LAPORAN
Melakukan Pemantauan
Pengelolaan Arsip
DIREKTORAT JENDERAL
MINYAK DAN GAS BUMI
PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang
Pembangunan dalam bidang kearsipan harus terencana dan berkelanjutan. Keberlanjutan
bidang kearsipan akan tergantung kepada apresiasi pimpinan atau keadaan yang
menyebabkan kearsipan itu ada dan tidak. Direktorat Jenderal migas telah
mengalami evolusi yang luar biasa sehingga kearsipan tidak dapat memberikan gambaran
yang lengkap atau bisa juga evalousi tersebut menghancurkan titik titik temu
untuk dapat menggambarkan kearsipan di Ditjen Migas.
Fakta yang ditemukan oleh pembuat laporan ini adalah ketika Ditjen Migas
mengalami perpindahan dari gedung migas di Jl. Thamrin, Gedung Dharma Niaga
sampai dengan gedung Plaza Centris. Imbas yang nyata dari perpindahan gedung
adalah kehilangan khasanah atau koleksi arsip.
Selain perpindahan gedung, kearsipan di Ditjen Migas ditindas dengan
adanya kebutuhan ruang untuk pejabat yang bernama renovasi ruangan. Status
asset gedung yang bukan kepemilikan Ditjen Migas memperparah perebutan ruang
kerja sehingga fakta membuktikan bahwa ruang arsip digusur demi mencukupi
kebutuhan ruang kerja.
Tahun 2009 bulan Februari, penulis laporan menjalani peran sebagai
seorang calon arsiparis di Ditjen Migas. keadaan pada tahun 2009 terdapat
ruangan yang penuh dengan boks boks arsip. Sekitar 2500 boks memenuhi ruangan
sehingga menyulitkan dalam menelusuri arsip.
Pada tahun tersebut, arsiparis di Ditjen migas ada satu orang yakni di
unit bagian Hukum, sehingga kearsipan ditjen migas praktis hanya dilaksanakan
oleh staf dan pejabat kasubag TU.
Arsiparis melaksanakan kegiatan kearsipan dengan memindahkan arsip ke
Pusat Arsip KESDM. Setelah mengkonsep surat bertanda tangan Sekretaris Ditjen
Migas yang ditujukan kepada kepala Biro Umum. Pemindahan di tahun 2009 ini
mempunyai tujuan untuk penyelamatan 2000 boks. Cek fisik yang dilakukan oleh
arsiparis memang tidak semua arsip harus disimpan, untuk itu perlu dilaksanakan
updating daftar arsip. Bermula dari sinilah kegiatan pengelolaan kearsipan,
mulai direncakanan dan untuk dilaksanakan.
2.
Maksud dan tujuan
Laporan ini mempunyai maksud untuk memberikan gambaran kearsipan di Ditjen
migas mulai tahun 2009 s.d. 2013.
ISI LAPORAN
Melakukan
Pemantauan Pengelolaan Arsip
DIREKTORAT
JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI
1.
Kondisi Kearsipan sebelum Tahun 2009
Penulis
menggambarkan bahwa sebagai seorang arsiparis, menemui ruangan arsip akibat
renovasi yang telah penuh dengan boks - boks arsip.
Didapatkan daftar arsip namun tidak didapatkan daftar dalam bentuk softcopy
sehingga mempersulit dalam pengolahan data. Sebagai tindakan penyelamatan maka
dilaksanakan pemindahan ke Pusat Arsip KESDM
2.
Hal hal yang telah dilakukan
a)
Pada tahun 2010. Melaksanakan pemanfaatan teknologi Komputer
untuk kearsipan yakni dengan membangun aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas berbentuk database.
Database ini
menterjemahkan kegiatan pengelolaan arsip yang terdiri beberapa modul antara
lain:
-
Modul penciptaan berisi
toolbar pembuatan
register dan penerimaan. Pembuatan mempunyai link system informasi
persuratan dinas. Registrasi merupakan jendela pemasukan data arsip.
-
Modul penggunaan terdiri atas toolbar
pemberkasan dan penataan arsip dinamin, pembuatan daftar arsip dinamis,
penyimpanan, pemeliharaan, pencarian, pemberkasan dan pelaporan arsip terjaga,
penggunaan arsip dinamis
-
Modul penyusutan merupakan modul yang memberikan rekomendasi musnah/pindah/serah.
Rekomendasi tersebut secara otomatis akan muncul dalam database dengan
persyaratan, telah dilakukan penginputan data mengenai klasifikasi retensi.
Berikut ini
disampaikan hasil evaluasi dari kelemahan dari
aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas
a) Database masih
disimpan di PC / Personal
Computer
sehingga belum dapat dipergunakan secara masal (masih
dipergunakan oleh satu orang arsiparis);
b) Tampilan Database pada modul registasi sebaiknya berurut sesuai tanggal
registrasi arsip (tampilan daftar masih dari yang paling lama, belum yang
terbaru)
c) Modul pencarian arsip masih diharapkan dari kolom uraian informasi
arsip. Artinya pengisian data arsip mempersyaratkan untuk kolom uraaian
informasi arsip harus lengkap
b)
Pembuatan database sistem manajemen alih
media arsip surat bertanda tangan dirjen pada tahun 2011,
baik yang berbentuk nota dinas dan surat dinas. Sebanyak 2377 file pdf terdapat
pada database tersebut dengan kurun waktu 1995 s.d 2009
c)
Mengkonsep dan melaksanakan bersama kasubag TU dan
Kagab Umum diskusi dan rapat bersama mengenai kearsipan dengan peserta penata usaha dan pengentri data dan atau
perwakilan unit pengolah di lingkungan Ditjen Migas pada tanggal 11 Oktober
2011 di Audotorium Gd. Plaza centris Migas Lantai 15
d)
Menambah fitur file upload
pada informasi detail surat keluar untuk penyimpanan arsip file pdf surat
keluar bertanda tangan dirjen pada aplikasi system persuratan dinas Diten Migas. Dengan adanya
fasilitas ini, pengarsipan untuk surat keluar bertanda tangan dirjen sejak
tahun 2010 sampai dengan 2013, telah dialihmedia dan diupload sehingga
memudahkan dalam penemuan kembali
e)
Melakukan penyelamatan arsip Hukum Ditjen Migas ke
Pusat Arsip KESDM pada tahun 2011
f)
Kerjasama Penyimpanan arsip inaktif Ditjen
Migas dengan Pusat Jasa Kearsipan ANRI pada tahun 2012
PENUTUP LAPORAN
Melakukan
Pemantauan Pengelolaan Arsip
DIREKTORAT
JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI
Demikian laporan ini
disusun untuk menjadikan bahan evaluasi bagi pejabat struktural yang membidangi
kearsipan. dalam penutup ini, penulis menyampaikan kesimpulan mengenai
pengelolaan kearsipan Ditjen Migas sebagai berikut;
1. Kurangnya pegawai di bidang kearsipan baik dalam status Arsiparis atau
staf yang lain, menyebabkan kearsipan di Ditjen Migas kurang tertangani dengan
baik. Hal tersebut dapat terlihat pada ruang ruang kerja di lingkungan ditjen
migas
2. Peran pembinaan yang dilakukan oleh secretariat Jenderal KESDM belum
menyentuh pada aspek pengolahan kearsipan. jika menilik dari bidang akuntansi terdapat
rekonsiliasi data asset. Dan di ESDM pun terdapat rekonsiliasi data absensi,
mengapa untuk bidang kearsipan belum mendengar pernah diadakan rekonsilisasi
data arsip. Dengan adanya database mengenai daftar arsip yang disimpan di
kementerian ESDM yang terhimpun dari daftar arsip yang dikelola di unit
kearsipan pada unit eselon I, akan menambah peningkatan apresiasi kearsipan.
3. Laporan ini belum menggambarkan secara utuh dari keadaan kearsipan di Ditjen MIgas,
untuk itu diperlukan laporan pemantauan kearsipan lain yang belum tercakup
dalam laporan ini.
Jakarta, 1 September 2013
Pembuat Laporan
Nurul Muhamad
Arsiparis Ditjen Migas
Tidak ada komentar:
Posting Komentar