kemudian hari. Sehingga sifat autentik dan keterpercayaan serta reabilitas dari arsip atau dokumen pengadaan dapat diwujudkan.

III.          TINJAUAN PUSTAKA

Dasar yang dipergunakan penulis adalah PERATURAN PRESIDEN NOMOR 54 TAHUN 2010 tentang PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH. Sedangkan untuk mempertajam analisa, penulis mempergunakan tinjauan lapangan dari kondisi yang ditemui arsiparis dalam penataan dokumen pengadaan di Ditjen Migas.

IV.          RUMUSAN MASALAH

Tulisan ini merumuskan permasalah yakni ” Bagaimanakah gambaran umum tentang dokumen pengadaan barang dan jasa pemerintah?”

V.           PEMBAHASAN

Definisi dari dokumen pengadaan adalah dokumen yang ditetapkan oleh ULP/Pejabat Pengadaan yang memuat informasi dan ketentuan yang harus ditaati oleh para pihak dalam proses pengadaan.

Ruang lingkup dokumen pengadaan antara lain adalah Penyusunan, ,jumlah, isi dan penjelasan isi, bahasa, penulisan, masa berlaku, penyampaian/pemasukan/pengiriman  pendaftaran dan pengambilan, penandatanganan, dan dokumen sebagai pedoman dalam melakukan evaluasi penawaran.

Jenis Dokumen pengadaan yaitu dokumen kualifikasi , dokumen pemilihan dan rancangan surat perjanjian, serta surat Perintah Kerja untuk penunjukkan langsung atau pengadaan langsung.

Dokumen kualifikasi digunakan sebagai pedoman untuk memenuhi kualifikasi sesuai yang dipersyaratkan. Isi dokumen kualifikasi yakni formulir  yang disertakan petunjuk pengisian, instruksi , lembar data, tata cara evaluasi dan pakta integritas. Tata cara penyampaian dokumen kualifikasi terdapat dalam instruksi.

Dokumen pemilihan ditetapkan oleh PPK dan Pokja. Untuk isi Dokumen pemilihan yang ditetapkan oleh PPK yakni Syarat Kontrak (umum dan khusus), spesifikasi teknis, KAK, daftar kuantitas dan harga, dan rancangan SPK. Untuk isi yang ditetapkan oleh Pokja yakni undangan, pengumuman, instruksi, bentuk surat penawaran, bentuk jaminan dan contoh2 formulir isian.

Di dalam dokumen pemilihan terdapat dokumen penawaran. Dokumen penawaran administrasi, teknis dan harga (satu asli dan satu rekaman) yang telah diparaf oleh pokja Pemasukan dokumen penawaran terjadi pada tahap pemilihan penyedia. Dokumen penawaran akan diperiksa dan dibandingkan dengan pemenuhan persyaratan yang telah ditetapkan pada dokumen pemilihan. Dokumen penawaran tidak diperkenankan untuk dilakukan pengubahan, penambahan, penggantian dan pengurangan setelah batas akhir pemasukan penawaran.

Dokumen pemilihan beserta addendum, BAPP, BAHP dan dokumen penawaran dari pemenang dan pemenang cadangan I dan 2 merupakan data pendukung penetapan pemenang. Dokumen penawaran dari pemenang harus diparaf oleh Pokja dan saksi penyedia.

Rancangan surat perjanjian atau Kontrak terdiri dari pokok yakni pembukaan, isi, dan penutup. Pembukan kontrak yakni judul, nomor, tanggal, kalimat pembuka para pihak, latar belakang. Isi kontrak terdiri atas pernyataan sepakat, harga kontrak, sumber biaya, pernyataan satu kesatuan dokumen, pernyataan pertentangan, pernyataan persetujuan membayar dan persetujuan melaksanakan pekerjaan, kapan mulai berlaku efektif. Penutup kontrak berisikan mengenai pernyataan menaati peraturan perundangan dan tanda tangan para pihak setelah tanggal Surat Penunjukkan Penyedia yang dibubuhi materai

Dokumen lainnya yang merupakan bagian dari kontrak atau merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan yaitu, SPPBJ, dokumen Penawaran beserta addendum jika ada, Spesifikasi Umum dan khusus, gambar-gambar brosur, daftar kuantitas dan harga, jaminan pelaksanaan dan dokumen lain yang diperlukan.

VI.          KESIMPULAN

Kesimpulan pada tulisan ini adalah gambaran dokumen pengadaan dapat diketahui dengan memahami definisi dan ruang lingkup serta jenis jenis dokumen pengadaan.  Ruang lingkup dokumen pengadaan pada tulisan ini merupakan pendapat atau rumusan dari pribadi penulis.

Sesuai dengan pemahaman penulis mengenai peraturan presiden tentang pengadaan barang/jasa pemerintah, dokumen pengadaan dibahas dan tertulis dalam beberapa bagian pengadaan. Pembahasan dan penulisan dokumen tersebut yakni penyusunan dokumen pada bagian persiapan, penetapan metode penyampaian dokumen pada bagian pemilihan sistem pengadaan, bagian tersendiri tentang penyusunan dokumen pengadaan, pendaftaran dan pengambilan dokumen pada bagian pelaksanaan, serta pemasukan dokumen penawaran pada bagian pelaksanaan.

VII.        REKOMENDASI

Penulis merekomendasikan bahwa untuk memperoleh gambaran lebih lanjut tentang dokumen pengadaan perlu dilakukan indentifikasi dokumen masing - masing baik secara prakualifikasi maupun secara pasca kualifikasi berdasarkan metode yang ada.

Dokumen Pengadaan “Lelang”

 Beberapa arsip yang dihasilkan dari proses pengadaan “lelang” yakni

1.  Pengumuman Pelelangan Umum
2. Catatan tentang pendaftaran dan pengambilan dokumen kualifikasi
3. Dokumen kualifikasi yang telah diisi dan ditandatangani oleh perusahaan peserta lelang
4. Tanda terima dokumen kualifikasi
5. Daftar peserta yang lulus kualifikasi
6. Surat dan jawaban sangahan (jika ada)
7. Undangan pengambilan dokumen pemilihan kepada peserta yang lulus kualifikasi
8. Berita Acara Pemberian Penjelasan (BAPP) dokumen pemilihan yang ditandatangani oleh Pokja dan perwakilan perusahaan
9. Dokumen penawaran administrasi, teknis dan harga(1 asli dan1 rekaman) yang telah diparaf oleh pokja
10.  Berita acara evaluasi administrasi dan teknis
11. Pengumuman peserta yang lulus evaluasi
12. Berita acara pembukaan penawaran ditandatanganni oleh pokja dan 2 saksi yang dilampiri dokumen penawaran
13. Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP) ditandatangani oleh pokja
14. Surat penetapan pemenang berdasarkan BAHP
15. Pengumuman pemenang

Sebagai data pendukung untuk menetapkan pemenang akan berisikan dokumen pemilihan beserta addendum, BAPP, BAHP dan dokumen penawaran dari pemenang dan pemenang cadangan I dan 2. Dokumen penawaran dari pemenang harus diparaf

Masih menjadi perdebatan masa simpan dokumen lelang. Belum adanya peraturan JRA fasilitatif yang menuangkan seri dokumen lelang. Pertumbuhan dokumen lelang sangat tinggi. Nilai pemeriksaan atau audit menjadikan dasar dokumen lelang disimpan. Para panitia pengadaan barang dan jasa atau menurut prepres 28 tahun 2012 disebut dengan pokja sebagai pelaksana menyerahkan kepada user atau penanggungjawab kegiatan pada satu tahun setelah kegiatan terkait selesai ditenderkan.

Susunan dan histori dokumen lelang menceritakan proses pengadaan. Mulai dari pengumuman pengadaan sampai metode pelelangan. Hingga berakhir pada diputuskannya pemenang tender. Dokumen lelang terdiri dari dokumen administrasi dan dokumen prakualifikasi serta dokumen harga dan beaya dari masing masing peserta lelang. Dokumen terdiri dari 3 rangkap yakni 1 asli dan 2 rekaman. Yang termasuk dalam kategori dokumen lelang adalah dokumen dari perusahaan yang masuk kedalam daftar pendek. Sedangkan berkas pengadaan berisikan kronologis proses yang merupakan rekaman dari panitia atau pokja dalam melaksanakan proses pelelangan.

Nilai audit terkandung di dalam dokumen lelang karena dokumen tersebut untuk mendukung proses pemeriksaan baik internal (itjen) maupun eksternal (BPK). Pemeriksa akan menanyakan kepada panitia pengadaan/pokja perihal pemenangan suatu perusahaan dengan dukungan bukti bukti.

Selain nilai audit, dokumen lelang memiliki nilai hukum. Dokumen lelang akan membuktikan fair dan tidaknya proses pemilihan rekanan dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Nilai hukum terkandung dalam penyidikan yang dilakukan oleh para penegak hukum. Contohnya Penyidik KPK menyambangi gedung penyimpanan arsip kemenpora terkait kasus hambalang didasarkan. Contoh lain adalah penyidik dari mabes POLRI membawa dokumen lelang setelah memeriksa gedung Ditjen Migas untuk kasus konversi mitan.

Pengelolaan arsip lelang memang memberatkan, karena kuantitasnya yang sangat banyak. Palagi jikalau masih harus menyimpan arsip lelang untuk peserta yang tidak masuk dalam daftar pendek. Namun demikian, proses nilai audit dan nilai hukum yang melekat pada dokumen lelang, menjadi dasar penanggung jawab kegiatan untuk menyimpannya.

Pada perkembangannya, dokumen lelang akan berbentuk soft file. Bentuk bermediakan magnetic dalam format pdf. Bentuk dokumen lelang ini merupakan konsekuensi dilaksanalan e-procurement atau kemudian disebut dengan pengadaan secara elektronik.

Pengelompokkan dokumen lelang berdasarkan kepanitiaan lelang. Sebelum terbentuknya kelompok kerja pengadaan, panitia lelang menjadi pelaksana yang terdiri dari ketua, sekretaris dan para anggota.

Kepanitiaan pengadaan melalui metode lelang, pada ditjen migas dikelompokkan berdasarkan unit eselon II. Selain pengelompokkan berdasarkan unit eselon II, di ditjen migas terdapat program program pelaksanaan anggaran utama antara lain Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi, Pembangunan Infrastruktur Gas untuk Transportasi, dan pendistribusian LPG 3 Kg.

Para panitia lelang sering memberikan kode sesuai dengan jenis pekerjaan. Kode JK untuk pekerjaan Jasa konsultansi. Kode JL untuk pekerjaan Jasa Lainnya.

PERALATAN KEARSIPAN

TALI RAFIA. menyatukan berkas yang memiliki kesatuan kegiatan/isi/struktur dengan kegiatan mengikat.  Bagi seorang arsiparis dan petugas arsip, mengikat merupakan kesenangan sendiri. Mengikat dokumen dilakukan tidak sembarangan lo....selain harus kuat, rapi dan menjaga dokumen agar gak tercecer dan rusak, ikatan harus dapat dilepas kembali tanpa harus memotong tali ikatan. KENAPA HARUS DIIKAT?....karena gak ada staples/binder klip yang besar heheheh...ato mosok harus dijilid (mahal tau...)

KARUNG. Selain para penjual di pasar grosiran, para arsiparis atau pertugas kearsipan pun memerlukan karung. Karung untuk memindahkan arsip dari unit pencipta ke ruang pengolahan, karung diperlukan untuk menampung duplikasi. karung untuk memuat arsip yang akan dimusnahkan. Jika gak ada karung, maka kerja serasa kurang gitu.....krn ketika sudah pusing dan lelah dalam memilah, karung adalah tempat tinggal terakhir dari tumpukan2 berkas, hehehehe....... Semangat muncul ketika sudah berkarung karung duplikasi yang dikumpulkan, itu berarti bisa makan bersama iya gk sih hehehehe...... begitu gak ada karung, kerja bisa stag dan gak bergerak dinamis...

ROL OPEC / almari arsip, bisa juga rak statis. pengelolaan arsip yang intinya adalah menyimpan arsip untuk waktu tertentu sangat dipengaruhi oleh space penyimpanan. salah satu space tersebut terdapat di dalam rol opec. bayangkan, penataan arsip yang meproduksi ber bok boks arsip, tanpa adanya space penyimpanan, trus gemanaaaa....... akankah boks boks arsip itu ditumpuk tumpuk keatas. Bisa jadi tumpukan yang lama akan merusak boks, trus peyot trus rubuh deh, berantakan lagi..... space penyimpanan harus tersedia, jika proses penataan masih berlangsung.

BOKS ARSIP. gambar disamping sudah jarang kita temukan. gambar tersebut menunjukan boks arsip ukuran kecil yakni 10 cm. bukan terbuat dari bahan karton. bahannya hampir mirip seperti odner gitu.....kalo ngomongin standarisasi sesuai dengan peraturan KA ANRI, ya memang sudah tidak standar sih....krn boks arsip yang standar itu berbahan dasar karton. boks berbahan karton masih murah ketimbang boks sebagaimana gambar disamping. Boks penyimpan arsip terkait tingkat keasaman, bukan karena bagus dan kuatnya saja.

Di market market yang bersifat swalayan, kita sering liat berjejer container berukuran jumbo. Container besar menjadi inspirasi para pengelola dokumen lelang untuk menyimpan dokumen. Bentuk dokumen lelang bermediakan odner - odner menjadi muat untuk dimasukan di dalam kontainer. Container tersebut ditumpuk / disusun keatas dan diberi label nomor atau kode.

Container dapat dipergunakan jika memiliki gudang yang luas. karena container memerlukan ruangan yang lebar. Jika container dipergunakan di gedung bertingkat, maka akan menyebabkan ketidakefisienan dalam penyimpanan. Efisiensi ruang dan space penyimpanan dapat diwujudkan dengan  mempergunakan boks arsip bukan dengan container jumbo.

Pelayanan Arsip

Arsiparis menyimpan arsip untuk kebutuhan pengguna arsip. Salah satunya adalah pemohon informasi publik. Beberapa catatan di media online mengenai peminjaman arsip berikut ini menunjukkan bahwa ternyata arsip semakin laku dan semakin trend untuk dipinjam. 

1. Moh Sidiq (swasta) meminjam salinan arsip tentang,  Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) TA. 2009 s.d. TA. 2012, Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) TA. 2009 s.d. TA. 2012 beserta perubahannya (PAK) dan  Dokumen Kontrak beserta dokumen pendukungnya pada seluruh kegiatan dan pekerjaan di TA. 2012 pada Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang Kabupaten Sumenep (sumber)
2. Indonesian Corruption Watch (ICW) meminjam arsip laporan keuangan 2010 dan 2011 kepada Partai demokrat (sumber)
3. Walhi Bali meminjam arsip surat permohonan pengusahaan pariwisata alam oleh PT. Tirta Rahmat Bahari (TRB) di blok pemanfaatan Taman Hutan Rakyat (Tahura) Ngurah Rai, Peta Area Rencana Kegiatan Usaha dan Rencana Usaha Pengusahaan Pariwisata Alam, dan juga Upaya Pengelolaan Lingkungan dan Upaya Pemantauan Lingkungan (UKL/UPL) pada Pemerintah Provinsi Bali (sumber)
4. Bangkalan Corruption Watch (BCW) meminjam arsip tagihan telpon SKPD di Kabupaten Bangkalan kepada  PT Telkom (sumber)
5. Gerakan Bersama Rakyat (Gebrak) meminjam arsip informasi anggaran kepada Kepala Dinas Perhubungan Kabupaten Sumenep, (sumber)
6. Lembaga Anak Indonesia-Sumatera Utara meinjam arsip daftar penerima beasiswa siswa miskin kepada Kepala SMAN 1 Sunggal, Sumatera Utara dan Kepala SMPN 1 Sunggal, (sumber)
7. Aci Kosepa, kepala suku Sebyar meminjam arsip surat dan proposal Bupati Teluk Bintuni, Papua, tentang dana pengganti tanah adat kepada Ditjen Migas Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
8. Indonesia Corruption Watch (ICW) meminjam arsp kunci jawaban Matematika dan kunci jawaban IPA Ujian Nasional (UN) SMP dan sederajat tahun 2012 kepada PIH (Pusat Informasi dan Humas) Kemendiknas (sumber)

Padahal, sebelum 2009, peminjaman arsip hanya dilakukan kepada arsip statis. Arsip yang telah berada di lembaga kearsipan (ANRI/BAD/KAD). trus y, sebelum tahun 2010, seorang arsiparis yang berkantor di luar lembaga kearsipan, tak pernah melayani peminjaman pihak luar (yang dilayani hanya pegawai/pejabat terkait).

Hal tersebut menunjukkan sinyal yang bagus untuk arsiparis, bahwa apresiasi terhadap karya/produk kerja arsiparis banyak peminat dan semakin laku. Apresiasi tersebut menjadi motivasi buat arsiparis. Motivasi agar aktif dalam mendata, menyimpan arsip yang banyak dibutuhkan, baik oleh pegawai/pejabat terkait, maupun pemohon informasi publik.

Teknik Penyusutan dan Penilaian Arsip Pada Lembaga Negara dan Badan Pemerintahan

Oleh : Toto Widyarsono

di Bandung, 28 - 29 JUni 2013

A.Prinsip

1. Penyusutan arsip harus sesuai dengan prosedur dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
2. Penyusutan  arsip menjadi tanggung jawab pencipta Arsip.
3. Pemusnahan arsip hanya dilakukan oleh Unit Kearsipan setelah memperoleh persetujuan pimpinan pencipta arsip.
4. Secara fisik pemusnahan dapat dilakukan di lingkungan Unit Kearsipan atau di tempat lain di bawah koordinasi dan tanggung jawab Unit Kearsipan Pencipta Arsip yang bersangkutan.
5. Pemusnahan non arsip seperti: formulir kosong, amplop, undangan dan duplikasi sebagai hasil penyiangan dapat dilaksanakan di masing-masing Unit Pengolah.
6. Setiap lembaga negara , pemerintah daerah,   perguruan   tinggi,   perusahaan, serta   organisasi kemasyarakatan   dan politik   dalam   penyelenggaraan pemerintahan   tidak   lepas   dari   penciptaan arsip. 
7. Arsip sebagai rekaman kegiatan lembaga-  lembaga   tersebut mempunyai manfaat   sebagai bahan   pengambilan   kebijakan, bukti   akuntabilitas kinerja,   memori dan identitas   serta bahan   pertanggungjawaban dalam   kehidupan   bermasyarakat,   berbangsa, dan   bernegara. 
8. Arsip harus dikelola, dipelihara dan   diselamatkan   agar   arsip dapat   dimanfaatkan   seluas-luasnya   untuk   kepentingan   publik   dan   kemaslahatan   bangsa.
9. tidak semua arsip disimpan selamanya   sebagai   arsip   statis. Sebagian besar   arsip yang sudah tidak   memiliki nilai   guna,   telah habis retensinya dan   berketerangan   dimusnahkan   berdasarkan Jadwal   Retensi Arsip   (JRA), tidak ada peraturan   perundang-  undangan yang melarang, dan  tidak   berkaitan   dengan penyelesaian proses   suatu   perkara harus   dimusnahkan.

B. Tujuan

1. Untuk efisiensi dan efektivitas kerja, serta penyelamatan informasi arsip, 
2.  Agar pencipta arsip, lembaga kearsipan dan pejabat yang bertanggung jawab dapat melakukan penyusutan arsip sesuai dengan kaedah-kaedah kearsipan dan ketentuan peraturan perundang-undangan.

C. Ruang Lingkup

    Ketentuan Umum, memuat : prinsip- prinsip, kreteria, dan pelaksana penyusutan. Prosedur dan Kewenangan Penyusutan Arsip, mencakup: prosedur pemusnahan arsip dan kewenangan bagi lembaga negara. Mekanisme penyusutan arsip, meliputi  berdasarkan JRA dan tanpa JRA

D. Pengertian

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

2. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan      secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

3. Arsip milik negara adalah arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana Negara.

4. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan.

5. Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau referensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanankan yang digunakan sebagai dasar dalam penyusutan arsip dan penyelamatan arsip. 

6. Nilai guna primer adalah nilai arsip didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pencipta arsip;

7. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip diluar pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa;

8. Nilai historis adalah nilai yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana organisasi yang bersangkutan dibentuk, dikembangkan, diatur, dilaksanakannya fungsi dan tugas serta bagaimana terjadinya peristiwa kesejarahan tanpa dikaitkan secara langsung dengan penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya;

9. Penilaian arsip adalah proses menentukan nilai arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai instrinsiknya yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi; 

10. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

II. KETENTUAN DALAM PENYUSUTAN ARSIP

Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik fisik maupun informasinya.

B. Kriteria Arsip  Yang Dapat Dimusnahkan

•      tidak memiliki nilai guna baik nilai guna primer maupun nilai guna sekunder;
•      Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
•      Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;
•       Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta arsip, meliputi:

1)        1)Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip; 2)Notulen rapat penitia pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian; 3)Surat pertimbangan dari panitia penilai kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan; 4)Surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip; 5)Surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun; 6)Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip. 7)Berita acara pemusnahan arsip 8)Daftar arsip yang dimusnahkan.